高校圖書情報檔案一體化管理探析

李詠嘉

【摘 要】分析高校圖書情報檔案一體化管理的涵義、可行性，并結合高校實際情況，提出在高校實現圖書情報檔案一體化管理的有效途徑。

【關鍵詞】高校 圖書 情報 檔案一體化管理

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2015）01C-0087-02

近年來，高校圖書館管理相關工作情報化的程度加深，大部分高校都基本實現了圖書、情報的一體化管理，然而圖書館檔案相關管理工作與圖書、情報二者的整合程度欠缺。研究高校圖書、情報、檔案整合的有效策略與手段，實現三者的同步發展，已成為高校圖書館管理工作研究的重要課題。

一、圖書情報檔案一體化涵義

圖書、情報、檔案一體化管理指的是把三者原本“獨自為政”的系統整合為一個整體的管理方式。一體化管理圖書情報檔案，就是努力找尋或選擇三者的最佳功能點，突破三者之間的種種界限，增強圖書、情報、檔案工作之間的合作與協調，利用遠程存取、網絡互建、分布式收藏、資源共享等策略，達到信息、信息標準、信息相關工作人員、信息設備設施與技術等因素相互間的磨合與適應，給予圖書館使用人員一體化的集成式服務。一體化管理建立在文獻信息相關知識體系之上，從系統論的視角來看，對三者工作開展科學管理與系統的規劃，進而達到規范化、系統化的目的，進而將三者的效能最大地發揮出來。圖書、情報、檔案的一體化管理實際上就是為三者選擇最優化的組合方式。

二、高校實行圖書情報檔案一體化管理的可行性分析

（一）圖書、情報、檔案的共同點是高校推行一體化管理的基礎

圖書、情報、檔案三者不但有著一樣的本質屬性，而且三者都可以歸屬于文獻這一大類，所以三者是文獻信息關鍵的構成部分。圖書、情報、檔案主要有下面幾個共同點：第一，有著相同的服務方式與服務對象。高校管理、科學研究、課堂教學均需要用到圖書、情報、檔案等相關信息，且三者的服務方式均可應用跟蹤服務、展覽、咨詢、編輯出版、閱讀等。第二，有著相同的工作性質。圖書館三者機構都需要對相關文獻資料進行采集與整理，通過特定的信息開發與傳遞，針對高校教師、學生或者社會開展信息服務工作，在文獻信息輸出、輸入、存儲、加工等方面，都需要經過編目、標引、分類等階段。第三，有著相同的載體。光盤、軟盤、磁帶、膠片、紙張等都是三者的物質載體。三者內容都是以知識、信息作為其主要內容，記錄手段均采用代碼、圖像、文字等信息符號。第四，有著相同的管理方式。傳統圖書館圖書、檔案、情報的管理方式主要是以人工操作作為主要管理方式，如今均應用電腦操作，三者管理的共同趨勢均是普遍應用數字網絡技術。第五，三者存在一定的內在聯系，并且在特定條件之下還可以將三者進行互換。圖書、情報、檔案三者有著各自的優勢與特點，圖書有著較為突出的系統性，它是通過總結、歸納而寫作出來的系統性較強的文獻材料，有著龐大數量的信息知識，較強的理論性與全面的學科特點，總的說來圖書撰寫的是知識結晶，是客觀事物的發展規律與本質；而情報與檔案則有著較為突出的本源性，它們直接反映客觀事物，有著較強的可靠性，存在歷史憑證的意義，總的說來它們是人類社會各種各樣實踐活動的原始記錄。如此一來，圖書、情報、檔案三者就有著很多共同的地方，這就為實現三者的一體化管理提供了有利的條件；也恰恰因為三者都有著自身的優勢與特點，推行一體化管理之后，才可以將它們自身特點充分發揮出來，進而實現優勢互補，獲得比圖書、情報、檔案分類管理更好的整體效果。

（二）高校信息化管理趨勢是實現一體化管理的客觀需要

計算機網絡信息技術的發展與普及為推行高校圖書、情報、檔案一體化管理提供了較好的生存環境與物質基礎。在網絡全球普及的背景之下，人們獲取資源信息的最有效、最快速的渠道就是互聯網，人們逐漸認識并接受信息管理一體化的理念，網絡自身就是一個巨大的信息資源樞紐，其組成了自古以來最大的信息資源網絡體系，提供快速、有效的信息服務途徑與策略。在這個信息資源網絡體系中，圖書、情報、檔案都是其構成部分。如今，在圖書、檔案、情報相關機構中已經較為普遍地利用計算機網絡信息技術，從最初的自動化集成管理、信息傳遞、信息加工逐漸延伸到現今的網絡化文獻信息服務，許多行業都實現了網絡化建設。

