關于加強衛生監督檔案管理工作的建議與思考

王蕓

摘 要：目前我國衛生監督體制改革不斷地深化，其中做好衛生監督檔案管理工作是重中之重。衛生監督檔案是衛生監督機構日常活動的監督檔案，為相關執法部門提供了系統完整的資料，同時也是衛生監督機構各項資料的系統組成部分，對提高衛生監督機構的業務活動有著重大規范作用。該文通過衛生監督檔案的基本概述，針對當前我國衛生監督檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：衛生監督檔案管理 問題分析 解決措施

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（c）-0232-02

隨著我國社會經濟快速地發展，人們生活水平不斷地提高，國家衛生監督管理工作需要更高的質量來滿足社會和人們的具體需求。衛生監督檔案管理作為衛生監督工作的一個重要組成部分，國家對其重視程度不斷地加深。然而當前我國衛生監督檔案管理工作因社會各方面因素的影響，仍然有較多問題的存在，因此，為了促進我國衛生事業的發展必須加強衛生監督檔案管理工作。

1 衛生監督檔案的基本概述

衛生監督檔案主要是指國家衛生監督機構在進行相關工作過程中所形成的檔案資料，對日后進行病情研究和科研活動具有寶貴的參考價值。衛生監督檔案與其他類型檔案相比，不僅地區空間范圍廣，而且周期性長，具有不可復得性。

衛生監督檔案管理內容復雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛生監督管理工作有效地開展。

衛生監督檔案管理工作在衛生監督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛生監督檔案是對衛生監督管理活動的原始記錄，為其監督工作的有效開展提供了重要的參考價值，同時也維護了衛生監督管理相對人的合法權益，對衛生監督工作公正、客觀的開展提供了有效保障[1]。其次，保證衛生監督工作的質量能夠提高衛生監督檔案管理工作的效率，指導著衛生監督工作的有序開展。此外，衛生監督檔案中記錄的大量原始數據可以作為考核衛生監督人員工作成果的依據，從而加強對衛生監督工作人員的素質建設。

2 當前我國衛生監督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛生監督檔案管理人員素質不高

我國的衛生監督檔案管理人員沒有具備專業的檔案管理知識，且部分地區衛生局衛生監督所聘請的檔案管理人員均為兼職，其檔案管理職責不明確、檔案保存不及時、檔案管理方式陳舊等，導致檔案管理人員缺乏科學系統的管理知識。具體表現為：多數檔案管理人員責任意識不強、工作態度不端正，缺乏系統的專業檔案管理知識體系，對文件價值沒有準確的判斷，對檔案的歸集、整理和保存存在一定的紕漏。另外，部分檔案是以電子的形式存在，檔案管理工作人員缺乏現代管理理念，對電子檔的保存容易丟失，而且對相關信息的歸集和整理方式不科學，直接導致檔案管理工作效率低下[2]。

2.2 衛生監督檔案材料系統化程度較低

衛生監督檔案因其“種類多、范圍廣、周期長”等特點，在歸檔保存上具有一定的困難，其工作比較復雜。從檔案的初始計劃制定到最后的完成總結，需要經過多個環節進行系統的處理，在其形成過程中會產生大量的資料，但是其中也存在諸多問題導致檔案材料的系統化程度不高。第一，工作人員檔案重視程度不夠，檔案文件無法準時有效形成；第二，平時無法將材料完全集中，散落在部分個人手中，致使相關文件材料不能及時歸檔；第三，人員流動性大，交崗接替的現象時有出現，嚴重影響到檔案工作質量。最終，檔案文件材料系統性和完整性欠缺，嚴重影響了衛生監督執法的規范化建設。

2.3 衛生監督檔案管理制度不健全

衛生監督檔案在文件的歸檔和整理的過程中，無法為后期檔案工作的進行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過程中不遵守相關查閱規定，對資料胡亂翻閱而且不愛護資料；在借閱檔案時不進行登記，也不及時歸還，更甚至會丟失，這些現象導致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監督管理工作過程中，要不斷地健全管理制度，保證衛生監督工作的有效進行。

