探討強(qiáng)化出版社內(nèi)部會計控制的方法

張宏毅

摘 要：本文簡單闡述了出版社內(nèi)部會計控制的重要意義，分析了其中存在的問題，如內(nèi)部會計制度有缺陷、資金使用不當(dāng)、會計核算方式落后等，并提出了幾點控制措施，包括完善內(nèi)部控制制度、實行全面預(yù)算、合理利用資金、信息化核算方式，為出版社的管理人員提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：出版社；會計；內(nèi)部控制；信息化；問題；相應(yīng)控制措施；全面預(yù)算

前言：內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的各級管理層對于經(jīng)濟(jì)進(jìn)行協(xié)調(diào)、控制管理的措施，其主要目的是保障各項資源的安全性、會計信息的真實可靠性，并有效的控制各項經(jīng)濟(jì)活動，并通過企業(yè)內(nèi)部的各個崗位形成一定的約束力，使之在互相協(xié)作的基礎(chǔ)上也互相監(jiān)督制度，從而形成完整、規(guī)范的系統(tǒng)。出版社作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)主體中十分重要的組成部分，其在發(fā)展的過程中受到歷史因素的影響，使得其會計內(nèi)部控制出現(xiàn)個各種問題，對于管理效果起到了嚴(yán)重的制約作用，需要管理人員采取有效的措施，解決該類問題，對其進(jìn)行深入的研究與探索也是十分有必要的。

一、出版社內(nèi)部會計控制存在的問題

（一）內(nèi)部會計制度有缺陷。出版社的內(nèi)部會計制度還是沿用計劃經(jīng)濟(jì)時期的制度，對現(xiàn)代企業(yè)管理內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不足，事前預(yù)算、執(zhí)行追蹤、結(jié)果評估沒能形成一整套科學(xué)的相互監(jiān)督機(jī)制。出版流程各個環(huán)節(jié)責(zé)、權(quán)不夠清晰，流程設(shè)計不夠科學(xué)。結(jié)果造成財務(wù)預(yù)算雖然做了，但預(yù)算執(zhí)行跟蹤跟不上，出現(xiàn)問題時責(zé)任難以劃分清楚，使得財務(wù)預(yù)算流于形式，內(nèi)部控制也起不到作用。

（二）資金使用不當(dāng)。出版社內(nèi)部資金的利用、運(yùn)營等，對于出版社的經(jīng)濟(jì)利益、效益等有著決定性的影響。許多出版社資金籌措與資金利用及運(yùn)營是相互獨(dú)立的，管理人員非常重視資金的籌措，而對于資金的利用、控制及管理方面，沒有予以相應(yīng)的重視。在資金的使用方面，目標(biāo)不明確、沒有規(guī)劃、使用方向不明，缺乏詳細(xì)的論證，甚至出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋決定的情況，造成資金不能發(fā)揮出其基本效能，資金的利用率不佳，直接影響到出版社的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）會計核算方式落后。部分出版社的會計核算方式還是沿用傳統(tǒng)的手動的方式進(jìn)行記賬、結(jié)賬等工作，如日常工作中需要使用到各種報表，包括進(jìn)度表、物品采購報表、經(jīng)費(fèi)清單及其他各項報表等，采用手動的方式，不僅財務(wù)人員的工作效率較低，內(nèi)容較多，工作量大且較為混亂，容易出現(xiàn)錯誤。另外，一些會計人員本身的技能水平較為有限，或者責(zé)任心不佳，在做報表時容易就弄錯數(shù)據(jù)、計算錯誤等，導(dǎo)致信息的質(zhì)量不佳，會計信息失真。

二、強(qiáng)化會計內(nèi)部控制的措施

（一）完善內(nèi)部控制制度。完善會計內(nèi)部控制是出版社需要及時進(jìn)行的強(qiáng)化措施，主要由以下三個方面，具體內(nèi)容如下：①理清出版流程，加強(qiáng)流程管理。大多出版社由于沒有自己的紙張、制版和印刷廠，所做的工作都集中在圖書編輯和圖書銷售環(huán)節(jié)，圖書的印制都有第三方完成。供、產(chǎn)、銷、倉儲和財務(wù)五個環(huán)節(jié)，需要相互配合，緊密協(xié)作，相互監(jiān)督才能保證企業(yè)內(nèi)部控制真正有效。因此必須針對流程設(shè)計內(nèi)部控制制度，特別是采購與付款和銷售與回款環(huán)節(jié)要尤其重視；②構(gòu)建監(jiān)管部門，強(qiáng)化監(jiān)督。出版社內(nèi)部需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，逐步的完善內(nèi)部會計控制機(jī)制。監(jiān)督管理部門的主要工作是根據(jù)出版社內(nèi)部的各種制度來審查核實每個部門的活動、績效等，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處，或者人員操作中不規(guī)范的情況，及時提出來，并校正。該措施能夠改善財務(wù)部門工作質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象，使得會計預(yù)算更加準(zhǔn)確，工作效率更高；③實施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動作用的管理系統(tǒng)，是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。建立完善的全面預(yù)算體系才能使內(nèi)部控制的作用發(fā)揮到最大，真正做到事前有計劃、事中有控制、事后能考評、追溯。好的內(nèi)部控制預(yù)算管理一定也做的很好，由此建立內(nèi)部控制制度必須要先建立全面預(yù)算體系。④責(zé)、權(quán)、利要一致。出版社需要將各個流程，各個崗位的工作內(nèi)容、職能、權(quán)利、責(zé)任范圍等明確的劃分出來，并構(gòu)建相應(yīng)的獎懲機(jī)制。對沒有按照規(guī)范工作而出現(xiàn)錯誤，造成損失的，需要根據(jù)該制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰，而表現(xiàn)良好的人員則應(yīng)予以一定的鼓勵，提高人員的工作熱情。

