《文書與檔案管理》課程實踐教學探索

摘 要：實踐能力的培養是高職教育的重要特點。《文書與檔案管理》課程是文秘專業課程中實用性很強的應用學科，在教學中應該以學生就業為導向，以掌握基本的知識和技能為原則，從突出應用知識傳授和強化操作技能訓練入手，以多種方式加強該課程的實踐教學環節。

關鍵詞：高職文秘；檔案管理；實踐教學

基金項目：鄖陽師范高等專科學校2009年度教學研究資助項目，編號為：2009127。

隨著檔案管理內容的豐富和檔案管理手段的日趨現代化，檔案工作對從業人員的素質提出了越來越高的要求。作為培養文秘專業學生職業能力不可或缺的《文書與檔案管理》課程，如何應對這種要求，調整教學方式，培養社會所需要的檔案人才，是值得每一位高校檔案學教師探討和思考的問題。目前，該門課程在教學中只注重理論灌輸而輕視職業工作能力的培養，往往是老師講，學生聽，課程結束，學生什么都不會。要培養符合社會需要和適應崗位的應用型人才，必須加強該課程教學的實踐環節，突出“應用”、“實踐”教學，強調對學生檔案應該知識的傳授和檔案職業技能的培養，使之獲得利用檔案知識和技能謀取職業的能力，提高步入社會的適應性。

1 《文書與檔案管理》實踐教學的主要方法

目前，《文書與檔案管理》課程中的實踐性教學方法主要有觀摩、實驗、實習三種形式。

1.1 現場集中觀摩

除了常規的課堂實例教學，檔案專業課程老師往往會把學生帶到校內檔案室、辦公室，校外檔案館等實習實訓基地現場觀摩，了解文書處理流程、檔案整理方法，以增強學生對檔案管理相關知識的直觀認識。

1.2 檔案模擬實驗

無論是文書工作還是檔案管理，都具有很強的操作性，光靠講解是不夠的，尤其是對于毫無檔案工作直觀認識的學生來說，掌握檔案整理、鑒定、分類等業務工作內容都有較大的難度。檔案模擬實驗可以直觀地運用大量、系統、真實的材料，讓學生模仿具體的實際工作，進行操作練習。現在很多高職院校文秘專業都建立了綜合實訓室，引進了多功能的辦公室軟件系統，以對學生進行模擬實驗，學生模擬操作檔案管理的全過程，不知不覺提高了實際操作能力。

1.3 檔案專業實習

專業實習是實踐性教學中的主體，也是高等職業院校中獨具特色的一個教學環節，當前高職院校普遍采用的是“2+1”的教學模式，實習環節占很大比重。實習和課堂教學互為補充，課堂教學側重于理論知識的學習和邏輯思維能力的培養，而實習則是側重于現實問題的處理和專業技能的培養，實習實際是一次綜合能力、綜合的全面檢驗。每個學生理論知識的儲備和其他素養的儲備在處理實際工作的過程中，全部得到體現。通過這一環節中的技能訓練和提高，可以使理論和實踐達到具體的統一。

2 《文書與檔案管理》實踐教學存在的問題

《文書與檔案管理》實踐教學環節雖然采用觀摩、實驗、實習多種形式進行實踐，但由于缺乏真實的情境與實在的操作，往往不能使學生很好地掌握檔案管理技能。其主要問題表現在以下幾個方面：

2.1 實踐流于形式

目前，雖然各高校都建立了文檔整理模擬室，課堂教學中也反復強調實踐的重要性，文秘專業學生也通過模擬情境材料和企業信息進行了實踐訓練，但由于檔案實訓室或實踐基地建設沒有跟上，缺乏實踐場所和實踐環境，也有實踐指導教師在指導學生實踐時指導不到位等問題，導致《文書與檔案管理》的實踐教學往往流于形式化、簡單化，并沒有讓學生得到真正的實踐。