在互聯網普及的今天，高校已經不可能孤立于計算機網絡信息環境之外，電子校務管理和信息化管理切切實實是高等學校發展的方向。作為傳播文化知識的主要陣地，高校掌握著大批量的圖書、情報、檔案信息資源，科學研究活動逐漸增多，學科建設迅速發展，教師與學生對三者的需求越來越大，這就對三者管理的高效性提出了較大的要求。

三、高校圖書情報檔案一體化管理的有效途徑

（一）建立一體化的信息領導機構

建立一體化的信息領導機構，統一領導高校圖書、情報、檔案相關部門。根據“專用分散、通用集中、局部分散、全局集中”的基本原則，架構能協調、有層次、高效率、多功能的一體化立體化管理體制，對圖書館、情報館、檔案館三個機構開展合理管理；對圖書、情報、檔案的文獻信息進行科學配置，突破三者獨立的狀態，扭轉原本三者各自為政的體制，建立包容性強的網絡管理結構，架構整體性的信息服務群體，進而實現科學共享相關信息資源，加強三者的交流合作；架構一體化的文獻信息系統，將原先分散性的檔案信息、圖書文獻、情報信息資源整合成信息網，將三者整體功能作用充分發揮出來；增強圖書、情報、檔案之間的橫向聯系，從總體出發，不可偏廢三者自身的特殊性，將三個相關部門工作人員的積極性充分調動起來，讓三個相關部門在相對獨立的前提下，表現出適應當今社會要求的更高水平的協調性、統一性、整體性。

（二）做好標準化建設工作

開展一體化管理圖書、情報、檔案的相關工作的基礎在于三者的標準化工作，缺乏標準性，建設一體化管理的工作也就無從下手，應用電腦等先進技術與手段開展一體化信息服務也就無從談起。因此，應擬定有效的標準，在通信設備、計算機、檢索、信息標引、信息分類、信息著錄等方面推行標準化。現今《情報與文獻工作詞匯基本術語》《中國檔案主題詞表》《檔案著錄規則》《中國圖書館分類法》等一系列標準都已經得以普遍應用，這為我們開展高校圖書、情報、檔案一體化管理提供了堅實的基礎。總而言之，為給圖書、情報、檔案實現一體化管理提供更好的條件，我們需要加快標準化工作的腳步。

（三）架構一體化的數據庫

圖書館與檔案館有著相同的用戶群體，建立一體化化的數據庫，有利于形成優質的信息檢索服務體系，在建設數據庫與資源數據化的過程中，我們不僅要考量到這兩個系統的獨特性，同時還要兼顧二者應有的橫向聯系，進而可以進行統籌安排與統一規劃，擬定并使用涉及館藏信息資源的處理方法、標準與規范等，為實現一體化奠定基礎。在高等學校管理體制等其他方面不完備的情況下，可以從學位論文數據庫、校史數據庫、教師科研成果數據庫這三個方面著手，加強合作，深入挖掘本校特色資源，深層次開發特色資源，慢慢實現全方位一體化管理。

（四）重視一體化管理團隊的建設

高校推行圖書、情報、檔案一體化管理，需要有一支掌握先進技術、知識結構合理、思想解放的專業團隊。假設缺乏此類專業人才，也就沒有辦法構建新的服務模式、服務框架、服務理念為基礎的新型信息管理服務體系。因此需要重視圖書館工作人員自學、培訓工作，促使其樹立終身學習的理念，同時開展更深層次的交流合作，引進新型人才，科學進行人力資源的調配。

總之，在高等學校信息管理過程中，圖書、情報、檔案一體化的發展與完善，需要較長時間來實現，其實現步驟與模式也是多種多樣的，所以，在推進高校圖書、情報、檔案一體化管理的過程中，我們需要加強一體化管理的探索與學習，為早日實現一體化管理奠定更好的理論基礎。

【參考文獻】

[1]高瑛.試論檔案、圖書、情報一體化管理[J].蘭臺世界（下半月），2008（2）

[2]史瑞來.高校圖書情報檔案應實行一體化管理[J].內蒙古圖書館工作，2007（1）

（責編 王 一）