計算機信息化在企業管理中的作用探究

□談小霞

企業信息化建設是指通過IT 網絡技術的大范圍應用來提高企業的生產、管理效率，降低企業經營成本和運營風險，從而增強企業獲利能力和持續經營的能力。近年來，國內外的大量案例證明了信息化建設對企業發展作出的巨大貢獻，但是在信息化建設中也存在諸多問題。

一、信息化的發展歷程

“信息化”概念最早起源于日本。1963 年日本學者梅倬忠夫的《信息產業論》中介紹了信息社會的特征，以及信息社會對人們思維觀念的影響。2006 年我國發布的《2006～2020 年國家信息化發展戰略》中提出了信息化概念:信息化是充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經濟增長質量，推動經濟社會發展轉型的歷史進程。雖然對于信息化的概念的表述方式不同，但是明確了信息化在經濟發展中的重要地位，將促進社會生產力的發展。

我國的信息化進程主要分為以下幾個階段:第一階段是二十世紀八十年代中期，使用電話、傳真、信函進行交流、溝通和傳遞商業文件;第二階段是在二十世紀九十年代初期，我國金關、金橋、金卡等重大信息化工程啟動，企業開始普及計算機;第三階段是二十世紀九十年代末期，互聯網的飛速發展使電子商務成為現實，促進了國際貿易的大幅提高;第四階段是2005 年以來移動商務的出現，電子商務產生質的飛躍，使信息化步入無線時代。

二、信息化對企業管理的影響

(一)企業信息化的成本優勢。成本優勢是指公司的產品依靠較低的成本獲得高于同行業其他企業的盈利能力。在很多行業中，成本優勢是決定競爭優勢的關鍵因素。但是這里所指的較低的成本并不是只顧降低成本而置質量和性能于不顧，也不是企業可以偷工減料獲得利潤，而是通過技術手段來改變企業成本的構成從而獲得競爭優勢。根據統計數據顯示，計算機信息化的使用使得企業效率明顯提高，產品設計和制造過程的差錯率明顯降低，由5%左右降低到了1%以下，而投資卻節省了5%。

1.管理成本降低。信息技術帶來的企業管理成本的降低表現在多個方面，以倉儲成本為例，倉儲成本是制造業企業管理成本最重要的成本之一，當原材料存儲在倉庫中待用和成品存儲在倉庫中待銷時，倉儲成本必然增加。企業利用信息化技術的支持可大幅降低此類成本。及時記錄庫存信息反饋給供應商以便及時補貨，記錄銷售信息反饋給制造管理部門以便及時制定生產計劃，提升了倉庫的周轉效率，實現企業一直倡導的“零庫存”，節省倉儲成本。

2.交易成本降低。信息的不對稱性導致企業之間的交易成本較高，信息化有助于改善這種信息不對稱的狀況。一方面，信息化使企業與消費者之間的距離縮短，尤其是電子商務的出現使越來越多的企業轉向網絡直銷，縮短銷售路徑，真正實現了產供銷的一體化。另一方面，在信息化管理下，當分銷商想更換供應商時，就需要花費巨資建立新的信息系統，因此，信息化在無形中構建一種進入壁壘，帶來了壟斷力量。

(二)差異化的競爭優勢。企業的差異化戰略是其核心競爭力的源泉所在，使自身的產品具備不可替代性，滿足消費者的特定需求。信息技術在企業實現差異化戰略進程中起著至關重要的作用。企業利用信息技術可以獲取最新的技術、產品、思路和工藝，加快產品開發的創新研究，給消費者提供了更多的產品的選擇權利，同時把消費者的需求及時反饋至企業管理決策層，按照消費者偏好來改進產品設計，把其從被動接受者轉變為間接決策者。企業的生產方式更加靈活，給企業帶來競爭優勢。

