石油銷售企業(yè)加油卡資金風(fēng)險防范策略研究

龍超敏

摘 要：加油卡作為一種新型支付方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，該支付方式擴大了石油銷售企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，為客戶提供了極大的方便，但在實際運行中由于多種因素會給加油卡業(yè)務(wù)帶來風(fēng)險。本文將對加油卡資金風(fēng)險類型及其防范措施進行討論。

關(guān)鍵詞：石油銷售；加油卡；風(fēng)險防范

1 概述

隨著信息化技術(shù)應(yīng)用的不斷深化，各行業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)形式不斷推陳出新，加油卡作為一種新型的支付方式已經(jīng)在各大石油銷售企業(yè)得到廣泛應(yīng)用。加油卡支付形式的提出和推廣提升了企業(yè)的品牌形象，對于維護客戶關(guān)系，穩(wěn)定市場，增加企業(yè)資金流具有積極作用。而與此同時，加油卡業(yè)務(wù)的資金規(guī)模不斷擴大，給企業(yè)增加了管理難度和經(jīng)營風(fēng)險，如何采取有效措施控制或規(guī)避風(fēng)險是石油銷售企業(yè)當(dāng)前關(guān)注的主要問題。

2 加油卡業(yè)務(wù)風(fēng)險產(chǎn)生的原因

加油卡業(yè)務(wù)流程主要包括銷售、充值、消費、掛失、銷戶、保管和發(fā)票管理七個方面，以下將對各個環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的風(fēng)險進行簡單介紹。

2.1 售卡流程中的風(fēng)險

2.1.1 不記名卡帶來的風(fēng)險。在石油銷售企業(yè)中，銷售人員為完成指標(biāo)經(jīng)常辦理不記名卡，該卡辦理時不需要辦理人的證件信息，網(wǎng)點操作員可以同時辦理多張指標(biāo)卡。這種工作方式對企業(yè)后期的工作考核帶來極大影響，辦卡情況核實難度大，消費情況也難以識別。

2.1.2 客戶信息資料不全或不真實。辦理記名卡時，客戶應(yīng)該持相關(guān)證件，到加油卡充值網(wǎng)點申請辦理，填寫申報表格，交由充值網(wǎng)點工作人員受理；工作人員應(yīng)對客戶信息進行審核和登記，在登記過程中可能會由于疏忽導(dǎo)致信息登記不全或者錯誤，甚至還可能存在偽造客戶信息，已完成售卡業(yè)務(wù)的情況。以上不規(guī)范操作必然會給后期的服務(wù)帶來困難和風(fēng)險。

2.2 充值流程中的風(fēng)險 充值系統(tǒng)具有通過充值獲得折扣的功能，員工可利用該功能為自己或親屬朋友辦理折扣卡；充值員工在沒有得到單位主卡的情況下，私自為副卡充值，從而獲得高額折扣；員工會在支票未到賬的情況下，提前為客戶充值，造成資金到賬與業(yè)務(wù)之間存在時間差；加油站人員在輸入支票編號時，沒有進行規(guī)范操作，給后期支票的核實造成困難；加油人員在操作時，由于疏忽導(dǎo)致充值金額與實際金額不符，給資金管理帶來難度等。

2.3 刷卡消費中的風(fēng)險 刷卡消費中存在的主要風(fēng)險有以下幾方面：加油站工作人員通過現(xiàn)金交易客戶刷折扣卡，謀取中間差額；通過現(xiàn)金交易客戶刷卡獲得積分套利；利用銀行的優(yōu)惠措施，通過刷卡消費獲取銀行的積分或優(yōu)惠；為外部人員在加油站刷卡套現(xiàn)；違規(guī)操作，將現(xiàn)金交易更改為刷卡交易，謀取折扣差額；補錄不存在的交易信息，虛構(gòu)交易，獲得私利。

2.4 掛失解掛過程中的風(fēng)險 加油卡掛失或解掛過程中存在的風(fēng)險主要有兩方面，一是未按照規(guī)定辦理加油卡掛失風(fēng)險。加油卡員工沒有對客戶的信息進行有效核實，私自為客戶辦理掛失手續(xù)；二是沒有對黑名單下發(fā)情況進行及時監(jiān)控，導(dǎo)致無效加油卡持續(xù)交易造成資金損失。

