淺談信息化時代下醫院會計檔案的管理問題

吳婕

摘要：醫療改革的進一步推進，對醫院的管理也日益規范嚴格，尤其是會計信息的管理。會計信息是醫院發展過程中的重要信息，反映了醫院一步步的成長過程。通過對會計信息的分析，也可以探索出國民醫療消費的變化情況。因此，醫院會計信息的檔案管理尤其重要，可以說是關系國計民生的大事。文章主要針對醫院會計檔案在信息化時代下管理存在的問題，并提出相應的對策，以促進醫院會計信息檔案管理的完善。

關鍵詞：信息化時代;醫院會計信息;檔案管理

信息化的發展推進會計工作的電算化，對會計工作者與會計管理的方方面面都提出了新的要求。醫院的會計檔案不僅是醫院發展過程的記錄者，也是國民醫療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時代的到來給醫院的會計檔案管理提供新的機遇的同時提出了新的挑戰。信息化時代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴格與環保。

文章主要分析在信息化的大環境下，醫院會計信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進醫院會計信息的檔案管理盡快適應信息化的要求。

一、信息化時代下醫院會計檔案管理存在的問題

信息化時代加快了醫院會計管理的電算化進程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強了醫院會計檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風險性。醫院的會計檔案管理在面對信息化的挑戰與機遇時，積極進行了適應，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進行分析。

（一）管理制度不完善

會計檔案管理制度統領著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現有的醫院會計檔案管理制度仍然只是按照“規定”來定性，并不具有強制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫療工作與全民醫保的發展，醫院檔案信息管理的工作量與繁雜度會與日劇增。但是現實狀況是，缺乏了制度約束與激勵機制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。

其次，在檔案管理的過程中，甚至出現一股官僚之風。對于特殊或具有特權的病患的會計信息保管完好，而其他的患者的會計信息則難得一覓，導致醫院的檔案室發展成為特權患者的專屬檔案室。

（二）新舊交替，卷宗混亂

信息化時代下的會計檔案管理實行電腦管理，但是醫院的硬件與軟件在各方面并沒有實現配備，新的管理要求與舊的紙質版的信息內容不兼容，出現極大的矛盾。舊的會計信息檔案的質量參差不齊，給會計信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經遺失，在整理的時候很多的錢財都花在了卷宗的收回與重建上。

另外，在檔案電算化的過程中，電算系統對于老員工來說很陌生，在檔案轉寫與系統操作維護上都造成困難，尤其是在剛剛引進新的系統的時候，大量的信息需要轉寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。

（三）缺乏專業人才

傳統的會計信息檔案管理都是實行紙質卷宗管理，對空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時代下的醫院會計信息檔案管理大都實行電算化管理。病人與醫院的財務、費用等信息都是通過電腦自動生成與錄入。醫院的整個財務運行都是數字化的，病人在到醫院就醫的同時就自動生成一份會計信息，最終與該病人有關的所有財務信息都會需要歸結到該文件下統一執行與管理。這就要求會計檔案管理的人員對于數字電腦以及財務系統的電腦操作較為熟練，且對于處理系統故障以及系統安全隱私維護具有一定的熟悉度，否則無法保證整個檔案管理的順利進行。但是，大部分老員工都是在紙質化管理的時代背景下培養出來的，對于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫院會計信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業人才的缺乏。

（四）信息化技術維護不到位

在信息化的電腦檔案管理基礎上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統的安全防護程序與檔案系統的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會留下任何物理痕跡，最后將其他信息進行復原。而在紙質化卷宗管理年代，任何對檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時代下醫院會計檔案管理的另一個重要問題就是技術維護不到位，尤其是安全保密防護技術不到位，給不法分子的篡改留下了機會。

（五）部門設置不規范

部門設置不規范主要源于對醫院會計檔案管理的不重視。通常情況下，會計檔案的管理都與醫院的其他檔案管理混為一談，并沒有設立獨立的檔案保密管理部門，即使設置了檔案管理部門也形同虛設，沒有積極貫徹職業精神與職責。很多檔案管理工作者將保密室的大門關上就一走了之，并不定期進行整理與核對，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫院的會計檔案紀錄的是醫院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現實意義。然而一旦數據失去完整性，意義就會大打折扣。因此，改變現存的醫院檔案管理部門設置不規范的現狀很有必要。