(三)信息化本身對企業的直接影響。信息是一項重要戰略資源，是影響企業競爭力的重要因素之一。通常來講，信息量擁有較多的一方會在競爭中處于優勢地位。例如，對市場環境和政府政策的變化掌握較多的企業往往具備較高的應變能力，能夠盡早作出行動趨利避害。俗話說“知己知彼，百戰不殆”，在市場競爭中，對競爭對手的信息知曉的越多，對自身策略的制定越有益，從而在競爭中獲勝。因此，信息化建設本身就是企業的戰略資源，一個信息化建設良好的企業，往往將成為一個充滿競爭力的企業。

三、現代企業信息化建設中存在的問題

(一)對信息化建設的重視程度不夠。對于一些存續已久的企業(尤其是中小企業)而言，他們習慣了傳統的生產和管理方法，對于新思想、新技術的接納程度不夠，往往硬件設備陳舊，卻又不愿斥資購置新設備，即使有心建設信息化，也無法應對快速更新的各種軟件和現代化技術，難以對信息進行有效的加工和處理。

(二)信息化水平與公司現狀不符。由于對信息化的認識不足，有些管理者只是簡單地認為只要配備足夠的計算機即可，這就導致雖然斥巨資購買設備，但是信息化管理并沒有真正發揮作用。真正實現信息化管理遠不只這么簡單，而是要求企業能夠利用現代化技術，通過對信息資源的深入開發與利用，將其運用于企業生產、經營、管理、決策等方方面面，進而提高企業的競爭力和經濟效益。

(三)企業內部信息流通不暢阻礙信息化建設。企業日常運營中，各個部門都有自身的利益構成，為了維護自身利益，他們不愿進行信息的透明公開，這對于信息化的數據錄入工作造成極大阻礙。另外，各個部門各司其職、各自為政，對于彼此的業務范圍和流程不了解，但是信息化建設就要求各個部門融匯一體，讓各項業務流程和資金流向在透明環境中進行。但是面對企業現存狀況，可能會造成部門間的利益沖突，阻礙計算機信息化在企業的推廣和發展。

(四)缺乏專業技術人員。企業在引進信息化設備的同時，缺乏高素質的專業技術人員來保障設備的正常運行、監督管理和流程優化，往往出現運行中的問題得不到及時解決的現象，影響信息化設備的使用效率。如果計算機信息化的運行過程中沒有進行統一部署，就會使企業決策極易受外部因素影響。

四、使信息化在企業管理中發揮最大化作用的對策

(一)明確企業文化，做好變革準備。從宏觀層面上來講，企業文化是引領公司成長進步的精神指導。在信息化變革中應當完善和重塑企業文化，打破企業員工傳統的思維模式，明確變革可能帶來的影響，逐漸使員工以新的流程新的觀念來工作。信息化進程中，市場環境的變化往往比企業的變化更快，這就要求企業要建立快速反應機制，緊跟市場的腳步，處理好快速發展時期的企業文化與當前信息時代下的企業文化關系，明確其中區別，營造適合快速變化的氛圍。

(二)管理者的思想變革。信息化涉及到企業管理的全面變革，因此需要公司的領導者能夠變革管理思想，只有加強對信息化的了解，解放思想、融合新觀念、培養新思維才能正確高效引領公司的信息化發展。

(三)工作流程變革。管理過程之父法約爾，通過對大量企業管理案例的研究，提出了流程的概念，他認為管理的本質是面向流程的管理。面對當今的激烈競爭，流程管理體現出了企業的核心優勢。信息時代更加考驗企業的生產柔性，流程效率會直接影響企業的競爭力。企業應當以信息化為背景，設計一套科學的流程，重新組織界定在整個流程中各部門的權責。不僅要重視一線部門流程設計，還要對后勤支持的財務、人力、信息等部門進行優化，以保障企業主流程的高效運轉。

(四)組織結構變革。計算機信息化建成之后，各部門之間建立了高效的溝通渠道，信息傳遞也更加及時方便，原有的矩陣型組織結構已不能完全適應新模式的需求，逐漸轉變為扁平化組織、網絡組織、虛擬組織等，管理層逐漸精簡，一線員工應當被賦予更多權限。

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