高校干部人事檔案信息化管理初探

汪泉

[摘要]高校干部人事檔案管理工作，從客觀上反映了一個學校的管理水平，在高校改革發展進程中起著十分重要的作用。綜合分析高校干部人事檔案信息化管理的意義和現狀及存在的問題，如何將高校干部人事檔案信息化管理徹底地運用到實際工作中去，是高校干部人事檔案工作急需解決的重要問題。

[關鍵詞]高校;干部人事檔案;信息化建設

隨著計算機技術和網絡技術飛速發展，干部人事檔案管理信息系統構建已經成為機關、企業、事業單位信息化建設的重要組成部分，并已開始建立統一的數據格式標準，進一步擴大和提高干部人事檔案信息管理系統的服務范圍和服務水平。信息化管理是干部人事檔案管理現代化發展的必由之路。

一、高校干部人事檔案信息化管理的意義

高校干部人事檔案管理已適應當前形式脫離傳統檔案管理模式，進入計算機，網絡技術高端信息化管理，較之傳統管理方式其分類處理方便，查找保存使用更快捷。高校檔案信息化管理意義主要有三方面：

1、有利于提高工作效率。傳統的管理模式，需要人事檔案人員通過手工的一步步進行收集編整，并提供較為有利的查找方法，其檢索方式是通過檔案人員查找各種檔案目錄里的相應編號，根據編號到信息庫中將檔案取出，再查所需要的相關信息，不論從那一方面都體現了其工作量大，效率低，浪費人力、物力。相比信息化管理，一旦信息錄入電腦之后，可以隨時多次打開利用，還能實施資源內部共享，對于領導而言，為領導及時準確地提供了決策依據。

2、有利于紙質檔案保存。傳統的人事檔案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的問題外，還存在檔案宜損壞問題。每當有查詢人員查詢時，都要翻閱紙質檔案，時間一久，不論多么小心都會有損壞，在無形中也縮短了紙質檔案的保存時間，對其長期保存不利，而信息化人事檔案管理，對于這些問題都避免了。因為計算機可以一次錄入完成，查詢檢索只要通過計算機就可以完成，不用再多次重復查閱紙質檔案，降低使用率的同時延長了紙質檔案的保存時間，為檔案長期保存提供了保障和創造了有利條件。

3、有利于檔案修改調整。高校的干部級別跨度較大，從副科級到廳級或是省部級。高校內設機構也非常多，所以高校干部隊伍十分龐大。因年齡、職稱、待遇和學校工作需要等，對干部調整的頻率十分高。又因高校處級以上干部每屆任期一般為三至五年，屆滿將有一部分干部改非、一部分干部輪崗、一部分干部提拔等等，各種因素都會給干部人事檔案管理帶來非常大的工作量。唯有通過計算機來應對上述干部變化帶來的人事檔案調整工作，效率更高、錯誤率更低，充分保障干部調整工作的順利進行。

二、高校干部人事檔案信息化管理現狀和問題

1、領導重視不夠。人員不夠專業，受傳統觀念的影響，領導對檔案管理的認知，還是處于最基礎的那一層，對于高校干部人事檔案工作很容易忽略，沒有把干部人事檔案工作擺在應有的位置，隨著社會的發展，檔案管理逐漸被信息管理模式取代，許多檔案管理者不僅要精通傳統的檔案專業知識和業務，同時還要掌握計算機網絡和法律知識。現在的檔案管理人員由于領導沒有合理的對人員進行培訓，提升，使之阻礙并直接影響了高校干部人事檔案信息化的進程。

2、經費投入不足。檔案經費不足，達不到檔案信息化工作的需求，校領導應該嚴格按照干部檔案的工作條例，投入財力物力，同時增添必要設備。首先從硬件建設上提供有力的保障，再從福利待遇提升等方面考慮，充分激發檔案管理工作人員的積極性和主動性。

3、數據庫不夠完整。一個建全完整的數據庫是實現信息化管理的關鍵。一是原來的數據不完整，不準確，查全率查準率大大的打了折扣;二是各個人事部門分別各用一個軟件，彼此不兼容，數據通用性差，數據信息很難達到共享;三是更新速度慢，不能反映現實情況。

三、高校干部人事檔案信息化建設的措施

1、加強領導和經費投入。高校干部人事檔案信息化管理，涉及到組織、人事、財務、技術中心等諸多部門，需要加強統一領導，設立專項建設經費，按照不同時期的建設目標，保證項目預算經費足額到位。與此同時，注重高校干部人事檔案信息化管理應用與產出效益，確保干部人事檔案管理信息化建設總體目標全面實現。

2、加強數據庫的建設。高校干部人事檔案數據庫的建立，一是要采集干部檔案的基本信息數據;二是建立電子檔案;三是建立數字檔案。對于紙質檔案的完整保存有利，還能延長其壽命，使檢索更加便捷。

3、構建信息安全保障。雖然軟件管理和網絡傳送比較便捷，但信息的安全性問題也就凸顯了，所以首先使用信息化管理必須采取的措施是隔離加密，災難備份等;其次是避免用戶非法操作。

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