新型農村合作醫療電子檔案整理工作探析

李美玉

摘 要：隨著我國醫療事業和科技的飛速發展，加速了現代化醫療檔案管理的腳步，電子檔案管理模式逐漸取代了傳統手工紙質檔案管理模式，即有效地提高了檔案管理的速度，也極大地減輕了檔案管理工作人員的負擔和壓力。但數字化進程也對檔案管理提出了新的挑戰，電子檔案管理將成為新型農村合作醫療管理工作的重點和難點。

關鍵詞：新型農村合作醫療 ?電子檔案 ?整理 ?工作探析

中圖分類號：R197 ? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）10（c）-0183-02

檔案管理工作已經成為新型農村合作醫療工作的重要組成部分，隨著科技的不斷發展，醫療業務所產生的檔案資料種類趨于多樣化，不僅有文字、圖像、照片，甚至還出現了光盤等電子檔案，這給檔案管理工作提出了更高的要求，要不創新檔案管理模式使其與時代發展相適應，以有效地促進檔案管理的現代化進程。目前，國家越來越重視電子文件的保護和管理工作，各級檔案管理部門開始建立電子文件中心以推動電子檔案的仗義執言，國家也頒布了相關的規范和文件，從根本上對電子文件的形成、管理、整理、保護等工作提出一系列規范措施，使電子檔案向規范化、法制化方向發展。

1 電子檔案的整理原則

1.1 注重內在聯系性

電子文件在形成過程中都會產生自然的內在聯系，這對于其今后的使用價值也有著非常重要的現實意義。雖然人們可以通過標引使文件的特征和聯系逐漸顯露出來，同時人們也可以借助這些標引項實現多樣化的檢索目的，有效地提高了電子文件的利用率。但人們還是會不可避免地忽視掉某些歷史聯系，也就是不能完全地將文件間的聯系充分地顯露出來。所以，在對電子檔案整理過程中，要注意保留那些能夠反映形成過程的原始結構和集合方式，使其能夠準確、真實地還原歷史事實，這樣才能充分地發揮其使用價值，為人們的決策提供更科學的依據。

1.2 簡單性的轉變

傳統紙質檔案的整理工作十分繁瑣，需要考慮到案卷的厚度、排架的難易等多種因素。電子檔案整理工作相對要更加簡捷，其主要任務是建立一個能夠實現對檔案文件進行多樣化分類的文件系統。系統可以依照文件形成部門劃分類別，也可以由各部門對自己所形成的文件進行更詳細的歸類。而這種分類要遵循簡單化原因，不需要過分地追求邏輯嚴謹的分類方案而使分類變得更加復雜，這樣也不利于使用者的查詢和使用。

2 新型農村合作醫療電子檔案分類

新型農村合作醫療電子檔案按照檔案發生大概分成四大類，即：公文管理類、報銷結算類、基金財務類和其他。其中報銷結算類又包括單病種補償、住院補償、住院分娩補償和意外傷害補償，門診補償又可劃分為慢性病、特種病和普通門診補償。各定點醫療機構按住院、門診等類別，每月在規定的日期內通過新型農村合作檔案管理信息系統進行一次電子檔案整理工作，并在規定期限內形成新型農村合作醫療民生檔案，使其能夠及時地患者提供病情診斷證明、商業保險報銷、司法證明、大病救助、醫療糾紛等多種用途的無償服務，使患者能夠享受到新型農村合作醫療所提供的檔案一站式服務，使新型農村合作醫療檔案室逐漸變成為面向全民的重要服務窗口。

3 新型農村合作醫療電子檔案的歸檔

電子文檔的歸檔是指電子文檔在經過整理確定類別、屬性后，將其較存到移動介質的過程，更全于電子文檔的儲存。國家法律文件中對于電子文檔的歸檔做出了明確的規定，要求單位要將電子文檔的歸檔處理納入到正常的管理工作之中。

首先，要做好電子文檔的收集工作。電子文檔又分為正式版本和草稿，對于正式版本和積累后的定稿一定要予以完整的保存，而草稿則根據實際情況按需求對其進行保護。然后要對其進行分類，可以以編碼標識的方式對其進行分類。要不斷新型農村合作醫療電子檔案的歸檔范圍，可以將邏輯歸檔和物理歸檔相結合進行歸檔處理。邏輯歸檔是指根據單位的工作目標、工作性質、工作內容和部門分工等元素對電子文檔進行歸檔處理的方法，這也是常用的一種歸檔方法。電子文檔在歸檔后需要通過一定的數據轉換辦法才能使其在新系統中得以正常的運行和使用。這時，系統管理人員、檔案管理員以及網絡管理員要及時對網絡、計算機上的重復的電子文件進行及時的清理。

