網絡環境下高校檔案信息資源共享模式探究

楊培決

【摘要】 當前網絡技術的高速發展，對高校檔案工作提出了新的要求。高校檔案信息資源共享，讓檔案信息的布局變得更加科學，促進了高校檔案管理工作再上新的臺階。高校可通過完善的網絡，實現基本數據、專題數據和珍藏檔案數據的校內、校際和社會共享，實現檔案工作服務師生服務社會的目的。

【關鍵詞】 網絡環境 高校 檔案信息 資源共享

在社會信息的演進之下，人們對于信息的獲取需求越來越強烈，而網絡為人們搜集和整理各種信息提供了全新的環境，讓信息的獲取變得更加實時、快捷與便利。近年來，高校數字化校園得到了迅速的發展，高校檔案信息已經不會受到空間與時間的限制了，推進高校檔案信息資源的建設與共享是一個必然的需求，這也是推進高校檔案工作發展的重要途徑。

一、高校檔案信息資源共享內涵分析

高校檔案信息資源貢獻是在高校科研工作、教學工作、黨政管理等工作中形成，且對于社會和高校而言，具有價值的聲像、圖表與文字。高校檔案信息資源共享，即采取行之有效的方式提升信息獲取性，讓組織與公眾可以公平的獲取想要知曉的信息。網絡媒體可以利用互通協議將不同的媒體互聯起來，繼而實現網絡文化、硬件以及軟件的共享，高校檔案信息資源屬于數字化資源庫，為了將其充分的利用起來，必須多應用信息化檔案，利用不同的網絡系統來獲取數字資源。

實現高校檔案信息資源的共享可以讓相關的組織與個人可以獲取到相關信息，信息資源與物質資源是存在差異的，物質資源會減少，而信息資源是能夠無限復制的，分享后，其價值也不會受到影響，這種分享本質就是通過協調信息資源的數量、區域與時效，讓信息的布局變得更加科學，滿足用戶的需求。

二、網絡環境下構建高校檔案信息資源共享模式的對策

依托發達的網絡環境，為高校檔案管理工作構建新的資源共享模式，可以促進我國的高校檔案管理工作再上新的臺階，具體的講，高校檔案管理共享模式主要表現為以下幾個方面：

2.1共享流程分析

要想實現檔案信息的共享，需要在各個部門與校園網中建立起完善的信息共享平臺，實現資源的共享與互通，為此，高校管理人員需要深入的意識到影響高校檔案信息資源共享模式構建的因素，結合高校對于信息資源的需求，確定好信息資源的共享環節。

2.2高校檔案信息資源的共享內容

在《高等學校檔案管理辦法》中，關于檔案資料的內容有明確的規定，這主要包括學生類信息、行政類信息、黨群類信息、科研類信息、外事類信息、財會信息、儀器設備信息、基本建設信息等，記錄的形式可以采取文字、錄像、錄音、照片等。

一般情況下，網絡環境下高校檔案信息主要有幾個部分：

一是基本目的數據庫。基本目的數據庫即高校內部檔案的基本情況，通過對卷宗目錄的題名、檔號、形成時間、責任者、全宗號、館代號、主題詞、數量、分類號等信息編纂而成，共享此類知識能夠提升相關檔案的利用率。

二是專題數據庫。只要高校建立起專門的專題數據庫，就可以提升信息的共享性，但是，共享對象會受到各類因素的限制，因此，專題數據庫的建立需要考慮到自身的硬件環境、軟件條件、檔案利用重點，建立起具有針對性的專題數據庫。

此外，教學檔案與科研檔案也是信息資源的重要組成部分，教學檔案的內容主要包括學位論文專題數據庫、電子課件專題數據庫、試題數據庫、學籍檔案數據庫、成績數據庫；科研檔案的內容有教師論文、科研項目、教師著作、專題資料、成果鑒定、學術活動等。

三是珍藏檔案數據庫。珍藏檔案有學校的實物檔案、聲像檔案、人事檔案、黨政檔案，主要通過相機攝錄與掃描的方式取得，需要編制好關鍵詞、責任者、題名等相關的索引，建立起數據庫，展現出檔案的原貌。