2.2 實訓過于簡單

各高校都會把校內檔案室、辦公室以及當地的檔案館作為檔案實訓場所，但在檔案實際教學過程中，很多實訓項目并不能如期進行。一方面由于文書檔案工作本身的專業性、保密性，讓這些地方不可能容納太多的學生進行實訓；另一方面學生掌握的知識與檔案實際工作要求有較大差距，頻繁更替實訓學生會給文書工作人員和檔案工作人員帶來諸多不便。基于此，所謂的實訓往往局限于集中觀摩，走馬觀花地看一下，即便是少量學生參與進去，也只是讓其從事瑣碎的具體事務，而并非真正的文書檔案處理工作。

2.3 實習陷于被動

檔案專業實習是《文書與檔案管理》課程的重要實踐性環節，但學生在實習時，大多數并沒有到對應的檔案管理部門或文書處理崗位上去實習，而是接受學校安排的實習單位，或者自己隨便找個地方實習。不論是就學校而言還是就學生自身而言，實習都只是必須完成的教學任務，這種被動的實習很難調動學生的積極主動性，自然就談不上實習的內容和效果了。

3 《文書與檔案管理》實踐教學的改革思路

《文書與檔案管理》是一門實踐性很強的課程。在保證理論知識實用夠用的前提下，我們應該通過多種途徑，加強檔案實踐環節的教學。

3.1 在課堂教學方式上，盡量做到理論講解與實踐練習相結合

《文書與檔案管理》課程傳統的教學方法以單一的教師課堂講授為主，這門課程涉及到的許多概念、原理，對于毫無檔案工作感性認識的學生來說，既抽象又難懂。但如果將這些概念、原理與檔案實物或具體操作聯系起來，對于概念、原理的理解就容易多了。實踐教學雖然是教學中相對獨立的環節，但更是貫穿于教學活動全過程的一種方法手段。因此，我們在課堂教學中應該注意理論講解與實踐練習相結合，采取靈活生動的形式，為學生創造與檔案零距離接觸的機會。比如，根據教學需要，挑選一些典型的案卷帶到課堂上，邊講解邊演示，讓學生通過具體的檔案實物認識什么是案卷、檔案盒、備考表等，讓學生現場把材料整理成單獨“件”，進行分類。學生通過動手實踐操作，一方面可以驗證所學的檔案知識、原理，另一方面可以獲得從事檔案工作必要的職業技能，更快地適應將來崗位工作的需要。

3.2 加強師資隊伍建設，提高教師檔案管理實踐教學能力

在影響實踐教學過程的基本要素中，教師占有重要的地位，學生的操作都需要在教師的指導下進行。在實踐教學中，教師要進行教學分析，在實訓中還要進行示范操作及巡回指導，對學生操作中不當之處和遇到的問題要給予及時的糾正和解答，這就要求指導學生實踐的教師要具有“雙師”素質，不僅要有扎實的專業理論，還要有實際的操作能力。目前，很多高校并沒有《文書與檔案管理》課程方面的專業教師，往往是由其他教師兼任，他們雖然從事檔案管理教學，但自身缺乏檔案工作的經歷和背景，缺乏檔案管理實際工作經驗，實踐教學能力欠缺。

教師實踐能力的高低直接影響著實踐教學的效果，要解決這一問題，可以從兩個方面入手。其一是讓《文書與檔案管理》課程授課教師深入學校檔案館（室）實習。可以脫產在學校檔案館（室）工作一段時間，最好半年以上，沒有條件脫產的教師可以利用假期去校檔案館（室）實習或是在課余時間去校檔案館（室）兼職實習。只有在檔案管理實踐中才能提高教師自身的檔案管理工作能力和實踐教學能力。其二是聘請有經驗的檔案管理工作人員做兼職教師。主要聘請那些檔案管理工作經驗豐富的檔案管理員或檔案管理行家進行實踐示范，一方面可以彌補專任教師實際工作經驗的不足，另一方面也便于和這些檔案館（室）建立良好的合作關系。可以請具有一定理論水平的檔案工作人員結合他們工作實際為學生開設講座，條件允許的話還可以安排一定的課時。專兼職教師通過加強溝通交流，互相學習，可以有效地提高教師隊伍的整體水平，提高人才培養質量。

