關于基層計生檔案管理工作的幾點思考

馮梅

摘 要：我國自改革開放以來的幾十年里，經歷了從人口的高增長時期逐漸過度到人口的自然和諧增長的階段，直至今天，人口依然呈平穩增長的狀態，使得環境與人口的增長能夠維持在較為和諧的關系上。這主要得意于計劃生育政策下的基層計生檔案管理工作的不斷完善。雖然目前的計生檔案管理已經得到了逐步的完善，但是仍存在著大量問題，需要有關部門進行反思，并及時解決。

關鍵詞：基層；計生檔案管理；思考

近幾十年里，我國一直致力于緊抓計劃生育的政策，近幾年來，計劃生育政策在我國產生了很明顯的效果，因而在對人口的控制上也對政策進行了修改。但是在當前，計劃生育所面臨的新的問題也影響了計生工作的發展。基層計生檔案管理工作是我國計生工作中的一個重要的方面，但是在這一重要的方面中存在著很多尖銳的問題。國家應當加大基礎設施的投資，正視在計生工作中的問題，設計出最優的解決方案。

1 基層計生檔案管理工作中存在的問題

1.1 計生管理工作人員分工不當

目前，我國并沒有建立一支形成良好體系的計生檔案管理隊伍。由于工作人員稂莠不齊，計生管理內部也比較混亂。由于計生檔案管理工作的內容龐雜，勞動量比較大，很多人都不愿意從事這方面的工作。所以專業工作者所占的比例相對較少，很多都是非專業人員，這就降低了管理工作的專業性和嚴謹性。再者就是管理工作人員分工不合理，存在很多管理部門人員不夠，管理薄弱，或者一人多職的情況。一個人身兼數職，這就使得很多方面顧及不到，然而一些部門人手又過多，導致了勞動力的浪費。

1.2 基礎設施建設投入不足

基礎設施建設是計生管理工作中的基礎和保障，如果沒有良好的基礎設施，那么計生管理也是不嚴謹的，很容易出現問題。我國現階段就存在著這樣的問題，政府對基層計生檔案管理中的投入不足，使得在對基礎設施的建設方面比較簡陋。檔案室的條件簡陋，用具陳舊落后，安全設施方面也無法做到位，導致檔案無法很好的保管起來，甚至會使數據丟失。

1.3 高層管理者不夠重視

計生工作的高層管理者對基層計生檔案管理工作這一分支重視程度不夠，管理者不能提高自身的重視程度，其表現就是在人力、財力、物力等方面的投入不夠，人力以及資金無法得到滿足，自然無法完善對計生檔案的管理。同樣，管理者的態度也在很大程度上決定了職工的心理和態度。管理者態度隨意，員工也無法提高自己的重視程度，這就使得計生檔案管理工作在自上而下都是十分松散的，不能形成嚴謹的體系。

1.4 對檔案的保存不完善

檔案有著數量巨大且不易保存的特點，再加之檔案保存室條件差，環境惡劣，使得檔案更難被保存好。我國的很多工作室通風條件差，室內較潮濕，紙質檔案容易受潮腐化。更有甚者，保險箱中還存有蛀蟲，使檔案遭受蟲蛀。

1.5 檔案收集整理方面不到位

由于很多檔案整理的工作人員專業性不強，導致了在檔案收集整理方面存在著很大的疏漏。很多人的在檔案的專業知識方面薄弱，不能很好地分辨出檔案，使很多檔案無法被錄入，導致檔案的流失。還有一些音頻視頻等文件，錄完之后沒有及時歸檔，造成了檔案的遺失。再就是在人員調動的時候，應當統一整理移交檔案，在此過程中又會發生檔案的丟失。

