高校人事檔案借閱服務向信息化服務轉變的思考

□朱 琦

一、高校人事檔案的概念及特點

高校人事檔案是指高等院校在招生、科研、教學、黨政、管理等各項活動中所形成的，以真實客觀全面記錄高校各類人員德能勤績以及學生學習生活方面的人事材料。人事檔案作為高校人力資源管理的重要組成部分，同樣也是一種重要的信息資源，在我國高校的人才培養、教育評估、科研管理等諸多領域中都起到了不可替代的重要作用。高校人事檔案的特點，主要表現為:一是高校人事檔案的類型多樣，內容較為復雜;二是人事檔案工作的動態性很強，由于高校人員尤其是學生的入學與離校都具有周期性，使得檔案材料的轉遞非常頻繁，常處于動態變化中;三是人事檔案信息的利用價值較大，它不僅是學生在校成績與表現的真實記錄，同樣也是全面考查、了解以及正確選拔使用教職工人員的重要依據。正是由于高校人事檔案工作中的復雜性、動態性與高度的使用價值，迫切需要通過加強高校人事檔案管理的信息化建設，以促進其由傳統的借閱式服務逐步向著信息服務方向轉變，并進一步提升人事檔案信息資源的開發與利用效果，實現人事檔案工作管理水平與服務水平的綜合性提升。

二、高校人事檔案由借閱服務向信息化服務轉變的途徑

(一)管理理念——由被動服務向主動服務轉變。近年來，我國各高校的校園信息化建設已呈現出良好的發展趨勢，但高校人事檔案的信息化建設卻明顯滯后，其中一個重要影響因素就是管理及服務理念的滯后。為此，要推進高校人事檔案工作向著信息服務轉變，關鍵在于對高校人事檔案工作中管理理念的轉變與更新。為此，應積極改變高校人事檔案工作中傳統的“重管、輕用、薄研”，以及“重事輕人”、“重物輕人”等嚴重阻礙人事檔案工作信息化建設的思想與認識，并在所有員工心中樹立起科學的發展觀念與服務理念，始終堅持“以人為本”與“用戶至上”的服務理念，使檔案管理由傳統的被動式服務積極向著主動式服務方向轉變，為教職工的全面發展提供“人性化”的服務尤為重要。建立教師成長動態檔案，編制每一位教師個人成長的檔案資料，如課堂教學、學生評教、論文獲獎、課題研究等內容，建立平臺予以動態公示，使教師能對個人的情況一目了然，使人事檔案的管理適合不同類型專業技術人才的成長、發展規律，從而最大程度滿足各高校對人事檔案信息開發、利用、交流、共享等方面的需求。

(二)管理方式——由紙質管理向數字化管理轉變。高校人事檔案管理工作，主要包括了檔案的收集、整理、保管、統計、利用等多個環節。因此，管理方式的轉變也主要圍繞著以上工作環節所展開，由原有的紙質管理逐步向著數字化管理方向轉變，以提高人事檔案工作的管理效率與工作質量，并提供具有全方位、高附加值的信息服務。

1．檔案文件的數字化歸檔處理。數字化文件是指采用數碼形式存儲于光盤、電腦、網絡等載體中，并能通過計算機、平板電腦等數字設備自由閱讀、下載、處理、傳播的文件形式。傳統的歸檔工作，由于多是紙質檔案文件，不僅耗時周期長而且勞動強度大。將傳統紙質檔案進行數字化歸檔處理，并將檔案信息存儲到檔案數據庫中，這樣不僅能更好保證檔案信息的完整性與原始性，而且能極大減少高校檔案館(檔案室)的重復工作量，并且避免了必須歸檔后才能查閱的缺陷。

2．高校檔案信息網絡平臺的建立。當前，在各高校中已逐步建立了檔案管理的信息網絡平臺，它不僅實現了檔案數據庫與高校各教學、科研、管理、服務等部門檔案信息間的傳遞，而且還實現了各高校檔案館之間、用戶與檔案館之間，以及用戶之間檔案信息的傳遞。通過檔案信息網絡平臺和查詢窗口，用戶可利用特定的密碼指令進行檔案信息的檢索查找、在線閱覽、在線下載、在線咨詢以及打印輸出等多種信息化服務，真正實現了高校人事檔案信息的共享利用。

3．實現資源共享與保護個人隱私的統一。我國高校人事檔案管理模式還實行相對封閉式管理，保密制度甚為嚴格，人事檔案只有極少數查證使用。隨著人事制度改革的深入推進以及信息網絡技術的日新月異，人事檔案管理服務方式也不斷走向社會化、開放化、合法化。所以，在使用信息技術手段與方式管理人事檔案時，既要充分、客觀記載個人的完整履歷信息，又要注意不泄露個人隱私。通過一系列的人事檔案上網的法律、法規以及人事檔案工作管理條例，不僅要確保人事檔案管理者與社會需求者多樣化的需要，又確保這些人才信息交流的合法性，創造依法管檔的良好氛圍，有效地防止人事檔案信息無遮攔流通。

(三)人員建設——加強復合型檔案管理隊伍的培養與建設。高校人事檔案的信息化建設，是一項高度復合性的工作，也因此對每位檔案工作者在業務和素質上都提出了更高的要求，使自己成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機技術的具有雙重知識結構的復合型人才。另外，由于人事檔案工作的特殊性，檔案工作人員還應具有高度責任感和政治感，具有保密意識。然而長期以來，因高校檔案工作整體競爭意識淡薄、競爭力不強的各種主客觀因素的影響，各高校對原檔案工作人員綜合素質與業務能力的要求普遍不高，這導致了高校檔案信息化人才的嚴重缺乏，且管理隊伍中普遍存在著年齡結構偏大、專業結構失衡等問題。為此，還應當將檔案信息化人才的引進與培養，納入到各高校人力資源管理工作的重心當中。一方面應在注重高素質人才的建設，積極引進和吸收高層次的人才;另一方面還應當加強對員工的培訓，通過培訓實習、學術交流、專題講座、參觀考察等各種活動，增強員工掌握人事檔案材料的鑒別、分類、目錄書寫、裝訂等一整套檔案管理的基本操作技能，以綜合性提高檔案工作人員的專業素質與能力水平，為高校人事檔案工作的信息化服務打下良好的基礎。

(四)服務手段——由人工服務向網絡化服務轉變。傳統的人事檔案服務，主要是以人工借閱服務為主，用戶必須親自到高校人事檔案館中才能進行檔案信息的查閱或咨詢服務。而通過高校人事檔案工作的信息化建設，檔案信息服務再也不用受到時間與空間的限制，用戶只需要通過一臺與網絡連接的電腦，即可進入到高校檔案管理系統中，自由查閱、搜索、咨詢和下載自己需要的檔案信息，從而真正實現了人事檔案與用戶之間的零距離接觸，保證了檔案信息的有效共享與利用。

三、結語

隨著計算機技術、網絡技術以及信息技術的應用與發展，我國已逐步步入了一個信息化、數字化的社會。高校人事檔案管理工作也應當順應信息化時代的浪潮，由傳統的借閱服務逐步向著信息服務方向轉變，以開創具有主動性、開發性、針對性等特點的檔案信息服務的新局面，從而有效推進高校人事檔案工作的信息化進程，促進人事檔案工作管理水平與服務水平的進一步提升。

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