高校會議文件的收集與管理策略探索

□禹華鋒

一、引言

進入新世紀(jì)以來，我國的高等教育在政府、社會的大力支持下得到了迅速的發(fā)展，在這樣的情況下，高校的文件與檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。

當(dāng)前，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，高校的會議文件管理工作也開始步入自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時期，電子文件管理的出現(xiàn)使得高校的會議文件管理工作出現(xiàn)了巨大的變化，其工作由最初依靠人工記錄到電子設(shè)備記錄，會議信息的工作開始運用新科技、新手段;在會議文件的管理工作中同樣開始運用電子計算機進行會議的文字、圖像等信息內(nèi)容的儲存和分類管理。

高校會議信息的收集和管理工作是真實反映某時期高校真實歷史面貌的重要保障，是該校保存具有重要價值的科研工作、教學(xué)工作、思想教育工作的重要方式。適應(yīng)信息化時代的發(fā)展是當(dāng)前高校會議文件管理工作的重要方向，這對當(dāng)前的高校檔案文件管理工作者提出了新的難題。

二、高校會議文件收集與管理的問題基本要求及重要性

(一)高校會議文件收集與管理工作的重要性。高校會議文件是真實記錄該校重要的科學(xué)研究工作、教學(xué)安排、思想教育活動以及其他各項工作的重要保障，對高校的會議文件進行收集與管理使高校工作正常進行具有重要作用。高校會議文件的收集與管理，能夠使得高校會議文件得到整理和分類，為各項工作的開展提供依據(jù)，使得會議的精神得到更好的保存，是真實反映當(dāng)前我國高等院校各項工作開展方式的重要體現(xiàn)。同時對高校會議文件進行收集和管理能夠?qū)h中有價值的信息保存下來，為今后人們查詢與會議有關(guān)的內(nèi)容提供便利。

(二)高校會議文件的收集與管理工作的基本要求。高校會議文件的收集與管理工作必須要符合以下幾點要求:

1．保證所收集的會議內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。文件與檔案收集工作的最基本要求就是完整、客觀，會議文件必須詳實、系統(tǒng)地反映出高校開展各項工作的本來真實面貌，這樣才能夠使文件顯示出查詢、參考與借鑒等利用價值。

2．保證文件材料的原始性。無論是高校自己下發(fā)的材料或上級部門下達(dá)的指示性文件都必須要使用原件歸檔，保證文件材料的真跡，避免出現(xiàn)使用復(fù)制文件代替原件。

3．要及時對文件進行整理、分類。高校會議文件的管理工作必須要保證及時對收集的會議信息進行分類，按照一定的規(guī)則存放，避免出現(xiàn)因會議時間久遠(yuǎn)和文件整理不及時而產(chǎn)生會議文件的丟失或查找不到等問題。

三、高校會議文件收集與管理的問題分析

(一)會議文件收集內(nèi)容不真實，文件缺失。在高校會議文件收集的初始階段，需要將分散的信息進行收集、歸類，才能進行儲存。高校會議文件的收集工作主要是通過對高校各個部門整理的會議文件、記錄進行接收，并對其進行歸類。目前高校各部門收集和整理的會議文件材料質(zhì)量不高、收集工作存在問題。高校各部門整理會議文件材料不完整，無法真實反映高校各項工作的開展全貌，或者由于某些原因，會議文件記錄的相關(guān)內(nèi)容與事實不符，文件檔案的質(zhì)量不高，這些都對文件的實際利用價值產(chǎn)生了較大影響，也對文件的收集與管理工作帶來了諸多不便。

(二)會議文件管理工作方式落后，專業(yè)人才少。高校會議文件的管理工作是保存文件、進行查詢的重要保障。當(dāng)前計算機技術(shù)的發(fā)展和普及使得文件管理工作出現(xiàn)了新的手段，會議文件可以進行網(wǎng)上傳遞、網(wǎng)上分類、網(wǎng)絡(luò)儲存等。文件管理工作的新方法要求高校的檔案管理部門要作出調(diào)整。但是，由于大部分高校對其檔案管理部門的經(jīng)費投入不足、相應(yīng)的電子設(shè)備更新慢、電子信息儲存空間不足、管理手段落后、保密工作不嚴(yán)密等，高校會議文件的管理工作依舊采用傳統(tǒng)的方法進行手工操作，計算機使用是手工操作的輔助部分。

四、高校會議文件收集與管理策略

(一)完善高校會議文件收集制度建設(shè)。加強對高校會議文件的收集工作，必須要完善高校會議文件收集制度。高校可以通過制定相關(guān)的獎懲標(biāo)準(zhǔn)，在一個季度或一個學(xué)年的各部門負(fù)責(zé)人的業(yè)績考核時，加入有關(guān)該部門會議文件的收集整理工作的質(zhì)量考核，對各個部門文件收集和管理情況良好的部門進行公開表彰，對文件收集和管理工作不到位的部門進行批評，并責(zé)令其進行改正，這樣可以明確各部門之間的職責(zé)，減少會議文件收集和管理工作的失誤。還可以通過成立專門的機構(gòu)主管各部門的檔案和文件的收集管理工作，對相關(guān)的文件收集工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

(二)保障會議文件的完整性，加強安全保護措施。保障會議文件的完整性和安全性是高校會議文件管理的主要工作之一。檔案文件管理的相關(guān)部門要切實加強對高校會議文件的完整性保障工作，對一些具有重要意義的校級會議記錄進行保存，對會議記錄進行分類管理，將其主要內(nèi)容進行摘要，錄入到計算機當(dāng)中，并且要及時進行備份，防止由于設(shè)備問題出現(xiàn)的文件丟失等問題的發(fā)生。還要加強對檔案文件管理的保密工作，加大經(jīng)費投入更新檔案管理設(shè)備，完善會議文件的保密手段，加強校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，采用新手段抵制病毒非法侵入和來自學(xué)校內(nèi)部的攻擊。

(三)加強高校會議文件收集和管理人才培養(yǎng)。文件和檔案收集和管理工作是一件客觀、嚴(yán)肅、系統(tǒng)的工作，文件管理人員必須要具備相應(yīng)的工作經(jīng)驗和專業(yè)素質(zhì)。高校檔案管理人員要切實轉(zhuǎn)變自身觀念，緊跟當(dāng)前時代發(fā)展的潮流，學(xué)習(xí)電子計算機文件管理的相關(guān)知識，減少因手工操作而產(chǎn)生的管理問題。高校的相關(guān)部門要及時組織對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。某些具備條件的院校可以利用本校豐富的資源，利用勤工儉學(xué)聘用本校計算機專業(yè)的學(xué)生參與到本校的文件和檔案管理工作當(dāng)中，不僅對自身的檔案管理工作具有幫助，同時也能夠為提高本校學(xué)生的實踐水平提供便利。

五、結(jié)語

完善高校會議文件的收集制度建設(shè)、加強高校會議文件收集與管理人才的培養(yǎng)、保證會議文件的完整性和安全性是提高高校會議文件收集與管理工作水平的重要方式。高等院校要在觀念上提高對檔案文件管理工作的認(rèn)識，切實加強對本校的會議文件管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，在經(jīng)費方面，要加大對檔案和文件管理工作的投入，更新電子設(shè)備，由此才能夠促進本校會議文件的收集與管理工作的提高，發(fā)揮出會議文件管理工作的真正作用。

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