高校學(xué)籍檔案翻譯過程的服務(wù)性思考

龐莉

伴隨著國與國之間文化交流的日益廣泛，外國企業(yè)進軍國內(nèi)市場以及中國留學(xué)生源源不斷地輸送到國外深造留學(xué)的步伐也越來越快，如何提高高校學(xué)生成績檔案翻譯利用工作質(zhì)量，建立和創(chuàng)新學(xué)籍檔案利用和翻譯機制成為高校檔案工作亟待解決的新問題。

1 高校學(xué)籍檔案翻譯過程概述

學(xué)籍檔案涉及眾多學(xué)生的方方面面，查檔涉及面廣泛，數(shù)量頻繁，除了學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)評估、后勤服務(wù)、學(xué)生思想工作外，它還適用于社會。如，因出國留學(xué)，需提供各科學(xué)業(yè)成績和有關(guān)證明情況；因落實政策、提職調(diào)級、晉升職稱、畢業(yè)證件丟失，需出具學(xué)歷證明；依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，編寫校史、學(xué)院概況、個人簡歷或函復(fù)查詢等。

學(xué)籍檔案為學(xué)生和校友移民、留學(xué)和深造服務(wù)，主要是為需要移民、留學(xué)的畢業(yè)生、在校生提供中、英文成績單，中、英文的學(xué)歷學(xué)位證明，高考成績證明等檔案資料。隨著留學(xué)生和移民以及在外企工作人員的逐漸增多，使得海外就業(yè)的人員來校提取學(xué)習(xí)成績單、學(xué)歷學(xué)位等證明的人數(shù)也不斷增加。具體來說，移民人群對學(xué)籍檔案的需求主要是因為他們在海外工作時需要提供大學(xué)本科或研究生階段的學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)證書、學(xué)位證書的中、英文證明。留學(xué)人群對學(xué)籍檔案的需求，主要是滿足其申請國外大學(xué)時所需要的高考成績，大學(xué)本科或研究生階段的中、英文學(xué)習(xí)成績，畢業(yè)證明，學(xué)位證明等中、英文檔案資料。外企對學(xué)籍檔案的需求，主要是為了對員工在校期間的各種情況的真實了解以及考核員工是否能夠應(yīng)對將要承擔(dān)的工作，用來作為員工進入公司的重要考察手段。以陜西師范大學(xué)為例，每年出國留學(xué)和深造的在校學(xué)生和需要辦理移民等事宜的畢業(yè)校友總計已超過300人次，且在不斷遞增，因此，學(xué)籍檔案的翻譯在檔案利用中異常重要。

在學(xué)生成績翻譯過程中難免會出現(xiàn)翻譯不準確、不明了的問題，在中英文成績對照以及翻譯流程，學(xué)生成績管理中都會呈現(xiàn)或多或少問題，為解決這些問題，首先要建立健全學(xué)生成績管理的機制。加強管理、確保成績檔案真實性是提高利用工作質(zhì)量關(guān)鍵，確保檔案材料真實性是檔案利用工作的靈魂。而學(xué)生既可以從檔案館又可以從教務(wù)處或所在院系得到成績單，檔案的真實性、翻譯的準確性就難以得到保障。因此，加強管理、確保成績檔案的真實性是非常嚴肅而重要的。要做到這一點，必須加強以下幾個環(huán)節(jié)的工作：

第一，歸口管理，檔案把關(guān)最重要。各高校應(yīng)明確規(guī)定包括學(xué)生成績在內(nèi)的所有學(xué)籍證明材料都由學(xué)校檔案館歸口管理和提供利用，并且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示。如果是未畢業(yè)的學(xué)生，材料還未歸檔，可以先由相關(guān)院系提供材料，學(xué)校檔案館臨時保存，并根據(jù)這份材料提供中英文證明材料，這樣便保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。

第二，責(zé)任到人，建立健全監(jiān)督機制。高校檔案館可以采取按收集、整理、錄入、利用等不同工作內(nèi)容來編崗，每個人負責(zé)自己崗位的事情，流水作業(yè)，先由一同志調(diào)卷后再由另一同志翻譯制作成績單，最后由成績單管理負責(zé)人審核簽字用印，從而實現(xiàn)多崗位參與，相互監(jiān)督把關(guān)，這就杜絕了證明材料制作過程中失真的可能。

第三，統(tǒng)一格式，規(guī)范管理，注重高校形象。高校檔案管理部門在提供學(xué)生成績檔案利用過程中，應(yīng)對所有出示的證明材料采用統(tǒng)一的格式，并且制作采用印有校徽標志的專用紙張、信封。所有的證明材料都須使用專用紙張印制，并用專用的信封封口后再蓋上封口章，才能出館，規(guī)范的管理無疑也是高校形象的象征。

