電子文檔與更新傳統文件管理模式的幾點體會

摘 要：以計算機技術為代表的信息技術已經滲透到社會活動的各個方面。我國借助計算機技術的幫助，對信息資源的開發和重視程度也在日益提高。檔案作為人類社會活動的產物，在各項事業的發展中一直發揮著重要的不可替代的作用。特別是隨著電子文件及電子檔案的廣泛產生和利用，傳統的檔案工作在保持原來特色的基礎上，必然要適應信息化發展要求。

關鍵詞：信息技術；電子文件；檔案；管理；

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

隨著以計算機信息技術為依托的電子檔案生成和電子信息管理電子平臺的設計實施和推廣，檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身發展規律上發生相應的變化。當前計算機信息化系統正在逐步演化成為各類組織機構業務運行的基本方式，網絡平臺也正逐漸成為各類單位信息運作的支撐平臺。對這些部門的檔案管理活動而言，運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新的理念和新的方法。

一、電子文件的特點及其與傳統紙質文件的區別

所謂電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件在性質、形式上與紙質文件不同，這些不同也正是由檔案界最先感受到和最先引起關注的。與紙質文件比較，電子文件有其獨有的特點：

（一）電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備的輔助才能顯示并閱讀利用；

（二）電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞，信息的產生不再具有唯一性的特點，因此修改也十分方便；

（三）電子文件的利用可實現同時遠程共享，而不再受時間和距離的限制；

（四）電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場所的面積要求不高，而對環境的溫濕度、酸堿度及防磁性等條件的要求很高。

由于電子檔案顯示出的不同特性，就使我們的傳統檔案業務管理工作在流程和具體操作上面臨巨大的變化。

二、電子文件對檔案工作的影響

（一）電子文件對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出一份文稿真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，這種產生的 “唯一性”才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都可在計算機及相關設備上進行。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，它是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界研討的一系列新課題。

（二）對傳統檔案業務管理工作的影響

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，長期的管理實踐使傳統的檔案工作形成了一套完整的工作規范。特別是檔案的業務管理工作，整個流程各個環節完備、保管制度嚴密、提供利用嚴格。而在文件形成過程中應用計算機后，電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁介質上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、業務技術人員所共享。電子文件隨時產生，隨時更改，隨時進行存貯。如果歸檔電子文件，必須在移交電子文件打印稿的基礎上，以磁盤或光盤的形式進行移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統，也就是檔案信息讀取系統。

1、對分類工作的影響。由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類將不可避免地被概念分類整理所取代。因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的必需，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常對紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。2、對立卷工作的影響。2000年國家新的文件整理方法出臺后，在檔案整理過程中第一次引入了計算機輔助進行管理，由于計算機的強大貯存功能和查找記憶功能，直接應對每一份文件，就能輕而易舉地快速實現精確檢索。這樣以來，通過立卷實現檢索的傳統手工方法徹底失去了意義。在電子文件的歸檔過程中，模擬意義上的立卷同樣沒有任何意義，而以文件形成單位“件”為基本管理單位的保存和檢索成為電子文件管理的最好選擇。3、對價值鑒定工作的影響。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，因此對電子文件的讀取軟件甚至操作系統的分析，將成為電子文件保存價值高低的重要內容。

三、在新形勢下做好檔案工作的對策

（一）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。當代社會新思想、新技術的產生和利用十分廣泛，檔案人員也要切實轉變觀念，要適應信息技術和檔案事業發展的需要。因此，培養滿足信息時代需求的擁有各方面知識的復合型人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

（二）保護好歸檔電子文件的真實性。在實行電子業務管理的過程中，電子文件將成為文件產生的主流，對新型電子文件的歸檔勢在必行。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮應有的社會效用。

（三）建立文檔一體化管理模式。在電子業務建設的成熟階段，由單位統一建立起規范標準、密切相關聯結、互為保證、相對獨立的電子政務管理運行模式，實現紙質檔案和電子文檔的統一有效管理。對電子文件的管理從文件的形成、文件的捕獲、歸檔、鑒定、管理、保管、利用等所有環節都進行前端控制，實現電子文件產生和電子檔案歸檔同步，鑒定同步，管理同步，利用同步。

（四）開展紙質等載體檔案的數字化工作。隨著信息化建設的發展，通過網絡信息的遠程查詢，實現信息的及時共享將成為檔案利用工作的大方向。因此，對原有紙質檔案進行數字化改造工作已提上日程。因此，檔案部門必須適應這種要求，做好文檔數據的轉化工作，為不斷發展進步的各種業務技術工作及其輔助管理提供扎實有效的服務。

作者簡介：龐衛青（1966.02- ），女；單位：青海廣播電視大學；職稱：副研究館員。