三、網絡環境下高校檔案信息共享范圍與需求

3.1網絡環境下高校檔案信息共享范圍

高校檔案信息是為廣大的學生和教職工服務的，合理的數據庫資源能夠實現數據的高效應用與互通使用，在傳統的檔案管理模式中，檔案利用主體主要有歸檔者、形成者、相關者來使用，在網絡環境下，檔案信息的使用主體得到了有效的擴展，使用檔案的主體不再局限在這三類人群中了，使用檔案的不僅僅是組織和機構，企業、個人也能夠獲取自己需要的檔案，同樣的信息會面向不同的人群，需求主體越來越多。以學生信息資源檔案為例，教育部門需要使用檔案來管理學籍，財務部門需要以此為依據來收費，畢業機構則需要利用其開展分配管理工作，用人單位以此來考核學生的綜合水平。

3.2網絡環境下高校檔案信息共享限定

檔案信息資源不同，其共享主體也會表現出一定的差異，一些不宜公開的信息資源，需要根據其保密程度劃分內部級、秘密級、機密級、絕密級四個類型，不同類型的檔案，共享程度與共享范圍是具有很大差異的。此外，檔案的來源也決定著其共享范圍。

3.3網絡環境下高校檔案信息的共享范圍

高校檔案信息資源的共享范圍是由高校內部決定的，其分享范圍有以下幾種類型：

首先是在校內范圍實現檔案信息共享。校內共享的資源是高校內部的檔案信息，其主體是校內的教職工與職能部門，檔案信息是由相關檔案部門來提供的，利用校園網公開，這些信息校外群體是不能共享的。

其次，在校際范圍實現檔案信息共享。校際信息資源是建立在校園網基礎上連通，學校的檔案部門是資源共享的主體與客體，必須要把握好信息資源的準確性和真實性。

最后，在社會范圍實現檔案信息共享。社會共享是高校內部檔案部門利用網絡為社會上的檔案利用者和需求者提供服務，社會共享是檔案共享的最高層次，這種主體包括檔案部門、企業單位、事業單位、政府、社會公眾、社會團體幾種類型。

四、網絡環境下高校檔案信息資源共享模式類型

4.1集中控制型

此類形式是最常見的共享模式，檔案信息都儲存在一個服務器中，檔案需求者只要通過網絡就可以訪問到信息，該種模式有著發布速度快、查詢效率高、集中度高的優勢，但是對于服務器的要求較高。

4.2共享分布控制型

該種類型的共享模式是點對點的交換模式，具有訪問權限的計算機是資源的使用者，也是提供者，與信息資源相關的單位只需要上傳數據即可。該種方式也有一定的缺陷，在共享資源時，用戶只能夠上傳自己的資源后其他人才能夠利用，致使信息存在滯后問題。

4.3集中分布控制型

以上兩種信息共享模式有著一定的缺陷，如果能夠將服務器與P2P技術整合起來，就能夠形成集中分布控制型信息共享模式，在該種共享模式下，網絡用戶構成了一個個的子單元，能夠實現對資源的自主管理，網絡服務器則承擔輔助管理功能。使用該種模式不需要開發專用的軟件，文件傳輸工作與信息查找工作都能夠在服務器中一一實現，可以有效綜合集中控制型、共享分布控制型的優勢。

五、結語

總而言之，在網絡環境下，實現高校檔案信息資源的共享已經成為一個必然的發展趨勢，這也為高校檔案管理工作提出了更高的要求。因此，高校管理者需要意識到這一問題的迫切性，而檔案部門則要把握好信息的開發關與利用關，以學校工作為出發點，將檔案信息與教學工作、管理工作、科研工作、改革工作結合起來，主動的為學生、教職工、其他部門服務，只有做到這一點，才能夠充分發揮出檔案的作用，為檔案服務注入活力，繼而促進高校的發展。

參 考 文 獻

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