二、優化信息化時代下醫院會計檔案管理的對策

基于上述分析我們可以看到，在信息化時代的挑戰下，醫院會計信息檔案的管理還有很多需要改進與完善的地方。不管是管理意識還是部門設置，都需要得到醫院管理者的高度重視，以保證醫院會計檔案的完整性與真實性。下面筆者將從五個方面進行解析，分析醫院會計檔案管理改進的途徑。

（一）健全管理制度，提高管理意識

首先，檔案管理意識在醫院會計檔案管理中起著統領全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對會計工作者進行職業培訓與設立獎勵機制，以提高會計檔案管理人員的檔案管理意識，保證從源頭上醫院會計檔案的安全性。

其次，在院內財務部門設立專門的檔案管理制度，將職責落實到個人，保證檔案管理人人有責。檔案管理需要職責明晰，分工明確。檔案的收集、維護、校對、保密、核查等都需要分工給具有相關能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。

（二）加快會計人員培訓

信息化時代的醫院會計檔案管理對人才提出了更高的要求，醫院要想做到檔案的真實準確與安全，首先必須加強員工的技術培訓。通過開展定期員工電算化與電腦系統認知培訓、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓，以提高員工的業務能力。其次，通過引進新型的專業人才，為會計工作隊伍注入新的活力，以帶動老職工的競爭積極性與學習熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質。最后，建立科學的監督體系，實時監督員工的檔案管理能力，對于進步較快、表現優異的員工給予獎勵，退步較多、表現差強人意的員工提出批評。通過監督的限制強化學習信息化會計檔案管理的重要性。

（三）設立檔案管理專屬部門

設置專門的會計信息檔案管理部門，保證職責的履行。醫院會計檔案管理的工作繁雜，細節頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環節，不是一兩個人可以完成的，需要設立獨立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會更大。因此，醫院需要配備專業人員、專業部門來進行工作，增強檔案管理的規范與標準，體現對會計檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業化。

（四）加強保密管理

檔案的檢測與銷毀對于檔案保密相當重要。信息化時代下的醫院會計檔案管理變得更加艱難，這就要求醫院投入更多的財力與物力進行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時代下醫院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時代的檔案更改，主要在于安全防護系統的設計。因此，醫院可根據自身的實際情況，決定是自主研發安全防護系統還是直接購買外部的保密系統，進行多重檔案保密設置，以做到會計檔案的真實安全。

（五）強化信息技術建設

信息技術建設為信息化時代下醫院的會計檔案管理保駕護航。時代的不斷發展對醫院會計檔案管理不斷提出新的標準與要求，醫院只有通過不斷強化信息技術建設才能適應不斷變化的時代形勢。通過引進或設計新的檔案管理程序與系統、強化安保裝置、培養人才、加強硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術安全可靠，方便實用。

此外，通過升級檔案管理的硬件系統，與供應商協商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實現會計檔案的無縫管理。在進行軟硬件升級時，要格外注意技術的正版與合格，不可因為貪圖便宜使用盜版系統，最終因小失大。

三、結語

總而言之，信息化時代下的會計管理不同于傳統的會計管理，自然檔案管理也會有所區別，尤其是醫院的會計檔案管理，其特殊性要求醫院在信息化時代下格外重視與支持。本文主要分析了現有的醫院會計檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎上提出改進醫院會計檔案管理的應對措施，主要有加強檔案管理意識、培養人才、發展技術、注重保密等。通過進行各方面的改進，信息化時代下的醫院會計檔案管理勢必會效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。

參考文獻：

[1]劉志紅.醫院會計檔案管理方案創新研究[J].醫院檔案，2013（09）.

[2]李玉琴.淺析醫院會計檔案的規范化管理[J].財會研究，2014（05）.

（作者單位：福建省寧德市醫院）