新時期高校教學秘書工作效率提升策略探索

□沈麗燕

一、教學秘書在教學科研管理中的工作職責

(一)日常教學管理。主要包括教學管理和教學正常運行的管理。一方面，教學秘書必須對學校下發的文件資料、期末試卷及學生各課程的考試成績、學生的學籍異動文件資料、教學質量管理過程中的資料、校外兼職教師的檔案資料等大量電子、紙質材料進行整理、存檔，以便日后教師進行查閱并每年歸檔匯總至學校;另一方面，要做好教學計劃資料的收集、任務書錄入系統、教材的征訂工作、教師調停課的安排及通知，考試時間及監考人員的安排、教學工作量的核算等各種事項。事無巨細，均得及時、認真地完成，否則就會造成教學事故，可見教學秘書所承擔的教學管理工作的重要性。

(二)履行服務職責。作為教學科研管理的基層人員，教學秘書承載著服務于領導、教師及學生的職責。其將校級信息傳達給院系領導、教師及學生，是學校職能部門與二級學院之間的重要紐帶。其必須本著全心全意服務于以上三類人員的態度，盡量做到人人滿意。

(三)扮演協調及參謀的角色。所謂協調是指協調校級教學管理部門與二級學院領導之間的關系、協調院系領導與各教研室主任及教師的關系、協調教師與學生之間的關系等［2］。除此以外，教學秘書還得及時發現教學管理過程中的問題，分析原因并及時向院部領導反映，按領導的指示以最有效的方法執行下去，從而提高教學管理效率。

(四)教學科研任務的參與。教學秘書只有積極承擔教學科研任務，才能真正地、快速地掌握教學管理規律及國內外最新教學管理理論，從而理論指導實踐，以達到提高自身素養及工作效率的目的。

二、提高教學秘書工作效率的阻力

按照高校崗位設置管理要求，2013 年開始江蘇省高校崗位分為3 大類，分別為專業技術崗位、管理崗位和工勤技能崗位，其中，專業技術崗位所占比例最大，一般為總量的70%以上，而管理崗位比例控制在20%以內［3］，由此可見，教學科研管理崗位在學校崗位總量中的比例更是少之又少，不受重視，對于提高教學秘書工作效率有間接的負面影響。

(一)教學科研管理工作不受重視。高校主要的活動是學與教，活動主體是學生和任課教師，所以學校比較重視管理學生工作的輔導員和任課教師，這兩類崗位有具體的職稱評定要求和較多的晉升、培訓機會，而教學秘書這一崗位恰恰相反，升職空間小，相應的工資提升慢，這也使得教學秘書工作熱情消耗殆盡，缺乏動力，消極應對或轉崗，進而工作效率低下。

(二)人力資源結構不合理。由于崗位設置比例的限制，一個學院配備的教學秘書人數比較少，一般為1 ～2 名，有的專業還不對口。而教學秘書的職責范圍比較廣，所要管理的事項又多，甚至經常有突發事件需要處理，往往正在處理的一項事情會被另一項突發事件所打亂，瑣碎、繁雜的工作給秘書造成了無形的壓力，從而產生厭倦，不利于工作效率的提高，究其原因，人力資源結構不合理。

三、提高教學秘書工作效率的方法

(一)學校領導層意識到教學秘書工作的重要性。學校從上到下都要重視教學秘書工作的重要性，優化資源配置，建設一支高素質的教學秘書隊伍，加強一線執行力，進而提高工作效率及服務質量，更是為培養教學管理后備力量而打下基礎。作為學校的管理層，首先要從觀念上重視教學秘書隊伍的建設，將其列為工作議事日程，制定相關政策文件，落實編制、職稱評定、晉升制度、激勵機制等問題，適度提升教學秘書的地位，使教學秘書感覺到自我的存在感，自己的努力工作被領導認可，自我滿意度有所提高，對教學管理的職業道路有信心，能堅持不懈地走下去，將其作為自己的終生事業。

(二)制定并實行嚴格的教學秘書崗位準入機制。教學秘書工作對教學正常運行、教學質量至關重要，所以其承載者是關鍵，綜合素質要高，必須具備專業素養、管理理念、服務意識及創新意識。鑒于教學秘書工作有其自身的特點，選聘教學秘書時應該學習外資企業錄用員工的方法，先對選聘人員進行心理測試，看其性格特質、能力是否符合要求。對于崗位調動，非教學系統的人員不可輕易調至教學秘書崗位，以確保教學管理隊伍的整體素質水平。

(三)教學秘書的自我完善。

1．思想素質。教學秘書作為教學管理的一線執行者，必須踐行社會主義核心價值觀，愛崗敬業，具備良好的職業道德，并且不斷地提升，因為其工作性質不容其犯絲毫錯誤，否則就容易造成教學事故，影響正常的教學秩序，但其工作職責范圍又廣，內容瑣碎，極其容易遺漏，所以要培養認真負責的工作態度，精益求精，不能得過且過，以服務者的心態服務于教學管理部門、各領導、教師及學生。

2．心理素質。由于工作任務重、與多個部門聯系，難免會遇上各種問題和矛盾，而自身發展又受阻，職業倦怠感自然而然產生了，但作為新時期的秘書，必須具有良好的心理素質，能及時地自我調節，以積極的心態來面對各種困難，以克服困難來證明自己，在實踐中獲得真知，不斷進步，提高工作效率。

3．能力素質。一是教學秘書必須具備較強的學習能力，與時俱進，不斷更新知識，拓展知識面，將最新的理論、工具運用于實際工作中以提高工作效率。二是要具有較強的溝通表達能力，有利于更好地處理各種事項，減少不必要的溝通矛盾。三是合理地安排工作，每天對工作進行一定的規劃，按事情的緩急、重要性列表，以防不及時處理甚至是遺忘，這樣一定程度上也能提高工作效率。

(四)增加教學秘書的培訓機會。參照教師的“崗前培訓”，

教學秘書在上崗之前也應該嚴格按照該制度執行，培訓考核不合格者不可上崗。定期組織教學秘書參加多種形式的培訓，如院其部之間教學秘書的研討交流會，出訪外校的短期培訓等，讓有更多的機會取長補短，自我提高，不斷改進工作方法，提高服務質量和工作效率。

(五)實行統一管理。教學秘書作為特殊的群體，其隸屬于教師隊伍，又介于黨政之間，一直受多頭領導，在一定程度上意味著這一崗位的地位比較低，處理的事項比較雜，不利于工作效率的提高。實行統一管理能一定程度上改變這一現狀。

(六)建立健全激勵機制。要提高工作效率，即提高教學秘書的工作積極性，最有效的方法就是建立健全的激勵機制，賞罰分明，多勞多得，打破平均主義。

［1］李欣． 教學管理中存在的問題與對策［D］． 內蒙古師范大學，2013

［2］熊紅菊．論教學秘書在高校教學管理中的定位與發展困境［J］．淮北職業技術學院學報，2011，6

［3］崔茵．高校崗位設置管理改革中的教學管理崗位探析［J］．揚州大學學報(高教研究版)，2013，2