淺談高校教學檔案的開發與利用

摘 要：當前，很多的高校教學檔案在基礎業務拓展、現代化管理水平提高以及工作人員專業素質提升等方面都普遍存在許多不協調因素。因而，為了能夠更好地開發與利用高校的教學檔案，我們需要不斷的更新觀念，進一步落實高校教學檔案的基礎業務拓展工作，全面提升工作人員的綜合素質水平，同時充分運用現代化的科學技術，努力推動高校教學檔案管理的現代化進程。

關鍵詞：高校；教學檔案；開發與利用

高校的中心工作是教學，而為了能夠確保高校人才質量的不斷提高，因而需要努力提高自身的教學質量。當然，提高高校教學質量的途徑很多，而充分開發與利用教學檔案信息對提高高校教學質量有著十分重要的作用。教學檔案是高校師生在教學管理、實踐以及活動中形成的，是具有利用開發價值的聲像、文字、圖表等不同載體的教學材料的總和。其凝聚了高校廣大師生的勞動與智慧的結晶。因此，如果能夠有效的開發與利用高校的教學檔案，不僅可以在深化高校教學改革、總結教學規律、開展教學研究、 實施學術交流等方面起著積極、有效的意義，另外對提高自身教學質量以及開展高校教學水平評估等都擁有重要的參考與借鑒的價值。

1 當前我國高校教學檔案開發與利用現狀

1.1 高校教學檔案館藏量不足

高校教學檔案的館藏量是否豐富與優化是直接關系到檔案的開發與利用的程度，尤其是高校的教學檔案作為高校教育教學的重要組成部分，已經普遍得到高校領導以及廣大師生的高度重視。而教學檔案的形成具有很大的收集難度以及復雜性，使得部分高校的教學檔案普遍存在不夠完善、完整，教學檔案館藏量嚴重不足等問題。在當前推行高素質人才培養模式下如何進一步完善教學檔案的內容，已經成為高校檔案管理部門關注的重點。

1.2 缺少信息化的教學檔案管理方法、手段

網絡、信息技術已經在如今科技發展的時代中占據主導地位，已經全面的應用到檔案管理當中，而傳統的檔案管理方法已經偏離了正確的“軌道”。但是目前仍然存在不少高校的教學檔案管理部門缺少計算機網絡系統、掃描設備等現代化的管理用具，而相應的管理軟件沒能夠得到普及，再加之對于教學檔案的查詢、收集、管理仍然沒有建成網絡化系統，導致目前高校的數字信息化的教學檔案水平偏低，使得檔案信息的開發也得不到深入。

1.3 檔案的信息輸出能力較弱

高校的教學檔案管理部門要將開發的教學檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學檔案信息輸出不能夠完全適應高校師生對教學檔案信息的需求。雖然部分高校將教學檔案的部分內容信息在校園網上進行公布，而這也具有一定的局限性和特殊性，所以無法滿足廣大師生對教學檔案信息的需求。因此，我們高校的教學檔案管理部門以及工作人員應該自覺地改善服務模式，努力提升自身的業務水平，力爭讓所有需要教學檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。

1.4 高校教學檔案管理人員存在不穩定性，沒有足夠的專業知識

考慮到各方面原因，很多高校的教學檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學檔案管理人員，基本上都是由教務、教學管理人員兼任教學檔案管理一職，且變動非常頻繁。正是因為身兼數職，才給教學檔案帶來了更多不利局面。

2 加強高校教學檔案開發和利用工作的對策

21世紀的高等教育，其已經表現出終身化、個性化、社會化、多元化、生活化以及市場化的發展趨勢，而教學檔案的管理理念也在發生深刻的變化。國家的高校教育是其整個創新體系中的重要組成部分，因此高校教育的創新需要以管理創新來提供保障。而高校的教學檔案開發與利用同樣也需要通過創新管理來實現。因此，筆者認為高校的教學檔案創新管理思路需要落實以下幾個方面內容：

2.1 創新管理理念，打破傳統思想觀念

之所以檔案管理人員與教育領導階層會缺乏足夠的檔案現代化管理意識，是因為他們沒能明確教學檔案現代化管理的最終目的。進行高校教學檔案創新管理，其最終目的是為了能夠實現“信息服務學校、服務社會”的準則。教學檔案創新管理的推進是為了能夠對大量的各類教學檔案實現有效的存儲與快捷的管理，并且能夠方便的提供查詢與統計分析。另外還必須要打破傳統的觀念，清晰的認識到高校教學檔案創新管理對檔案事業發展的重要性。同時教學檔案的創新管理并不能夠僅僅從經濟利益角度出發進行衡量，而是應該從多個方面出發進行衡量。

2.2 全面推進教學檔案管理的規范化、標準化、現代化建設

隨著我國高等教育改革的推進，創新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領域建設等方面都呈現出多元化的發展態勢，同時也促使了高校教學檔案的種類呈現出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學檔案能夠發揮其應用價值，就需要對高校的教學檔案管理機構及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。

要實現高校教學檔案管理的規范化、標準化、現代化建設，那就必須完善、落實相關的管理制度及工作程序。各高校要依據國家頒發的《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學檔案管理規章制度。將全校教學檔案分為學校、教務處、二級學院，并規定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學檔案目標管理標準，積極開展檔案業務培訓，加強二級學院的教學檔案建設，不斷總結經驗，加大規范化建設力度，實現教學檔案管理的科學化和規范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。以此來充分發揮高校教學檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學檔案的科學管理水平和質量。

2.3 創新信息化管理手段，實現教學檔案的現代化管理

隨著時代的發展，紙質教學檔案逐漸成為數字化，而互聯網的普及使得教學檔案開展網絡服務已成為可能。我國高校應加大教學檔案現代化設備的投入，將計算機技術應用于教學檔案的管理，建立教學檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現對教學檔案管理服務升級，充分利用校園網為平臺，積極推進教學檔案信息資源共享。

2.4 創新教學檔案管理人才培養，提高檔案服務意識

高校教學檔案管理人員的業務素質直接關系到教學檔案工作的質量，因此，要加強對教學檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展教學檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學管理工作的基礎上，不斷提高檔案業務管理水平。此外，還要認真做好教學檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學檔案的利用需求。

3 結語

總而言之，高校教學檔案的開發與利用是一項長期而又重要的任務，其中會有許多的問題需要我們去研究和解決。我們所能做的就是做好各種預防措施，遇到問題時，積極的思考問題并進行解決，同時還要加大人才的培養力度，最終實現教學檔案的應用價值。

參考文獻

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作者簡介

梅瓊（1972-），女，湖北竹溪籍貫，本科，副研究館員，湖北醫藥學院教務處，主要研究方向教學檔案管理。