高校干部人事檔案信息化管理初探

汪泉

[摘要]高校干部人事檔案管理工作，從客觀上反映了一個學(xué)校的管理水平，在高校改革發(fā)展進程中起著十分重要的作用。綜合分析高校干部人事檔案信息化管理的意義和現(xiàn)狀及存在的問題，如何將高校干部人事檔案信息化管理徹底地運用到實際工作中去，是高校干部人事檔案工作急需解決的重要問題。

[關(guān)鍵詞]高校;干部人事檔案;信息化建設(shè)

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，干部人事檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建已經(jīng)成為機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分，并已開始建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準，進一步擴大和提高干部人事檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)范圍和服務(wù)水平。信息化管理是干部人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。

一、高校干部人事檔案信息化管理的意義

高校干部人事檔案管理已適應(yīng)當(dāng)前形式脫離傳統(tǒng)檔案管理模式，進入計算機，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高端信息化管理，較之傳統(tǒng)管理方式其分類處理方便，查找保存使用更快捷。高校檔案信息化管理意義主要有三方面：

1、有利于提高工作效率。傳統(tǒng)的管理模式，需要人事檔案人員通過手工的一步步進行收集編整，并提供較為有利的查找方法，其檢索方式是通過檔案人員查找各種檔案目錄里的相應(yīng)編號，根據(jù)編號到信息庫中將檔案取出，再查所需要的相關(guān)信息，不論從那一方面都體現(xiàn)了其工作量大，效率低，浪費人力、物力。相比信息化管理，一旦信息錄入電腦之后，可以隨時多次打開利用，還能實施資源內(nèi)部共享，對于領(lǐng)導(dǎo)而言，為領(lǐng)導(dǎo)及時準確地提供了決策依據(jù)。

2、有利于紙質(zhì)檔案保存。傳統(tǒng)的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問題外，還存在檔案宜損壞問題。每當(dāng)有查詢?nèi)藛T查詢時，都要翻閱紙質(zhì)檔案，時間一久，不論多么小心都會有損壞，在無形中也縮短了紙質(zhì)檔案的保存時間，對其長期保存不利，而信息化人事檔案管理，對于這些問題都避免了。因為計算機可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過計算機就可以完成，不用再多次重復(fù)查閱紙質(zhì)檔案，降低使用率的同時延長了紙質(zhì)檔案的保存時間，為檔案長期保存提供了保障和創(chuàng)造了有利條件。

3、有利于檔案修改調(diào)整。高校的干部級別跨度較大，從副科級到廳級或是省部級。高校內(nèi)設(shè)機構(gòu)也非常多，所以高校干部隊伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學(xué)校工作需要等，對干部調(diào)整的頻率十分高。又因高校處級以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會給干部人事檔案管理帶來非常大的工作量。唯有通過計算機來應(yīng)對上述干部變化帶來的人事檔案調(diào)整工作，效率更高、錯誤率更低，充分保障干部調(diào)整工作的順利進行。

二、高校干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀和問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。人員不夠?qū)I(yè)，受傳統(tǒng)觀念的影響，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認知，還是處于最基礎(chǔ)的那一層，對于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒有把干部人事檔案工作擺在應(yīng)有的位置，隨著社會的發(fā)展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)，同時還要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)和法律知識。現(xiàn)在的檔案管理人員由于領(lǐng)導(dǎo)沒有合理的對人員進行培訓(xùn)，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進程。

2、經(jīng)費投入不足。檔案經(jīng)費不足，達不到檔案信息化工作的需求，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該嚴格按照干部檔案的工作條例，投入財力物力，同時增添必要設(shè)備。首先從硬件建設(shè)上提供有力的保障，再從福利待遇提升等方面考慮，充分激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動性。

3、數(shù)據(jù)庫不夠完整。一個建全完整的數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵。一是原來的數(shù)據(jù)不完整，不準確，查全率查準率大大的打了折扣;二是各個人事部門分別各用一個軟件，彼此不兼容，數(shù)據(jù)通用性差，數(shù)據(jù)信息很難達到共享;三是更新速度慢，不能反映現(xiàn)實情況。

三、高校干部人事檔案信息化建設(shè)的措施

1、加強領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)費投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財務(wù)、技術(shù)中心等諸多部門，需要加強統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專項建設(shè)經(jīng)費，按照不同時期的建設(shè)目標(biāo)，保證項目預(yù)算經(jīng)費足額到位。與此同時，注重高校干部人事檔案信息化管理應(yīng)用與產(chǎn)出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設(shè)總體目標(biāo)全面實現(xiàn)。

2、加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。高校干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數(shù)據(jù);二是建立電子檔案;三是建立數(shù)字檔案。對于紙質(zhì)檔案的完整保存有利，還能延長其壽命，使檢索更加便捷。

3、構(gòu)建信息安全保障。雖然軟件管理和網(wǎng)絡(luò)傳送比較便捷，但信息的安全性問題也就凸顯了，所以首先使用信息化管理必須采取的措施是隔離加密，災(zāi)難備份等;其次是避免用戶非法操作。

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