高校檔案利用障礙及對策分析

馬安娜

摘 要：當前高校檔案的開發利用程度較低，但其社會需求越來越多，如何開發高校檔案資源并合理利用，是當前高校檔案工作者面臨的重要問題。本文分析了當前國內高校檔案管理工作中檔案利用存在的障礙，并分析了原因，提出了相應的對策，希望對國內高校的檔案利用提供一定的借鑒。

關鍵詞：高校；檔案利用；利用障礙

檔案作為記錄重要信息的載體，在我國的管理制度中具有重要意義。而高校檔案記錄了學校在招生、教學、后勤服務等工作中的重要信息，還記錄了科研、教學等重要的科技文化成果，是極其重要的資源。隨著高校工作公開化進程的加快，各種信息資源的共享成為當今社會的需求，因此檔案的合理、合法、方便的使用，能夠為社會提供優質資源，更好的實現檔案的價值。高校檔案管理部門負責檔案的整理、歸檔和傳播，在保管檔案的同時將檔案信息提供給用戶使用，在信息化的今天，各高校基本實現了檔案的信息化管理。但受到多種因素影響，高校檔案的利用率偏低，很難發揮其應有的價值。因此，高校檔案管理人員如何在管理檔案的同時，更好的解決檔案利用的問題，提高利用效率，是當前引起普遍關注的問題。本文從分析當前高校檔案開發利用中存在的障礙入手，分析現狀并提出相應的對策。

1 當前國內高校檔案利用現狀

1.1 我校檔案利用的現狀

根據我校的《檔案室基本數據年報》報表統計數據，近5年檔案年平均利用人次在600左右，且近幾年呈現逐年增加的趨勢。在應用目的上，檔案主要用于工作查考和學術研究，這一部分的比例持續增加并保持穩定發展勢頭，可見檔案的地位和價值。但在具體應用中，以辦理學歷認證、學籍證明等常規利用偏多，無法展現檔案的社會及經濟價值[1]。與此同時，檔案的利用率與館藏總量相比偏低，這一問題隨著信息化建設的開展、檔案檢索水平的不斷提高有望解決。

1.2 當前國內高校檔案利用存在的問題

當前國內高校檔案利用往往存在無檔可用及有檔難用的問題。一方面，很多學校的檔案管理較為分散，檔案質量良莠不齊，檔案室只負責保存而不監管檔案收集質量，對檔案的歸集缺乏統一標準，因此當真正利用檔案資源時發現檔案數量及質量都無法滿足應用[2]。另一方面，檔案的借閱查詢受到傳統保密觀念的影響和法律法規的限制，其開放利用受到影響。近幾年逐步公開化，但很多檔案是否能夠被查詢利用還不確定，這也導致了檔案的利用率偏低。而檔案管理者的素質高低也直接決定了檔案的使用效率，很多檔案的檢索字段設置不合理，導致檔案利用者無法準確檢索并利用。

2 高校檔案存在利用障礙的原因

2.1 管理體制

高校檔案管理體制以管理為主，缺乏必要的服務意識，服務方式落后。首先，檔案整理過程中，早起檔案以立卷方法整理，不易丟失，但同時無法正確反映卷內文件，導致檔案利用時不能便捷、高效的查詢。在后期的卷改件過程中得到一定解決，但前期的部分檔案質量也制約了卷改件的成功性。另外，高校的檔案管理相對被動、孤立、封閉，用戶主要面向學校內部機構，對開發新用戶的重視程度低，重保管輕利用的思想嚴重，檔案資源的共享度低，都制約了高校檔案的利用。

2.2 思想觀念

檔案管理屬于學校的一項基礎服務性工作，不能帶來直接的經濟效益，因此學校領導和工作人員對檔案管理工作重視程度普遍不夠，受到重保管輕利用的思想影響[3]，對檔案收集的范圍和整理比較重視，但忽略收集的質量和檔案的利用價值。并且由于檔案的保密性，大多數管理人員怕資料泄露對自身帶來不利影響，因此寧可將檔案束之高閣也拒絕開放使用，使得檔案的可利用率不高。

2.3 人員素質

高校檔案管理崗位對在崗人員素質要求普遍不高，多數人員沒有編制，崗位流動性大，因此專業技能欠缺，知識面不夠，工作的積極主動性也不夠，在當前檔案工作網絡化、信息化、多元化的大形勢下，很難適應當前工作。而多數高校并未在檔案管理人員素質上給予足夠的重視，因此影響了檔案管理和利用質量。

3 解決高校檔案利用障礙的對策

3.1 改變觀念，給予重視

高校應從領導層面對檔案管理和檔案利用工作給予充分的重視和關注，改變過去的傳統觀念，將開發檔案的利用價值作為檔案管理工作的重點。從體制上改變檔案搜集管理的方式，做到檔案的統一搜集和集中管理，由專業的檔案管理人員來統一檔案管理思路，規范檔案收集標準，真正做到檔案有利用價值，以此保障有檔可查。另外，提高檔案管理人員的綜合素質，兼顧政治素質、職業道德和專業技能，并定期對業務人員進行技能培訓，組織檔案管理人員學習先進的檔案管理經驗，提高管理人員對檔案的開發利用能力。

3.2 加強信息化建設

對檔案進行信息化、數字化處理，能夠解決因記錄載體產生的利用障礙，也可通過網絡互連解決資源共享的問題，因此加強檔案的信息化建設是解決檔案利用障礙的關鍵。采用電話、傳真、電郵等方式提供檔案利用服務，突破檔案利用的時間和空間限制，各個學校建立自己的檔案資源庫，并且與其他學校合作開發共享資源庫，加強高校合作，可以有效整合資源，為檔案利用者提供更優質的服務。

3.3 檔案開發利用的宣傳工作

大多數高校的檔案利用處于封閉狀態，連本校的教職員工對檔案都不能全面的了解和有效的使用。因此，高校應重視宣傳工作，通過宣傳手冊、宣傳講座等形式[4]，將自己的檔案資源向全社會公開，吸引更多的需求者，擴大檔案利用者的數量，提升檔案利用價值。

4 結論

檔案管理的職能正在由管理向著服務型轉變，在當前新形勢下，如何通過對檔案的有效管理，解決檔案利用障礙，最大程度的發揮檔案的利用價值，助力社會發展，是檔案管理工作者應重點思考的問題。我們需要深刻剖析當前檔案利用率偏低的原因，并從體制、觀念、人員、方法等多方面入手，積極探索，深化改革，促進檔案利用的發展，為國家區域發展做出貢獻。

參考文獻

[1] 邰秀春.高校檔案開發利用中的問題與對策分析[J].中國科教創新導刊，2013（5）：200-201.

[2] 李春梅.高校檔案利用情況調查及對策分析[J].蘭臺世界，2013（9）：45-47.

[3] 朱力.高校檔案利用情況調查及對策分析[J].淮北師范大學學報，2013（4）：182-184.

[4] 劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2012（9）：50-52.