第四，嚴格驗證，如實答復(fù)。由于當(dāng)前在學(xué)生成績證明方面造假的風(fēng)氣較盛，因此國外常常將一些學(xué)生的成績單進行真?zhèn)悟炞C，發(fā)函或成績證明材料返回教育部或者學(xué)生所在高校進行成績單學(xué)歷證明的真?zhèn)悟炞C，因此，學(xué)校檔案館應(yīng)通過專人認真查證后，給予信函答復(fù)。如果對方提供了E-mail地址，亦可以通過網(wǎng)上回復(fù)，并加上電子編號與簽名，以保證回復(fù)的真實性。驗證環(huán)節(jié)至關(guān)重要，如實回復(fù)也彰顯了檔案的材料的嚴肅性。

其次，學(xué)生成績翻譯的準確性和真實性在學(xué)籍檔案利用中也是重中之重。為了使學(xué)籍檔案的翻譯更加規(guī)范化，做好以下幾點至關(guān)重要：（1）建立課程翻譯系統(tǒng)是提高利用工作效率的有效手段。檔案館可建立學(xué)校教務(wù)處課程中文庫的英文對照庫。這樣可以更全面更高效地提供翻譯服務(wù)。（2）準確、地道的外語翻譯是確保利用工作質(zhì)量的重要前提。英文的準確地道不但代表了學(xué)校還代表國家的形象。因此，查看國外的課程設(shè)置，力求翻譯更加地道。（3）建立課程說明庫。

2 面向?qū)ο蟮膶W(xué)籍檔案翻譯服務(wù)機制的建立

2.1 建立學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)。學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)的主要功能模塊應(yīng)包括學(xué)籍材料翻譯、翻譯記錄查詢、翻譯詞匯管理、系統(tǒng)管理維護。學(xué)籍材料翻譯模塊能對學(xué)生的類別和成績數(shù)據(jù)存在的形式進行即時的著錄和自動導(dǎo)入，并進行自動數(shù)據(jù)分析。而與現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)生成績數(shù)據(jù)、學(xué)校開設(shè)課程數(shù)據(jù)庫進行共享，直接導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，因而自動翻譯是該系統(tǒng)重點解決的問題。翻譯記錄查詢模塊能提供按院系、專業(yè)、姓名、時間自動排序和關(guān)鍵詞檢索的功能。對于查詢結(jié)果，系統(tǒng)還可以進行查看、修改和刪除，并能對某一門中文課程的英文翻譯進行在線查詢，實現(xiàn)了一個課程在線翻譯的功能。翻譯詞匯管理模塊能對課程中文名稱對應(yīng)的英文翻譯、中英文課程說明等進行管理，特別是在一門課程中文對應(yīng)幾種翻譯形式的情況下，能進行自動選擇。系統(tǒng)管理維護模塊能提供完全和存在權(quán)限控制，包括用戶管理、權(quán)限管理和日志管理以及系統(tǒng)各種參數(shù)的設(shè)置等功能，如能在后臺進行系統(tǒng)功能實現(xiàn)的算法修改，也是此翻譯系統(tǒng)實現(xiàn)的突破性進展。采用課程翻譯系統(tǒng)以后，將大大提高成績檔案翻譯利用工作的效率和準確率。具體來說，瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)作為客戶機/服務(wù)器（C/S）的替代技術(shù)已經(jīng)成為目前各類網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的主流技術(shù)。本系統(tǒng)正是基于瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，不需要安裝客戶端，具有易安裝、易維護、易操作的特點。服務(wù)器要求安裝windows2000server或者windows2003server，使用IIS服務(wù)器，安裝Excel組件、Access數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)采用模板定制技術(shù)，可以實現(xiàn)對不同高校、不同學(xué)院的各種不同規(guī)則的成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證的生成等。模板文件格式可由用戶自行定制。模板與系統(tǒng)實現(xiàn)對接，中文課程添加翻譯后可直接生成英文模板的課程翻譯。以陜西師范大學(xué)研究生成績單為例，英文成績單模板如下：

2.2 模擬學(xué)籍檔案翻譯流程。建立學(xué)生成績檔案翻譯系統(tǒng)后，將其植入學(xué)校檔案館網(wǎng)站，并向全校學(xué)生進行宣傳成績翻譯系統(tǒng)的可行性及重要性，并在網(wǎng)站中詳細解釋該系統(tǒng)的操作流程，如下：（1）學(xué)生及校友與檔案館聯(lián)系，提取中文成績表。（2）登錄檔案館網(wǎng)站，點擊成績翻譯系統(tǒng)鏈接；點擊學(xué)生登錄；注冊用戶名（學(xué)生姓名）、密碼。該系統(tǒng)采用實名制注冊，用戶名一欄務(wù)必填寫真實姓名；登錄翻譯系統(tǒng)。（3）點擊左側(cè)基本設(shè)置中的信息修改項，輸入個人相關(guān)信息（基本信息將出現(xiàn)在成績單上，請務(wù)必認真填寫），點擊“確認修改”按鈕。（4）點擊左側(cè)“成績管理”按鈕，對照中文成績表，按照系統(tǒng)說明輸入課程、學(xué)分、分數(shù)。請務(wù)必真實填寫，并將其保存。以陜西師范大學(xué)翻譯工作為例，具體見以下流程圖：