3.3 充分利用學校資源，為學生提供檔案管理的實戰演練

要使學生掌握檔案工作技能，加快由書本知識到實際能力的轉化，必須讓學生直接參與到檔案管理的實戰演練中來。《檔案管理學》課程所具有的實踐性、綜合性和社會性的學科特點，決定了建立廣泛而穩定的檔案實習基地是一項重要的前提性工作。[1]雖然各個學校都在校外建立了相應的實習基地，便基于教學任務需要建立的這種實習基地并不能讓學生得到真正的實踐鍛煉。反觀校園內容，可利用的實踐資源比比皆是，高校的機構設置就是學生進行檔案管理實戰演練的最好場所。

學校各個部門、教學系部都會有相應的文書檔案需要進行整理歸檔，可以與文書檔案資料相對多的部門建立長期培養“協議”，把文秘專業的學生分組，經勤工助學的形式分配到這些部門，如辦公室、檔案室、組織人事部、宣傳部、教務處、科研處等，協助這些部門處理文書，整理檔案，并且讓部門有經驗的兼職檔案員手把手地進行操作指導。可以利用高校檔案每年上半年整理移交上一年度檔案的工作機會，讓學生參與到這個檔案整理時間緊、任務重的工作中來，在這個實戰演練的過程中，學生雖然辛苦，可能經常需要加班加點，但經過一次這樣的實戰演練，學生檔案工作的職業能力會得到明顯提高。

3.4 加強檔案實習管理，提高學生檔案管理的職業能力

加強檔案專業實習，從培養學生的角度，不僅有利于提高學生運用專業理論對實際問題的解決能力和實際操作能力，也有利于學生們綜合素質的全面提升以便適應社會的發展需要。[2]檔案專業實習的成功開展與實施，不僅是理論與實際相結合的重要橋梁和紐帶，而且也能使學生、學校、教師、實習單位多方加強合作，獲得收益。因此，學校要重視對整個實習過程的監管，應該統籌安排、統一部署。[3]

其一是做好實習前的準備。要認真編制實習計劃和實習大綱。明確規定實習時間和地點、實習目的、任務和要求、實習內容與方法、考核方式和考核標準。實習帶隊老師要與實習單位進行細致交流，在充分滿足實習單位要求的情況下，保證學生的實習教學要求能夠得到落實。

其二是加強實習過程中的管理。在具體的實習過程中，雖然每個實習單位業務部門都會指派指導老師負責指導學生的實習工作，但作為實習帶隊老師，不是把學生送到實習單位就完事，而是要加強過程追蹤和管理。要多下實習點，多了解掌握第一手情況，制定相關的實習工作制度，全面提高實習管理水平，對實習過程中必須遵守的工作紀律、操作規程提出明確要求，建立完善的實習信息反饋、實習檢查、實習考核和檔案管理制度。

其三是完善實習評價考核機制。建立和完善實習學生評價考核機制，將實習考核成績作為學生畢業的必備條件，納入學業綜合評價指標體系。

檔案管理實踐教學還處在探索階段，還需要進一步完善，相信只要我們在教學中堅持以就業為導向，把握培養學生實踐能力和綜合能力素質這個主線，堅持不懈，勇于創新，善于實踐，就能不斷把檔案管理實踐教學改革推向深入，培養出更多“社會需要、行業認可、企業能用”的高素質、高技能文書檔案管理人才。

參考文獻

[1]王麗紅.對檔案教學實習基地的幾點思考[J].黑河學刊，2003，（5）

[2]孫愛萍.加強檔案專業學習 注重應用型人才培養[J].檔案學通訊，2006，（2）

[3]王琦.談《檔案管理學》課程中的實踐性教學環節[J].揚州職業大學學報，2007，（1）

作者簡介

王艷（1978—），女，湖北省鐘祥人，鄖陽師范高等專科學校中文系講師，碩士，研究方向：中國現當代文學及檔案管理。