談高校檔案管理信息化建設(shè)

宋紹梅

摘 要：隨著信息化腳步的加快，高校在發(fā)展過程中，逐漸認(rèn)識到了檔案管理工作的信息化建設(shè)對于高校發(fā)展和進步的重要性，高校檔案是社會經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要信息資源，那么在其發(fā)展過程中，促進高校檔案管理信息化速度的發(fā)展和建設(shè)，不斷的適應(yīng)時代發(fā)展的需要，是當(dāng)前促進高校檔案檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的重要保障。

關(guān)鍵詞：淺談 高校檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（c）-0140-01

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展，一方面能夠為高校的信息資源進行很好的保存，另一方面也能夠促進高校和外部之間的聯(lián)系，通過網(wǎng)絡(luò)化連接能夠?qū)π畔⑦M行不斷的更新和處理，拓寬高校內(nèi)部以及社會用戶進行數(shù)據(jù)搜素的途徑和范圍。同時通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了高校檔案資源管理的科學(xué)性、安全性，檔案資料需要長期的進行保存，那么在其資源發(fā)展和建設(shè)過程中，很多的紙質(zhì)材料很容易隨著年久后，就變得紙張變舊變色，那么這些情況的出現(xiàn)都很容易檔案資料的缺失，一旦出現(xiàn)火災(zāi)等重大事故，那么就會造成資料的全部丟失，無法進行查閱，這些都給高校的檔案管理工作開展帶來了非常不利的影響，因此在數(shù)字化管理的過程中，需要對各種數(shù)據(jù)資料進行很好的保存，那么就可以通過利用計算機等進行資料的儲存，這樣就算是原始資料損毀，丟失等，也不會造成信息資料的丟失，由于所有檔案的查閱都是在網(wǎng)絡(luò)上進行操作的，那么這就很容易造成檔案資料的丟失，同時通過計算機進行分類管理，一旦需要時，也可以準(zhǔn)確、及時的獲取資料，提高了檔案管理工作開展的效率。

1 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題分析

第一，思想誤區(qū)，當(dāng)前我國高校在開展檔案管理工作的過程中，將更多的精力放在了數(shù)字化發(fā)展和建設(shè)過程中，注重對歷史資料的收集和整理，但是其資料更新速度較慢，對于當(dāng)前的信息資料缺乏必要的科學(xué)認(rèn)識，沒有對正在形成的電子文件開展很好的收集和管理工作。同時高校檔案資料的整理和收集就只是作為資料的收集和整理來開展，并沒有在學(xué)校內(nèi)部將這些收集和整理的資料進行廣泛的利用，在當(dāng)前市場經(jīng)濟和信息化技術(shù)發(fā)展的時代背景下，沒有資源就難以取得發(fā)展，因此在這兩個方面存在較大的認(rèn)識誤區(qū)。

第二，管理機制不協(xié)調(diào)，高校在開展檔案管理工作的過程中，對其管理工作的開展是分割的，那么在高校檔案管理工作開展過程中，缺乏一個科學(xué)準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織機構(gòu)來進行統(tǒng)一的規(guī)劃和劃分處理，那么在檔案管理工作開展過程中，對于其資源共享和資源建設(shè)工作缺乏一個系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和管理。很多學(xué)校對于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展缺少周密的計劃和組織過程，沒有很好的將檔案信息化納入到學(xué)校的整體把握中，導(dǎo)致在政策和資金等方面都缺乏必要的支持力度。

第三，投入不足，高校開展檔案管理建設(shè)，就必須要加大人力、物力以及財力的投入，在檔案管理建設(shè)工作開展過程中，信息化建設(shè)要想取得發(fā)展進步，就必須要充分的認(rèn)識和重視檔案信息化建設(shè)，在當(dāng)前的高校信息化管理建設(shè)過程中，我們發(fā)現(xiàn)大部分的高校仍然存在技術(shù)設(shè)備落后，信息化程度偏低等情況，因此在檔案資料的發(fā)展建設(shè)過程中，我們需要做好檔案信息的良好儲存和處理，做好數(shù)字化的收集和傳遞，能夠真正的針對檔案信息化管理過程中的存在的問題加以科學(xué)探討和分析。

第四，管理工作人員素質(zhì)較低，當(dāng)前的高校檔案管理工作人員的專業(yè)技能和基本素質(zhì)都比較低，在開展檔案管理工作的過程中，人才是促進管理工作順利實施和開展的重要保證，那么在當(dāng)前高校普遍存在的問題就是計算機操作水平較低，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作水平較低，對于技術(shù)的掌握和學(xué)習(xí)缺乏必要的平臺和決心，導(dǎo)致其在工作開展過程中缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識，不能夠很好的開展工作，降低了工作效率。

2 淺談高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 基礎(chǔ)建設(shè)是重要保證

高校檔案管理信息化建設(shè)的一個重要保障條件就是高校檔案管理工作開展的基礎(chǔ)建設(shè)，完成檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，在檔案管理工作過程中，能夠使用現(xiàn)金的管理設(shè)備、計算機設(shè)備、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等進行綜合的管理和考量，建立一個統(tǒng)一的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而在高校檔案管理工作室內(nèi)搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，完成高校檔案管理工作開展所必須要堅持的基礎(chǔ)建設(shè)工作。

2.2 思想進步

開展檔案管理工作的過程中，必須要在做好歷史資料的收集和整理工作前提的條件下，也需要對當(dāng)前的信息資料做好相應(yīng)的收集和整理過程實施，對正在形成的電子文件開展很好的收集和管理工作。同時促進高校內(nèi)部的各項工作開展以及教師、學(xué)生等對于檔案資料的充分利用，在學(xué)習(xí)和研究的過程中，能夠正確的認(rèn)識到檔案資料的重要性。

2.3 完善管理機制

在管理工作開展過程中，檔案信息的利用率越來越高，那么信息的安全管理問題也日益突出，在高校檔案管理工作開展過程中，必須要不斷的完善管理機制，保證各項工作的順利實施和開展，形成一個科學(xué)準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織機構(gòu)來進行統(tǒng)一的規(guī)劃和劃分處理，對于高校檔案資源共享和資源建設(shè)工作建立一個系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和管理。將檔案信息化納入到學(xué)校的整體把握中，在政策和資金等方面都給予其必要的支持力度。

2.4 不斷提高管理人員素質(zhì)

高校在選擇檔案管理工作人員的過程中，需要選擇綜合素質(zhì)水平較高且專業(yè)技能較強的工作人員，要想實現(xiàn)這一點，一方面需要提高其崗位工作待遇和環(huán)境條件等，建立完善的升職機制，吸引更多的優(yōu)秀人才競聘上崗。同時需要加強對管理工作人員的后續(xù)教育培訓(xùn)工作開展，促進其管理人員的素質(zhì)不斷的提升，在信息化建設(shè)和發(fā)展過程中，能夠給予其科學(xué)的指導(dǎo)和認(rèn)識，從而不斷的提高其管理工作人員的綜合素質(zhì)，更好的在工作管理過程中做好相應(yīng)的管理工作，促進其信息化管理建設(shè)水平不斷的提升。

3 結(jié)語

高校在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，需要正確的認(rèn)識高校教育質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及管理水平的正確認(rèn)識，在工作過程中，能夠建立使用當(dāng)前高校發(fā)展和人們需求的管理機制，不斷的對其管理方法進行創(chuàng)新和改革，運用現(xiàn)代化發(fā)展手段，實現(xiàn)高校檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)。

參考文獻

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