在邏輯歸檔完成后則進入物理歸檔階段。要將歸檔文件以光盤的形式保存起來，為了保證光盤數據的有效性，使其擁有更長的保存期限，需要選擇優質的設備。另外，還要根據實際情況來決定歸檔時間，除了考慮電子文檔的自身特點還要結合實際的環境條件來決定歸檔時間。即對電子進行鑒定，通過判斷和預測來推斷其保存價值，這需要按照一定的標準、原則和方法，在對電子檔案鑒定后就可以確定檔案的保管期限，對于那些失去保存價值的檔案要進行銷毀處理。通過電子檔案鑒定工作還能夠檢驗電子文件的完整性、時效性和準確性，使檔案資料能夠充分地發揮其功能價值。

4 新型農村合作醫療電子檔案的保護

電子文件的歸檔保存普遍采用脫機方式來進行保存的，在實際工作中大量的電子文件的保存以光盤為主，因為光盤較磁盤有更好的結構穩定性和抗干擾能力，更有利于電子文件的長期保存。這兩種保存形式對于溫度和濕度都有一定的要求，所以需要建立一個條件適宜的獨立檔案室來保存電子檔案;同時，還要做好在存儲介質的防強磁場和防有害氣體侵害工作，可以使用專業的防磁柜來存在，并定期對電子文件進行有效的檢測和維護;另外，由于電子檔案是以數碼的形式通過技術與專用設備存在光盤或磁性等介質上，為了檔案安全在利用時不支持直接閱讀，需要進行逆處理還原，將光盤或存儲介質中的信息輸出后通過識別才能顯示出相關的信息內容;隨著計算機軟硬件的不斷更新，還要對做好適時更新工作，在歸檔時要將電子檔案同與之相關的支持軟件和應用系統一并做歸檔處理，只有這樣才能保證隨時對電子文檔進行閱讀和使用;還不能忽視對電子檔案的檢查工作，在遇到問題時要及時采取相應的措施進行補救處理，以防止信息流失現象的出現。

5 新型農村合作醫療電子檔案管理的問題和對策

5.1 新型農村合作醫療電子檔案管理中的問題

由于檔案整理分類標準不一，使電子檔案整理工作存在很大的隨意性，有的是按時間分類，有的按部門分類，有的按補償類別分類，這不僅給電子檔案的整理和歸檔帶來了很多不便，還間接地影響了電子檔案的使用。同時，由于領導及相關管理部門對于檔案管理工作的重視程度不夠，其對于檔案現代化管理方面的投入有限，使電子檔案不能按要求進行保存和維護，嚴重影響了電子檔案的安全性，使其不能充分地發揮其使用價值。另外，電子檔案格式過于多樣化，沒有按照通用標準，使電子檔案的還原和使用過于繁瑣，從而影響了電子檔案的利用率，使其不能充分地發揮其自己的作用，不能夠及時地為醫療業務及時地提供相應的依據和參考，影響了醫療業務的順利展開。而且新型農村合作醫療單位還存在檔案管理隊伍不穩定，嚴重缺乏電子檔案管理方面的綜合性復合人才等問題。

5.2 新型農村合作醫療電子檔案管理對策

首先，要中強組織領導的電子檔案管理意識，使其充分地認識到新型農村合作醫療現代檔案管理的重要性，以及電子檔案管理工作的重要作用。在取得了領導及管理部門的支持后，爭取領導支持后，使檔案管理部門能夠獲得更多投入，這樣就可以有效地改善電子檔案的軟、硬件環境，從而提高電子檔案的安全性，以有效地延長其使用壽命和維護時間;正確的分類有利于新型農村合作醫療業務檔案的系統化建設，更便于電子檔案的檢索，能夠有效地提高電子檔案的利用率;另外，要盡量對電子檔案采用通用標準進行歸檔處理，這樣更便于電子檔案的使用;一定要做好電子檔案鑒定工作，以更好地清理無用檔案，為電子檔案歸檔時間的確定提供可靠的依據。要定期做好電子檔案的維護工作，以保證電子檔案信息的完整性、準確性和時效性。另外，為了保證電子檔案管理隊伍的穩定性，檔案管理部門還要積極地爭取新型農村合作醫療經辦機構的人事待遇，為了促進電子檔案的規范化、標準化建設，還要接受上級部門的指導和監督。為了提高電子檔案管理水平，相關部門要通過積極引進社會上現代化檔案管理人才和加強業務培訓的方式，不斷提高檔案管理隊伍的專業素養和職業道德修養，通過強化檔案管理工作人員的責任意識，使其能夠自覺地做好自身的本職工作。使電子檔案能夠準確地還原真實的醫療過程，體現醫生的學術思想水平，使電子檔案不僅成為醫療業務的科學依據，對于醫療科學的發展也能起到一定的促進作用。

參考文獻

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