2.4 衛生監督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學技術不斷地發展，各種網絡信息化手段的應用越來越普遍，但是許多基層衛生監督機構在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。手工方式在工作過程中，工作量大，導致工作效率低下，而且查閱困難、借閱不便利等嚴重影響了檔案的合理有效地使用。衛生事業的快速發展導致衛生監督檔案的內容，越來越多、范圍越來越廣，純粹依賴手工操作已經不適應時代的發展，各種智能化技術手段對檔案管理運用不足，已經嚴重制約著衛生監督檔案管理工作的蓬勃發展，加強檔案管理工作中科學技術水平的運用，為新時期衛生監督事業發展做貢獻。

3 加強衛生監督檔案管理工作的措施

3.1 提高衛生監督檔案管理人員的素質

檔案管理水平受檔案管理人員素質的影響，因此，必須重視對檔案管理人員素質的培養。第一，要求衛生監督檔案管理人員堅決遵守國家的法律法規，堅持實事求是的工作作風，全心全意為人民服務，從而提高檔案管理人員的政治素養。第二，建立衛生監督檔案管理工作人員的科學培養機制，加強對檔案人員的業務培訓，提高衛生監督檔案管理人員的專業素質，對各單位檔案管理人員進行繼續教育，不斷地更新和強化檔案人員的相關知識，使之具備扎實的檔案管理文化基礎。

3.2 加強衛生監督檔案材料系統化程度

傳統衛生監督檔案管理方法難以滿足現實需要，因此，要加大衛生監督檔案工作的軟硬件設施的投入力度，做到軟件和硬件有機結合，為檔案資料的及時形成提供基礎保障。加強衛生監督檔案的整理和歸檔工作，檔案管理人員要將各分散的檔案資料及時收集，進行分門別類，統一歸檔，保障檔案資料的完整系統性。加強檔案工作領導，重視檔案管理，各領導部門要發揮其作用，明確相關人員的職責，制定相應的獎懲制度，確保管理工作的持久性。同時，要對檔案人員進行工作監督，不定期抽查其業務成果。

3.3 優化衛生監督檔案管理機制

相關衛生監督管理部門要進一步建立健全衛生監督檔案管理的規章制度，對檔案的歸檔、整理、分類、保密等制度進行相應的完善，實現檔案管理制度的科學化和規范化[3]。衛生監督相關領導部門針對檔案管理的每個步驟和環節都要認真查閱和審核，再進行簽字確認，對于其中出現的問題要及時處理，從而減少檔案管理工作過程中的疏漏，保證檔案管理工作高質量、高效率地完成。對重大項目的檔案文件資料要進行嚴密保存，強調其重要性，保證其相關機密性。

3.4 提升衛生監督檔案管理工作的信息化技術手段

衛生監督檔案管理工作要適應現代化衛生事業的發展，首先就要加強檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過網絡技術手段將原本紙質信息進行數字化處理，建立全面的檔案數據資料庫，提高檔案資源的利用效率，實現檔案資源共享。

綜上，衛生監督檔案是衛生監督機構日常活動的監督檔案，為相關執法部門提供了系統完整的資料，同時也是衛生監督機構各項資料的系統組成部分，對提高衛生監督機構的業務活動有著重大規范作用。該文通過衛生監督檔案的基本概述，針對當前我國衛生監督檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出了相應的解決措施。從而促進我國衛生事業的快速發展。

參考文獻

[1] 梁晶.淺談衛生監督檔案管理工作現狀及對策[J].經貿實踐，2015（9）：263.

[2] 肖依.做好衛生監督檔案管理工作的思考[J].產業與科技論壇，2015（14）：230-231.

[3] 車立浩.試論衛生監督檔案管理與規范[J].科學中國人，2015（36）：76.