企業辦公室工作效率提升策略探討

摘 要：本文首先對企業辦工作工作效率問題進行了探討，說明導致辦公室工作效率問題的原因，指出提升工作效率的基礎。接著從這一系列討論入手，說明了提升辦公事工作效率的策略，最后對實施策略時需要注意的問題進行了總結。希望本文能夠為企業辦公室工作的發展提供幫助和建議。

關鍵詞：企業辦公室;工作效率;提升

引言：企業辦公室是針對企業內外事務、企業上下級關系以及企業管理、生產工作的發展所建立的具有服務性質和監督性質的部門。對于銀行來說，辦公室工作的效力直接影響著整個銀行員工的工作能動性和銀行對外合作的表現。

1.企業辦公室工作效率的問題概述

1.1 企業辦公室工作效率問題的表現形式

辦公室的工作效率指的是辦公室員工完成工作任務和所花費的時間的比值，以辦公室工作的成功度為協同考量的標準，也就是說，辦公室工作人員在較短的時間內出色地完成較多的事務，即表示辦公室工作效率較高。然而在銀行企業中，常常出現這些情況，對員工的會議安排不及時使得銀行比較重要的會議精神不能被完全傳達，此類情況的發生實際上就是辦公室工作效率不高的表現，這意味著，辦公室在日常工作中并沒有做到工作時間和結果成正比。

1.2 企業辦公室工作效率問題的主要原因

導致銀行企業辦公室工作效率出現問題主要有以下三個原因：第一，銀行大多數員工，包括辦公室內部員工，都對辦公室的工作不重視，很多時候，辦公室工作人員已經將企業領導命令下達了，但是員工還充耳不聞;第二，辦公室工作復雜，但工作責任不明確，存在著勞動分工不平均的現象，個別員工擔負太多工作，很容易造成工作失誤;第三，辦公室工作內容瑣碎，連續性不強，而辦公室工作人員精力有限，因此造成遺漏，并且，對辦公室工作的監督也難以實現，辦公室工作缺乏準繩，因此導致效率問題。要解決辦公室工作的效率問題，進一步提升辦公室工作質量，也需要從以上三個方面入手，去實施相應的解決策略。

2. 提升企業辦公室工作效率的策略

2.1 加強辦公室工作的宣傳

為了使辦公室的日常工作能有效作用于銀行各職位的員工中間，辦公室有必要對自身的工作進行一系列的宣傳，使銀行企業上下對辦公室的重視程度提高，使辦公室工作能夠獲得更多的支持、使日常工作的效率提高。首先，建議辦公室通過企業網站和企業文化的建設，滲透辦公室工作的重要性，如制作辦公室日常工作的視頻、網頁等，使更多的銀行員工了解辦公室作為行政中樞的職能;其次，建議辦公室采取主動交流的方法，例如在企業文化活動中提出“崗位調換”的活動方案，請其他部門員工擔任幾小時或一天的辦公室職員，通過這種方式，使企業其他員工直接理解辦公室工作的難處和辛苦，通過這種宣傳，使企業全員對辦公室工作產生深刻地認識，使他們更支持辦公室工作。

2.2 制定辦公室工作的標準化程序

辦公室的工作缺乏具體規范的程序和明確固定的標準，只靠老員工的身傳口授，經常出現工作反復，導致辦公室工作效率低。因此，要制定出體現辦公室工作特色的工作標準，使辦公室工作規范化，減少不必要的行為，以此提高辦公室工作效率。首先，辦公室全體員工應對自身所負責的工作以及相關規章制度進行全面詳細的梳理，制定每項工作的規范流程，確定各個流程的工作內容、方法、數量、質量要求及完成期限，規定各流程相關人員的責任與權限。企業管理部門和領導則對相關崗位的協調、信息傳遞方式、工作人員的考核與獎懲方法等都提出明確要求;其次，標準化程序的實施需要辦公室全員參與，除了制定標準化程序之外，辦公室工作人員還應該意識到“標準化”程序的“標準”不是一成不變的，隨著辦公室工作日趨復雜，標準化程序也應該不斷發展，這就要求辦公室工作人員不斷對自身工作進行反思，對標準化程序不斷完善;最后，標準化程序的實施以辦公室信息反饋通暢為基礎，這要求辦公室工作人員與辦公室領導之間能夠緊密聯系，不斷溝通和交流，上下一心，共同完成辦公室標準化程序的建設和執行。

2.3 實現網絡化和信息化辦公

隨著互聯網與科技的不斷發展，企業辦公室應建立起完善的網上辦公平臺，其工作方法與工作手段也應做出與時俱進的轉變，在保證工作效率、工作質量的基礎上，使企業全體職員的信息意識得到提高，促進企業人員的信息化素質。這對于銀行企業辦公室來說極為重要，目前銀行已經實現了網絡金融業務的開展和覆蓋，如果辦公室工作不能做到網絡化和信息化，則意味著處于企業中樞位置的辦公室落后于企業其他部門，這非但不利于辦公室自身的發展，同時也影響了辦公室的工作效率。因此，建立網絡辦公平臺、實現辦公室工作人員職業能力以及辦公設備的信息化，是提升企業辦公室工作效率的重要策略。網絡辦公平臺主要是建立企業內部網站，凡企業辦公室職員均可獲得獨屬的網絡辦公室，擁有獨立的賬號、密碼，可自行登錄企業內部網站。網絡辦公平臺中涉及日常辦公、考勤管理、事務提醒、審批、系統維護等功能，以模塊的形式顯示在企業內部網界面上（見圖1），這些功能能夠幫助辦公室工作人員順利地理順每天的工作任務和工作進程;保證辦公室工作中審批等程序公正透明;保證辦公室工作能夠被實時地監督和評價，使整個企業辦公室的工作真正表現出秩序性、連續性，使辦公室工作效率全面提高。

3.提升辦公室工作效率過程中應注意的問題

3.1 合理利用企業資源

銀行企業處于發展的過程中，對于我們來說，可用于信息化建設的資源是有限的，因此，企業在權衡發展狀況的過程中，可能不會分配給辦公室足夠的資源。這就需要辦公室工作人員在實際工作中注意對企業資源進行合理的利用，使有限的資金和設備發揮最大的作用。

3.2 以素質提升為辦公室工作效率提升的基礎

辦公室工作效率的提高離不開辦公室工作人員整體素質的提高，因此，在提升辦公室工作效率的過程中應始終注意這樣一個環節，即不斷加強工作人員自身素質的建設。不僅要求辦公室員工的業務素質提高，還要求辦公室工作人員的職業道德感不斷增強、職業責任感不斷增強，只有這樣，提高辦公室工作效率的策略才能夠有效實施。

4. 結語

綜上所述，要提高企業辦公室的工作效率，就必須要明確辦公室工作效率問題之所在、分析產生問題的原因并一一進行解決。對辦公室工作進行全面宣傳、制定標準化的工作程序、實現網絡化和信息化都是有助于工作效率提高的，值得我們進行進一步的實踐和探索。

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作者簡介：馬冬梅（1974.11.12—），女，回族，本科，黑龍江省寧安市人，中國郵政儲蓄銀行股份有限公司寧夏回族自治區分行辦公室，主要從事工作：辦公室綜合。