新時期學校檔案管理工作問題探究

席美珍

【摘 要】檔案管理作為學校管理的一個主要組成部分，在學校的整體管理工作系統中具有重要地位。本文闡述了檔案管理工作在學校整體管理工作中所發揮的重要作用，揭示了其在學校管理工作中的地位，探討了學校開展檔案管理工作的必要性。希望以此為我國學校的檔案管理工作提供一定參考。

【關鍵詞】檔案管理；作用；問題；解決思路

一、檔案管理工作所發揮的作用

學校檔案管理工作所發揮的作用主要體現在幾個方面：為學校的教學及科研行為提供充足的文檔支持；為老師教學提供了大量的實際參考案例；為在校學生樹立了可以學習的榜樣。

（一）檔案管理工作對學校整體管理的影響

學校管理、教學和科研工作的開展都離不開相關工作文檔的制定、修改與完善，而在學校的多年教學歷程中必然會積累大量的工作文件，這些工作文件前人智慧的結晶，同時也為后續學校管理、教學和科研工作的開展提供了珍貴的參考資料。在學校中開展檔案管理工作的目的是為了對學校管理、教學和科研行為所產生的原始資料、圖表及工作總結等進行分類管理。檔案的分類處理減少了后續查閱資料時的甄選時間，可以讓學校工作人員快速的挑選出有參考價值的文件并為其工作提供有利的參考資料，最終使得學校的管理、教學和科研活動都進入一個良性的循環狀態。

（二）檔案管理工作對教學工作的影響

學校積累的教學檔案是在學校多年發展歷程中所凝聚出的精華，是學校的重點管理對象之一。這些教學檔案包含了自學校成立以來的幾代教育工作者對教學經驗的總結，同樣也包含了對不同類型學生的培養心得。對教學工作中所產生的文檔資料進行分類管理和歸檔處理是教學工作所必須開展的一項工作。教學資料的檔案管理為學校教師提供了珍貴教學案例和不同類型學生的培養思路，使得青年教師在開展教學及科研工作時能夠更加得心應手，同時也會大大的提升學校的整體教學水準和科研水平。

（三）檔案管理工作對學生個人發展的影響

合理的開展檔案管理工作會同樣會對在校學生的個人發展產生重要影響，對學校前輩所取得的成績和研究成果進行適當的宣傳可以為在校學生樹立正確的學習榜樣和努力的具體方向。宣傳時所需的資料主要自于學校的科學化檔案管理工作，在教育過程中可以對學生的個人資料進行甄選，將具有代表性的資料進行歸檔處理。學?？梢詫炐銓W生的個人學習方法、心得和所取得的成果做成宣傳資料，將其錄入學校的網站或是張貼到學校的閱覽室之中，方便在校學生學習和了解并及時對自己的學習方法進行糾正。合理的開展檔案管理工作可以為在校生的個人發展提供更多的參考資料。

（四）檔案管理工作對學校辦學水平的影響

檔案管理工作可以為學校的各個職能部門所需的參考資料，這些參考資料對于學校的整體管理和教育水平的提升具有深遠影響，同時也從側面反映了學校辦學水平的高低。衡量學校辦學能力的好壞不應僅限于學生升學率和學生獲獎率等指標之上，更應充分考慮學校的教學資料及檔案的管理工作水平。學校的教學資料包含了教師的教學計劃、大綱和主要授課內容同時也記錄了教師對于個人教學工作的總結和教學工作中遇到的問題的思考，這些資料對于青年教師的培養具有重要作用，只要合理的運用好這些資料才能快速的提升學校的整體教學質量和辦學水平，而運用好這些資料的前提則是對教學資料進行合理的管理與歸檔。資料檔案的妥善管理會極大的方便教師的查閱和篩選，使其能及時的糾正教學思路中的不足。

二、學校檔案管理工作存在的問題

目前，我國學校檔案管理工作暴露出了一系列的問題。這些問題涉檔案管理思想、方式、硬件設施和人員專業素質等多個方面，這些不足之處使得學校的檔案管理工作舉步維艱，極大的限制了學校檔案管理工作的發展。

（一）檔案管理思想淡泊

現階段檔案管理工作開展較好的學校主要集中在城市，縣城及農村學校的檔案管理意識較差，偏遠山村則基本沒有檔案管理的意識。有的學校僅將檔案管理工作看作是對學校教學資料的回收與處理，忽視了對教學資料的分類，也不能夠挖掘出檔案資料中對于未來教學工作具有指導意義的精華部分，使得檔案管理工作形同虛設。通過分析可以發現，檔案管理工作開展不到位的地區主要是一些經濟發展較差的區域，這些地區的學校將人力、物力都放在教學之上，著眼于學生升學率的提升，忽視了檔案管理工作在提升教學水平方面所起的重要作用。這種重師資而輕管理的思想在一定程度上阻礙了教學水平的提升，不利于優秀教學思路的教學方法的共享。

（二）檔案管理方式及硬件措施落后

我國大部分學校目前采用的檔案管理方式仍為單一的紙質檔案管理方式，這種檔案管理方式較落后且不便于檔案的分類處理和后期檔案的查找，并且紙質檔案不利于長期保存。與此同時，檔案管理的硬件措施也不夠完善，如紙質文檔管理時的防潮、防火措施不夠到位；電子檔案管理時計算機的硬件水平較差等。這些不足都限制了檔案管理工作水平和工作質量的提升。

（三）檔案管理人員專業素質欠缺

受檔案管理思想淡泊的影響，很多學校不愿意花費較高的薪酬去聘請專業的檔案管理人員，檔案的管理工作則主要依靠于學校各個學科的老師，而學校最終僅起到一個資料匯總的作用。這種檔案管理方式使得不同種類和學科的檔案編寫及歸類處理方式五花八門，因為教學資料的歸檔處理主要依靠各個學科和部門的老師且在編寫資料的時候沒有明確、統一的標準，所以最后上交到學校的歸檔資料必然千差萬別。這種檔案管理模式不僅浪費了教師教學時間，而且為不同類別檔案資料之間的分享與傳閱帶來困難。

三、檔案管理工作中存在問題的解決思路

針對于現階段檔案管理工作所面對的問題，其解決方法應主要涉及兩個方面，既提升檔案管理工作的意識和改變檔案管理工作模式。

首先，學校領導應及時認識到檔案管理工作在學校發展和教學水平提升方面所起的主要作用，積極促進學校檔案管理工作的開展。學校應建立專業、健全的檔案管理工作團隊，明確檔案管理工作各個職能部門應承擔的責任，使得檔案管理工作向專業化發展。其次，學校應完善傳統檔案管理模式中的缺陷，建立電子檔案管理數據庫。將檔案管理模式由紙質檔案管理模式向電子檔案管理模式轉變，提升檔案管理工作的效率和所管理檔案的后期利用率。推動檔案管理工作的信息化和數據化進程，使得管理之后的檔案能夠更好的運用于學校的教學及科研工作。

四、結束語

隨著經濟水平及信息化水平的提升，檔案管理工作在學校的整體管理工作中所發揮的作用將會逐漸突出，檔案管理水平的高低將對學校的教學水平產生直接影響?，F階段檔案管理工作中存在的問題在一定程度上限制了學校的發展，而如何科學和合理的管理學校的各種檔案資料將是學校發展過程中所面臨的一大難題。

【參考文獻】

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