淺談如何推動檔案的信息化建設

史秀艷

摘 要：近年來，隨著信息化建設的不斷變化與發展，從某種意義上而言，推動了各個行業的發展建設。檔案事業為了適應時代社會發展的需要也將信息化技術引入其中，不斷完善檔案管理建設的發展需要。文章主要針對現階段我國檔案信息化建設發展現狀進行簡要的分析與總結，并就存在問題提出合理化的解決措施，僅供參考。

關鍵詞：檔案；管理；信息化

前言

信息社會推動了檔案工作向一個新的發展時期邁進，它是以檔案資源為核心，逐步形成和發展的。在當今時代，信息技術的飛速發展改變了人們的生活，互聯網已經滲透到社會生活的各個方面，面臨著巨大的挑戰，這將帶來檔案管理模式的改革。因此，有必要在現代化進程中完善檔案工作。檔案工作應與信息化社會的發展步伐相結合，順應歷史潮流，迎接挑戰，加快信息化建設。目前，檔案工作的順利開展，信息化在檔案中的應用已初見成效，但為了更好地適應時代社會發展的需要對檔案工作又提出了新的要求，積極探索服務多元化的現代化檔案工作，成為了檔案工作亟待解決的重要問題之一，下面對檔案信息化管理進行詳細的分析。

1 檔案信息化管理的現狀

1.1 檔案管理軟件沒有系統的平臺選型，缺乏通用性

檔案管理軟件有很多種，其產品各有特點，一般都符合檔案管理的基本要求。但從發展趨勢上而言，檔案信息化、檔案管理、辦公自動化和電子政務系統的發展將趨向于一體化。所以在建立檔案管理軟件時要充分考慮多方面影響因素。檔案部門使用的計算機規格及模式都要配合其開發軟件加以使用，建立統一的平臺。所以絕對不能單純的利用計算機進行信息管理，必須與檔案管理信息編輯進行有效結合，不然則會制約檔案信息化的現代化進程。

1.2 缺乏統一標準和規范

目前，檔案部門在建設檔案信息化過程中往往只重視先進的通信設備及計算機系統設備的購買，從而忽視檔案信息資源的標準規范，結果導致通信設備及計算機難以滿足檔案的發展需要，且將大量資金投入到檔案信息系統中，不能轉化為經濟和科學發展的催化劑。主要表現在以下幾點：（1）計算機軟件開發缺乏整體規劃，軟件不具有通用性、實用性等。（2）計算機及相關設備因型號不同，難以適應相同的硬件環境，檔案信息標準化統一分類編碼不完善，以及對其使用的設備要求也很高。（3）由于缺乏網絡技術支持和系統管理的規范性，在實際檔案信息化建設中憑借其主觀意愿對其進行建設管理，不能從客觀實際出發，這些因素都將制約著信息技術在檔案信息化建設中的發展范圍及影響效用。

1.3 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠

對于紙質媒介的檔案管理者來講，他們對于檔案管理的存儲方式及原理方法都有著極豐富的工作經驗。但是相比較而言，對于電子檔案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是對于檔案信息的存儲、檢索、利用等，并沒有形成一套完整的認知體系。然而現階段，檔案管理者并不是專職的檔案管理人員，他們或許對信息化技術有著足夠的了解與認識，但對于整個檔案業務卻不熟練，需要長時間的掌握與學習，只是單憑經驗及對網絡管理系統的熟悉，來為專業檔案人員解決信息化技術上的一些問題，長此以往并不利于檔案的發展。也有一些管理人員對檔案的管理，缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化的建設足夠的重視起來，依舊使用傳統的管理方式對檔案進行管理，這就導致檔案信息化難以接收到新的管理理念及信息技術，同樣制約了檔案信息化的發展。

1.4 數據保護存在風險

目前，數據安全的安全性主要依賴于技術的不斷升級，建立復雜的密碼和防火墻，僅從技術角度看只能被動地解決其存在的風險，而不是一個長期、全面、規范、保護數據安全的問題。此外，從防范數據庫系統本身的能力來講，在信息環境復雜多變的環境下，數據庫保護方案已跟不上時代的步伐，技術不能完全防止計算機潛在威脅的發生，從這個角度來講，信息數據存在很大風險。

2 檔案信息化建設的實施措施和途徑

2.1 檔案標準化、規范化建設

如何有效實現檔案信息資源共享，檔案管理規范化是重中之重。檔案信息化若想充分發揮其效用就必須建立完善的統一標準，對其檔案工作進行細致的分工合作，并針對其特點制定科學的規范標準。隨著信息時代的到來，檔案資源共享一定程度上不僅僅可以增強檔案部門的建設發展，更能有效的提升整個檔案建設的管理質量，從長遠角度來講，必須在檔案信息資源、應用軟件等技術方面增強其建設，依據制定檔案的相關業務、技術手段和設備的統一性原則。這樣就可以將資源進行分享，避免不必要的人力、物力、財力浪費。

2.2 檔案信息的數字化

傳統的紙質檔案主要是基于紙質媒介對其加強管理，其管理勞動強度大，查詢難度也很高，占用了大量的倉庫空間，且容易損壞，如紙黃、易碎等。數字檔案管理卻克服了傳統檔案管理存在的不足，節省了大量的人力、物力和財力。數字檔案可以被大量復制，可以節省大量的存儲空間，將檔案因需要而存儲在不同設備中，而且還克服了檔案的唯一性。檔案信息是以數據庫的形式組織起來的。使用應用軟件可以方便地對檔案進行排序和分類。如果在網絡服務器的數字檔案信息資源中查找相關信息，那么此信息可以通過互聯網進行，在世界各地傳播，任何人通過網絡任何終端都可以訪問自己的檔案信息，實現真正意義上的資源共享。

2.3 檔案干部隊伍通才化

人作為檔案管理建設的主體，對整個檔案管理工作的開展有著極其重要的影響。為了有效推進檔案信息化建設的發展進程，一定意義上而言，必須增強檔案管理者素質的提升。主要可以從以下兩個方面進行：一是建立完善的檔案管理者培訓體系及考核機制。可以通過一系列的崗位培訓來增強檔案管理者對檔案業務的熟練程度，通過對其了解來全面提升檔案管理的水平。二是不斷引進優秀的管理者及相關優秀人員。檔案管理并不是一門獨立的學科管理，信息化的發展，檔案管理若想獲得長久發展，也需要引進懂得相關計算機技術的專職人員來對其檔案進行管理，實現人才的全面提升。

2.4 提高檔案管理人員的思想素質

（1）堅定的政治信念。檔案工作是一個很強的政治、保密工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的法律、政策，并嚴格保密，樹立政治意識和政治信仰。（2）對工作的熱情態度。檔案工作具有服務性強的特點，對檔案管理人員的要求建立愛心、奉獻精神和敬業精神，努力實現主動、熱情、耐心和周到。努力將檔案的潛在價值轉化為有用的社會機制和經濟利益。（3）嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一種政治、服務很強的工作，而且是一個復雜、細致、繁瑣的工作，這就要求人事檔案管理具有嚴謹細致的工作作風。區分檔案的整理、分類、歸檔，確定保管期限、組裝和注釋的內容。（4）強烈的專業精神。檔案館收藏是一項艱巨的工作，這就要求我們在工作中培養強大的事業心，高度的責任感和使命感，愿意奉獻精力和時間去做檔案，不為一時的困難，為檔案工作的現代化而努力學習。

參考文獻

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