探究新形勢下院系教務管理創新方式

南京曉莊學院美術學院 王 岑

一、引言

隨著高等院校的擴招，高校的教務工作的工作中心不再是集中一體化，而是逐漸下移，高校的二級學院主要組織和實施教務管理具體事務性工作，教務工作在教學院長的領導下，由教務秘書進行教務管理工作，因為他們的工作能力與素質也決定了教務工作的效率。

二、新形勢下院系教務管理的特點

1.院系教務管理的政策橋梁作用特點

院系是基層教學單位，由教務處統一制定教學活動與政策，教學秘書就成了教務處與院系之間的橋梁，起著上傳下達重要作用，及時向院系領導和師生進行相關文件政策的通知和解讀。除了告知義務，教務秘書還應該及時對文件的精神進行準確掌握和解讀，以便應對師生的咨詢，因為教務秘書的橋梁作用是一個多向性的傳達，對院系領導、教務處、師生、教研室等都需要溝通協調。

2.院系教務活動的繁雜性

教務處把教務工作分為各個科室，在院系中可能只有幾個教務秘書來完成各項科室的工作，大致就分為課務考務管理、學籍管理、科研管理、實踐規劃發展、成績管理、教學檔案管理等各方面的事務，院系的教務秘書雖然處在基層教學單位，但是面對廣大的教師學生，工作范圍的廣大而且繁雜，并且非常瑣碎。

3.教務秘書的角色多重性

基層院系的教學管理既具有教學管理的職能，又具有行政的職能，院系的教學管理是學校教學管理的縮影，它不僅僅是教學管理，而是教學管理與行政管理的整合，具有雙重職能。教務秘書不僅要傳達學校的教學政策，還需要向上級反饋學院、教師和學生的問題和教學情況，因此教務秘書既是組織者也是服務者。

三、院系教務管理的現狀

1.人本主義的理念貫徹不夠

人本主義理念也可稱為“以人為本”。以人為本的的管理，指的是以人為出發點，在管理過程中以人為中心，最重要的是激發和調動人的積極性和主動性、開發創造性，以實現人與事務共同發展的一系列管理活動。其實大部分高校也是在這個理念的指導下開展教學管理活動的。然而，在貫徹執行的過程中還是有很多的不足，還需要有一個很大的上升努力的空間。

當然這一問題受學校的很多其他因素的影響。概括來說，一是教學管理人員方面，由于面對師生還是行政部門，事務繁雜，難以分身完全貫徹此項思想，同時理解度不夠，自身的素質水平還需要進一步的加強。二是教學管理整個大的范圍上來說，學校對學生的管理是分散在各個部門中的，大的行政部門學生處、招生就業處、教務處、院系里面還有輔導員老師，教務辦公室老師。學生辦理各個事務需要分散到各個部門，我們院校有學生事務大廳還是很大一部分解決了這個問題，但是具體一些事情上還是依舊不夠人性化。

2.信息化管理手段沒有革新

當前，在我國高校教學管理中很多采用了一些現代化管理手段，大部分已經實現了信息數字化，但有一些教學活動還是依照著經驗管理，現在新形勢下的教務活動需要網絡宣傳，需要網絡流通。學校雖然已經實現了計算機現代化管理，但信息化程度還不夠，目前的教務管理系統不完善，覆蓋面還不夠大 ，還不能完全實現網絡化管理。同時教學秘書應用現代信息化技術能力還有待加強，提高一定的計算機應用知識和實踐技能，能熟練使用網絡和現代信息化進行教務活動的處理。

四、創新教務管理手段

1.完善自身院系管理制度，多元化進行管理

現在院系的教學管理依舊是在一級行政部門的集中管理下執行教學活動，院系在應付上就花費了很多的時間，成了被動的執行，影響了自身的積極性。為了提高院系的的教學管理效率，可以適當的提高二級院系的管理自主權。這樣可以提高院系的積極性和自我發揮的程度。院系可以根據自身的學科特點以及教學管理現狀和制定相對應的教學管理模式，對教學活動進行多元化的管理。另一方面教務處也要繼續發揮指導、監督職能，檢查院系的教學活動，指導和服務院系的教學管理工作。

2.加強網絡建設、實現信息現代化

隨著信息化的普及以及高校網絡的大面積覆蓋，大部分高校都已經建立了專門的教務管理系統、OA 辦公系統等多方面的管理信息系統，院系的管理也在上級部門的培訓下全部由計算機管理覆蓋。這時，教學秘書除了本專業的技能以外，還需要熟練掌握網絡信息化以及電子辦公的手段和工具，從而實現院系級教務管理工作的無紙化。排課、考試安排、成績錄入、畢業審核、數據匯總分析等，從而院系級教務管理的從而工作效率。

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