1.6 沒有得到制度保障

我國缺乏在基層計生檔案管理方面的法律制度，沒有得到法律制度的保障，就無法規范高層領導以及工作者的行為，失去了行為準則的工作，是很難讓工作者更加細心地去完成一項任務的。領導者在態度上會松懈，進而導致在基礎設施建設上不按照章程來，馬馬虎虎，使得檔案在保存上面臨著風險。缺乏制度保障的工作任務就像風中的柳絮一樣，沒有了依托。

2 解決方案

2.1 對計生管理工作的人員進行合理分工

合理的分工是一個部門的工作能夠比較順利的進行的前提之一。管理者必須綜合工作者的各方面，優缺點以及能力傾向等，還分配他們的工作部門，使得每一位工作人員都能最大限度地發揮出自己的優勢，也能實現工作任務的最優化。同樣，對工作人員的合理分工，既不會造成勞動力的浪費，也不會使有些部門疏于管理，這樣能夠同樣兼顧好計生檔案管理工作中的各個方面，使這個系統能夠更順利地完成任務。同時，還應當啟用高素質的專業型人才，拒絕使用兼職人員，建立一直專業、高素質、高水平的計生管理工作者。

2.2 加大對基礎設施建設的資金投入

有關部門應當加大對計生檔案管理工作方面的基礎設施建設的資金投入。使得計生工作部門有充足的資金來建設檔案室等。領導應當合理地分配好資金，更好地發揮資金的作用。將每一筆錢都花的有效果。要定期對檔案室進行必要的檢查維修的工作，建設好合格規范的檔案室。同時，還要做好對檔案室的通風、除蟲、防潮等任務，以確保檔案的安全。必要時應當購置相關的設備，對檔案進行備份，不至于丟失檔案。

2.3 提高高層管理者的重視程度

管理者的態度對一個部門的運行來說十分關鍵。必須要提高領導的重視程度。應當對領導組織定期的學習任務，對領導進行考核，讓他們深刻理解檔案的重要性。要聯系相關的部門，經常開展對檔案的宣傳活動，來提高高層管理者的重視程度。

2.4 完善檔案的保存方式

檔案的保存是基層計生檔案管理工作中的重中之重，既然是檔案管理工作，那么對于檔案的保存來說就尤為重要。檔案的保存做不到位，使得檔案丟失，那么一切都工作，包括檔案的收集整理等都將失去意義。可見，一定要保證好檔案的完好。那么，就要對檔案的保存方式進行完善。首先就是保證好建立合理嚴密的檔案室，檔案室要做到通風、防潮、防蟲、防火等，還要保證檔案室的整潔，不能堆放雜物。同時，不僅要保存好紙質的檔案，還要將各類數據在計算機中進行備份，不致使檔案徹底丟失。提升檔案保存的專業化水平，普及信息化，增加掃描儀、監控器等必要的電子設備。

2.5 強化對檔案的收集整理

在對檔案的收集整理中，并不是一個工作人員就能完成這項任務的，對檔案的收集整理往往是很多部門很多的工作人員共同完成的，以保證檔案收集整理的細致和準確性，能夠使檔案更好的保存，在查閱檔案時也更加方便快捷，同時也不至于使檔案丟失，檔案能夠得到更好的保存。

2.6 完善檔案管理制度

我國是一個依法治國的國家，要在法律上就提出相應的制度，使檔案管理方面得到制度的保障。有了檔案管理制度，就能更好的提高管理者的重視程度，能夠更好的約束員工的行為。法律的效用是巨大的，一旦樹立起對檔案的法律意識，就是形成對檔案的維護的強烈愿望，使檔案管理真正的做到有法可依。

3 結語

在基層計生檔案管理工作上，我國還有很多方面需要完善。其中，基礎設施建設是基層計生檔案管理中的重頭戲，搞好基礎建設，計生檔案管理就有了保障。其次，要糾正領導者的態度，使領導者扮演好“領頭羊”的角色。再次，要對工作人員進行合理的分工，使得每個工作者都能各司其職。最后，抓好對檔案的保存、收集和整理工作。這樣，我國的基層計生檔案管理工作就能更進一步。

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