以上個人翻譯流程操作完成后，用戶可攜帶相關(guān)證件到檔案館提取成績單打印件（加蓋檔案館證明專用章），檔案館專門負責(zé)人將對中英文成績單做最終的校對與審核。

2.3 學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)的服務(wù)性優(yōu)勢。首先，學(xué)籍檔案翻譯系統(tǒng)實現(xiàn)了異地翻譯的功能，故出具學(xué)籍證明、翻譯成績及畢業(yè)證書和學(xué)位證書方便快捷。以往辦理這種翻譯和證明需要花費大量的時間，現(xiàn)在只需要很少的時間，既快又準，大大提高了辦事效率，方便了利用者。其次，利用成績翻譯系統(tǒng)能直截了當(dāng)?shù)亓私鈱W(xué)校畢業(yè)生的基本情況，就如同建立了學(xué)校的學(xué)生基本情況數(shù)據(jù)庫，學(xué)校檔案部門可以通過它為用人單位查實畢業(yè)生的信息，進行學(xué)歷鑒定。最后，為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)成績中文件，減少對檔案原件損害。如果通過該系統(tǒng)的學(xué)生基本情況數(shù)據(jù)庫，調(diào)出并打印學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績，加蓋檔案部門公章，同樣可起到憑據(jù)作用，還可延長檔案原件使用年限。

3 加強學(xué)籍檔案翻譯利用的服務(wù)性措施

3.1 統(tǒng)一管理，健全學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各高校應(yīng)明確規(guī)定包括學(xué)生成績在內(nèi)的所有學(xué)籍證明材料都由學(xué)校檔案館歸口管理和提供利用，且經(jīng)校辦蓋章后才能對外出示，保證了材料出口的唯一性和提供利用工作的統(tǒng)一管理。學(xué)籍管理是高校教學(xué)工作管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量直接反映了學(xué)校管理水平，而且在新形勢下，尊重知識、看重文憑、查閱學(xué)籍檔案已成為信用用人的最基本手段，必須嚴格管理。領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，特別是各級學(xué)籍管理人員，都必須提高對學(xué)籍檔案重要性的認識。健全檔案網(wǎng)絡(luò)是做好學(xué)籍檔案工作的重要措施，要理順學(xué)籍檔案的管理體制，進一步明確學(xué)生處、教務(wù)處、各系等作為學(xué)籍檔案形成部門的工作職責(zé)，將這些分散部門形成的學(xué)籍材料集中起來，由學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一管理。最后，由各部門兼職檔案員定期整理、編目，向檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)。

3.2 完善監(jiān)督，確保學(xué)籍檔案的真實性。確保檔案的真實性是檔案管理工作的重中之重。如果學(xué)籍檔案管理過于分散，申請出國留學(xué)的用戶既能夠從檔案館查閱，又可以從網(wǎng)絡(luò)上或是學(xué)院里拿到學(xué)籍材料的話，那么檔案的真實性和權(quán)威性、翻譯的準確性就不能得到保障。因此，畢業(yè)生學(xué)籍，應(yīng)以高校檔案館存檔的學(xué)籍記錄為準；在讀生學(xué)籍，以所在院系出具并蓋章的打印件為準，由檔案館暫存并翻譯，以備查詢。

3.3 規(guī)范流程，提高學(xué)籍檔案翻譯的標準化。早前出國的學(xué)生，其所修課程成績大都是自行翻譯，等翻譯好后再把翻譯件核查蓋章。在沒有統(tǒng)一標準情況下翻譯出的學(xué)籍，在申請人申請出國時，其真實性可能就會遭到質(zhì)疑，從而影響到國外機構(gòu)對當(dāng)事人的客觀評價，同時也會影響國內(nèi)高校的聲譽和形象。因此，學(xué)籍應(yīng)由高校檔案館按照標準統(tǒng)一翻譯，規(guī)范翻譯流程，提高翻譯的標準化，并使用印有學(xué)校校徽和相關(guān)信息的專用標準信紙與信箋，密封后加蓋封口章，以此顯示所出具的學(xué)生成績的公正性與正確性。

（作者單位：陜西師范大學(xué) 來稿日期：2014-12-17）