醫院流動人員人事檔案管理之實踐探索

李曉英

摘 要：人事檔案在醫院是不可或缺的，在醫院人才管理、組織機構、德能勤績的綜合素質等方面具有重要的歷史和現實意義，流動人員是我國改革開放和干部制度改革中出現的新情況，其人事檔案管理亦面臨新的局面，人事檔案管理的傳統指導理念和傳統整理方法面臨新的考驗和挑戰，加強醫院流動人員檔案是當務之急。醫院是專業技術性機構，更應管理好人事檔案，本人根據自身在醫院人事檔案管理實踐，淺析醫院流動人員檔案管理出現的問題和幾點思考。

關鍵詞：醫院；流動人事檔案；問題；思考

近年來，隨著醫療衛生行業的快速發展，我市市級公立醫院通過正式或非正式渠道招聘了6000余名非編的醫師、行政、護理人員，來緩解社會醫療日益增長的需求和國家嚴格控制事業單位編制的矛盾。流動人員人事檔案為醫院考核、選拔提供更加真實可靠的一手資料，是建立內部人才梯隊以達到持續、高速發展的重要保障。非編人員流動性強，雖然在一定程度上促進了人才交流，但伴隨著也產生了其人事檔案管理和服務問題。

在我市，醫院流動人員人事檔案主要有：①自動離職或被開除的人員的人事檔案②解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案。④新招錄非在編人員人事檔案。⑤和醫院脫管的流動人員的人事檔案。

1 醫院管理流動人員人事檔案出現的新問題

1.人檔分離，分工不明，原始資料收集困難。昆明市級各公立醫院主要將流動人員人事檔案托管在昆明市人才服務中心衛生分中心，在職人員人檔分離，醫院與托管機構分工不明確，未能及時、持續的將他們在工作中形成的專業技術、考核、工資審核、人事關系等重要資料移交托管機構，造成人事檔案資料不齊全、手續不完備的情況出現。

2.“棄檔”現象存在。因為流動性強，缺失檔案記載，有些醫院在招錄人員時，只是經過簡單的面試即可；離職人員在原單位隨意離職，手續不齊全，而新的用人醫院卻未重新建檔；流動人員往往人事檔案管理意識薄弱，以為檔案作用不大，可有可無。

3.管理不規范，方式落后。目前，針對我市6000余份流動人員檔案，托管機構僅有3名正式檔案管理人員，材料收集、分類、整理任務繁重，加之流動頻繁，對流動人員人事檔案管理制度、規定和目標了解不透徹、操作傳統、管理不規范的情況，使之難以適應高質高效服務的新要求。各醫院檔案管理人員多數為院辦行政人員兼職，理論、實踐水平參差不齊，不能專注整理人事檔案，造成歸檔質量下降；同時，各醫院及政府在流動人員人事檔案管理上投入較少、目前暫未實現電子化管理，人事檔案難以提供應有的服務質量。

4.檔案信息化水平低下。我市無論是托管機構還是醫院檔案部門，均沒有專業的檔案管理軟件，也沒有后期的掃描、數字化操作。大多還停留在原始本子登記、編號、提檔的層次，整理過程中僅用EXCEL工具編錄和打印目錄，信息化管理水平低下，各環節未能持續有效銜接，給檔案工資晉升、出具政審材料、考核、評價和辦理相關手續帶來了一定問題

5.法規和政策規定不能與時俱進。我國人力資源和社會保障局在1996年12月下發了《流動人員人事檔案管理暫行規定》，對流動人員人事檔案的整理、管理、利用、監管等方面做了規定，但是隨著醫療衛生行業的發展，醫院流動人員人事檔案面臨新問題，國家在政策、文件、法規缺乏相應的規定。

6.系統內人事檔案管理隊伍建設重視度不夠。市衛生系統以醫技人員專業技術為主，檔案職稱人員稀少，大多為兼職，而兼職人員缺乏必要的培訓，業務素質有待提高，流動人員人事檔案存在嚴重的問題。

2 加強醫院流動人員人事檔案的幾點思考

為保證人事檔案的完整性、真實性、嚴肅性，確保人事檔案管理的規范性，時效性，充分發揮醫務流動人員人事檔案的作用，合理促進衛生人才的流動，結合自身工作經驗，提出以下幾點思考：

1.衛生主管部門建立人事檔案管理規章制度和問責制。明確醫院與托管機構的分工，注重收集第一手人事檔案資料。結合工作實際，各用人醫院收集齊全人員在工作中形成的各類人事檔案原始材料移交托管機構，托管機構應及時將醫院移交的材料充實到流動人員人事檔案，同時，相互協作，做好人員配備、資金保障、安全保密、保管利用等方面的工作，以托管機構的規范化管理，促進流動人員人事檔案科學、合理發展。

2.確保流動人員人事檔案及其內容的真實性和完整性。建章立制，將流動人員人事檔案整理工作納入到醫院年終工作考核當中，管理檔案人員在調崗、離崗前應清點好賬目，移交清楚，未整理的零散文件要分類存放、清理排序、做到系統有序。同時，豐富檔案內容，放寬眼界，不僅局限于專業、學歷、職稱，同時擴大收集內容，將醫德醫風、創先爭優、提高醫技服務水平等原始資料充實到人事檔案，提高檔案含金量，給醫院選人用人提供一個強有力的依據。

3.提高人事檔案管理水平，實現信息化管理。信息化日益深化的今天，流動人員人事檔案信息化管理迫在眉睫。要轉變觀念，提高效率，在系統內部統一一款適合的檔案管理軟件，以實現托管機構和醫院之間的數據互通。具體來說，應做到：第一，原始資料的電子化，通過拍照、掃描、輸錄、整理，把紙質資料轉變為電子數據庫，從而在檔案的整理、查詢、統計、利用等方面實現信息化。第二，檔案庫現代化，充分運用管理軟件，建立專用數據庫，實行統一集中管理。第三，檔案代理服務的信息化，運用專門網絡和專門網站實現人事檔案的交流、流通，實現資源共享。

4. 完善法規，創新人才服務形式。建立健全統一的法律法規，修改完善不適應發展的條文規定，規范人事代理，促進人才代理機構健康發展。代理機構應做好流動人員的職稱評定、出國留學、工資晉升、保險等社會化服務，積極加強與用人單位的合作，更好更有效的為流動人員服務。

5.不論是主管部門、醫院、托管機構，還是專兼職管理人員，都要增強檔案管理意識，專對兼職人員要加大業務培訓，應積極參加市檔案局一年一次檔案基礎培訓課程，熟悉人事檔案工作的基本流程和各個環節，不斷提升，創新模式，管理好流動人員的人事檔案這一重要信息資源。

總而言之，只有醫院、人才代理機構、流動人員相互協作，形成合力，變“被動式”服務為“開發式”服務，才能實現流動人員人事檔案管理目標，促進醫院流動人員工作合理化。