檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

潘頔

摘 要：隨著知識經濟的到來和信息技術的發展，各行業領域都在加速進行檔案管理信息系統建設，本文首先給出了檔案信息系統建設的含義及優點，并針對當前檔案管理信息化建設中存在的問題提出了相應的對策。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；信息系統建設；問題

1 前言

隨著信息科學技術的快速發展，信息科學技術已經開始廣泛的應用于社會的各個生產領域之中，具體的來說，在檔案管理領域，主要指的是通過利用信息科學技術，將檔案管理之中的各種各樣的數據信息進行加工處理，然后在進行科學的數據分析處理，保證這些數據信息可以有效地存儲在檔案管理的數據系統之中，形成一套完善的信息系統體系，以便于在使用的過程之中，可以迅速的尋找出來。在運用信息科學技術的基礎上，可以將檔案管理從傳統的紙質的檔案信息資源管理升華到信息化管理：在檔案管理的資源管理過程之中，使用互聯網的技術手段，可以有效的提升檔案管理的信息系統的管理效率，與此同時，在進行數據資源的采購過程之中，可以獲取到最新的數據資源，其性價比相對較高。

2 檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

2.1 檢索方式單一和落時，需要到檔案管理電腦和現場檢索

截至目前為止，我國的檔案管理在進行內部的數據信息整合的過程之中，都還在使用著相對比較原始的數字整合方式。在這樣的背景下，所進行的信息系統整合過程缺乏有機的操作和整理，在這個過程之中，也難以將的檔案管理之中的數值資源結構信息進行有效的統一，為檔案管理的學生提供有效的查詢和閱讀路徑。從檔案管理所提供的信息系統的類型來看，所提供的信息系統信息都不是動態更新的，涉及到的實時性的信息系統相對較少，沒有充分的發揮出信息系統的動態化優勢。與此同時，在進行數字化資源整理的過程之中，也沒有涉及到各種各樣的個性化閱讀服務，這就給檔案管理的查閱者帶來了很多的麻煩。除此之外，目前，我國的檔案管理的整合系統各異，系統間沒有統一的整合標準，直接影響著未來的資源共享，也背離了信息系統整合的目的。

2.2 檔案查詢過程相對繁瑣

目前檔案管理在引進大量的檔案信息后，忽視了對檔案信息系統的宣傳普及工作，在這樣的背景下，雖然我國的檔案管理引進了先進的信息系統技術，但是，由于沒有很好地在的檔案管理的查閱者之中普及開數字化資源的檔案管理信息，這就導致難以有效的發揮出檔案管理在信息系統上的優勢，難以有效的利用這些信息系統。尤其是目前檔案管理的借閱和歸還流程繁瑣，使用人工辦卡和登記，這就給查閱者帶來了很多的麻煩。

2.3 檔案資源多且雜

在新的時代背景下，國家更加重視精神文明建設，因此加大了對檔案管理的投資力度，使得檔案管理的資源不斷增多。同時，隨著信息化技術的不斷發展，當代檔案管理已經基本建成了數字化檔案管理，并且在不同部門之間逐步實現了檔案資源共享。這就更進一步擴大了檔案管理的資源數量，導致查閱者在進入檔案管理后容易產生選擇性恐懼癥，面對大量的檔案信息難以做出良好的選擇。同時，在大量的資源面前，查閱者也很難根據自己的真實需要進行選擇，通常會在面對多種選擇時做出無奈的選擇，最終導致其他資源被浪費。

2.4 檔案信息更新快

另一方面，在網絡信息時代的背景下，當代檔案管理已經能夠充分利用網絡信息技術進行資源的收集和整理。同時，在新的時代背景下，社會各個領域也得到快速的發展，導致各個領域的和研究得到快速的更新。在這種背景下，大部分查閱者并不能掌握前沿的信息，無法切實把握各個領域最前沿的動態。因此，大部分查閱者沒有相應的意識去挑選最前沿的資源，也不知道如何選擇最適合自己的資源。總的來說，當前檔案管理資源利用率較低的原因主要有兩個。一方面，檔案管理的資源得到極大的增加，而查閱者的數量卻在相應減少，導致大部分資源無人問津，造成資源浪費的現象發生。另一方面，查閱者難以在大量的資源中做出最好選擇，也無法正確把握各個領域的前沿動態，無法做出更好的選擇。因此，要提高檔案管理資源的利用率，也就是要解決上述兩個問題，使查閱者能夠閱讀更高質量的資源，并且能夠選擇更適合自己的資源。

3 針對檔案管理信息系統建設存在問題的解決措施

3.1 Internet網絡檢索的應用

隨著信息科學技術的進一步發展，為了有效的解決檔案管理檢索方式單一的問題，可以充分的利用計算機的信息檢索能力，提升信息檢索的檢索速度，幫助查閱者在進行借閱檔案信息的過程之中，快速的尋找到自己所需要的內容。具體的來說，就是在進行檔案管理的過程中，引進Internet網絡檢索技術，提升檔案管理數目的檢索能力，為查閱者提供方便。

3.2 自助辦理檔案查閱業務

在進行檔案管理的過程之中，為了有效的幫助查閱者縮減借閱檔案信息的時間，也為了更有效地幫助查閱者快速的進入檔案管理進行檔案信息借閱，可以讓查閱者使用二代身份證，免押金，過期自動提醒，方便快捷。通過這樣的方式，可以幫助更多的人查詢檔案，也可以方便檔案管理對查閱者進行管理，降低檔案管理的管理成本。

3.3 提升檔案信息資源共享范圍

在信息化時代，隨著互聯網技術的發展，各個檔案管理實現通借通還，一方面實現資源共享，一方面方便人員。在這樣的背景下，可以充分的利用好互聯網技術信息共享的優勢，有效的保證了檔案管理的信息資源的最大開發利用。

3.4 數字檔案管理的開發

檔案信息掃描后，通過Internet，App等傳播，適用人們的閱讀習慣。在這個過程之中，檔案管理應改變傳統的思維模式，變被動為主動，對信息系統積極地開展輿論宣傳，建立特色數據庫來吸引查閱者。具體可采用以下方法：一是新購置的電子資源，可在檔案管理主頁上及時進行通報，對全體查閱者進行告知；二是各個數據商聯合，在現場開展數據推廣活動。可通過現場互動，檢索競賽和知識問答等形式，調動查閱者的興趣，提升對信息系統的關注度；三是向查閱者發放檔案管理信息系統的具體內容簡介，并隨時發布關于信息系統的最新動態，加強和查閱者之間的交流和互動。

4 總結

總的來說，提高檔案管理的信息化建設程度，不但能夠促進檔案管理的進一步發展與建設，同時也能夠為查閱者提供更高質量的服務和更好的閱讀體驗。因此，檔案管理必須要切實掌握檔案管理信息化建設程度較低的主要原因，通過分析得出相應的解決對策，并在實踐中進行檢驗。同時，相關管理者需要在實踐過程中不斷發現問題、思考問題、解決問題，進一步完善相應的對策，切實提高檔案管理的信息化建設程度，推動檔案管理的發展與建設，達到提高群眾科學文化素質、加強精神文明建設的終極目的。

參考文獻

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