（二）合理利用資金。出版社需要在內(nèi)部設(shè)置內(nèi)審制度，并不斷對其進(jìn)行完善，使得審計工作更加有力度，且有可靠的依據(jù)，更加適應(yīng)出版社的發(fā)展及社會形勢的變化。財務(wù)監(jiān)督方面不僅需要較為注重資金使用的合法性，也需要充分重視資金的使用的效果，即重視資金其是否能夠發(fā)揮出最大的效能，創(chuàng)造出更多的效益。在進(jìn)行投資決策時，出版社要及時收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對投資項目進(jìn)行準(zhǔn)確的評價，包括可行性、效益、風(fēng)險、資金的利用率等，并結(jié)合單位的資金情況，選擇對單位最有利的項目。不僅需要在宏觀上整體把握資金的大流動方向，也需要在微觀方面把握細(xì)節(jié)。資金的使用程序也需要嚴(yán)格管理，在使用資金時需要填寫申請單，其中需要詳細(xì)說明資金的用途、金額、所屬部門、責(zé)任人等，相關(guān)管理部門對其進(jìn)行審核，并按照相應(yīng)的程序得到各個領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，避免出現(xiàn)資金流失的現(xiàn)象，減少成本支出，使得資金的利用率更高。

（三）信息化核算方式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)的普及，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個行業(yè)和領(lǐng)域，出版社也需要緊跟時代的步伐，并結(jié)合自身的實際情況，利用信息化技術(shù)來轉(zhuǎn)變會計核算方式，實現(xiàn)信息化核算。具體方法有以下幾種：①硬件配套 。首先需要出版社在硬件設(shè)置方面加大投入，構(gòu)建計算機(jī)等設(shè)備，強(qiáng)化信息化建設(shè)工作，使得各項設(shè)備能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的會計核算工作；②內(nèi)部推行管理型會計核算模式。及時、準(zhǔn)確記錄資金流動的各項數(shù)據(jù)，構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫，將整個出版流程各項活動的數(shù)據(jù)與會計核算結(jié)合起來。有條件的單位實行“ERP”管理，各個部門將各自的不同數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫，并及時更新數(shù)據(jù)，使得資金的流向等清晰明了，有效避免信息失真，實現(xiàn)信息共享。詳盡的數(shù)據(jù)庫又為績效考核、內(nèi)部控制、投資決策等提供了依據(jù)。③需要抽調(diào)專門的人員維護(hù)系統(tǒng)，保障其正常運(yùn)行。使用資金時也能夠通過數(shù)據(jù)庫查詢到各類數(shù)據(jù)，賬目也十分清晰；④做好人員技術(shù)平培訓(xùn)。出版社需要積極組織人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括會計電算化的技術(shù)、會計理論知識、計算機(jī)的使用方法、數(shù)據(jù)庫的利用及思想教育等，不僅使得人員能夠更好的正握各項信息技術(shù)，科學(xué)的使用計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等，不斷的提高工作效率及質(zhì)量，也能夠充分的認(rèn)識到會計工作的重要性，對工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。

總結(jié)：社會經(jīng)濟(jì)形勢的變化，出版社的性質(zhì)發(fā)生了根本的變化，其從事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)橐话愕挠云髽I(yè)，在適應(yīng)社會發(fā)展趨勢的同時，其也受到了計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，出現(xiàn)了許多問題，需要管理人員予以高度的重視，強(qiáng)化內(nèi)部控制成為了管理人員的主要工作內(nèi)容之一。本文簡單的分析了出版社會計內(nèi)部控制中存在的問題，并提出了幾點建議，實踐的管理過程中，還需要出版社的管理人員結(jié)合自身的實際情況制定相應(yīng)的控制方案，保障期運(yùn)營的經(jīng)濟(jì)性，從本質(zhì)上更加適應(yīng)現(xiàn)代社會形勢，在市場經(jīng)濟(jì)中獲得良好的發(fā)展。

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