2.5 銷戶過程中的風(fēng)險 銷戶過程中，沒有對客戶信息進行核實、未收到規(guī)范的銷戶資料就私自開始進行銷戶。對單位卡銷戶時，應(yīng)對充值發(fā)票原件、經(jīng)辦人有效證件、單位有效證件進行核實，合格后才可銷戶。部分員工會非法冒領(lǐng)客戶退款同樣會對資金管理帶來風(fēng)險。

2.6 發(fā)票管理中的風(fēng)險 加油站工作人員違規(guī)為客戶重復(fù)開具發(fā)票或多開發(fā)票；對小票進行收集，統(tǒng)一開具發(fā)票獲取好處；外部人員收集小票統(tǒng)一開具發(fā)票獲取好處；小客戶把款打給中間客戶，再以中間客戶的名義與我們發(fā)生采購業(yè)務(wù)，中間客戶給小客戶開具發(fā)票，中間客戶從中獲取額外的增值稅發(fā)票，從中獲利。以上行為都會對企業(yè)的資金管理帶來不同程度的風(fēng)險。

3 加油卡風(fēng)險防范

根據(jù)以上加油卡業(yè)務(wù)流程中存在的多項風(fēng)險可知，其風(fēng)險的主要原因是由于業(yè)務(wù)流程與管理制度不規(guī)范、職務(wù)責(zé)任劃分不明、工作機制不健全、制度執(zhí)行不到位以及缺乏有效的監(jiān)督管理所導(dǎo)致的，因此在風(fēng)險防范上應(yīng)從技術(shù)、管理、運維幾個方面展開。以下將以刷卡獲利風(fēng)險為例，對其防范措施進行說明：

3.1 技術(shù)防范措施 石油銷售企業(yè)應(yīng)對卡系統(tǒng)進行及時的更新和完善，使其具有防范刷卡套利的功能：卡系統(tǒng)要有能夠提供折扣合同統(tǒng)計報表的功能、定期對異常刷卡情況進行匯總的功能、能夠提供充值贈送統(tǒng)計報表的功能以及具有導(dǎo)出數(shù)據(jù)的功能等，使公司能對交易客戶的消費情況進行查詢。

3.2 管理措施 管理措施是各級公司的卡管理部門及相應(yīng)的財務(wù)部門，通過管理制度的發(fā)布和執(zhí)行，對卡業(yè)務(wù)進行有效管控，避免和防范風(fēng)險的發(fā)生。防范刷卡套利風(fēng)險的管理措施主要從以下幾方面入手，首先加強對員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高職工的專業(yè)技能和職業(yè)道德，制定合理的獎懲措施，通過獎懲措施消除員工的不規(guī)范行為。其次，加強業(yè)務(wù)操作規(guī)范管理，通過員工的規(guī)范操作，減少代客刷卡的不規(guī)范行為的發(fā)生。再次，加強對外部人員通過刷加油卡獲利行為的抵制能力，培養(yǎng)員工的責(zé)任感。最后，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，通過監(jiān)控技術(shù)的使用加強對不規(guī)范行為的監(jiān)督力度。

3.3 運維措施 運維措施是指加油站企業(yè)管理系統(tǒng)，為減少風(fēng)險的發(fā)生，通過日常的運維管理，及時檢查和排除管理系統(tǒng)中的漏洞。

刷卡套現(xiàn)風(fēng)險主要通過事前預(yù)防、事中監(jiān)控、定期核查的方式進行防范，事前預(yù)防是指業(yè)務(wù)人員在辦理卡流程中，加強手續(xù)審批，限制折扣卡的使用范圍；事中控制是指卡管理人員應(yīng)對業(yè)務(wù)操作人員的操作進行監(jiān)控，同時對客戶的消費情況進行監(jiān)控；定期核查是卡管理人員定期檢查信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，查看監(jiān)控錄像，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。

4 結(jié)語

隨著信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的不斷普及，石油銷售企業(yè)的支付方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧佑涂ǜ顿M方式，該方式極大的方便了企業(yè)的業(yè)務(wù)開展，也為客戶提供了很大便利。但在加油卡業(yè)務(wù)展開過程中，由于技術(shù)規(guī)范性缺失、管理和監(jiān)督力度不足，導(dǎo)致在多個環(huán)節(jié)都存在不同程度的風(fēng)險，為企業(yè)資金管理和客戶信息管理帶來了極大的障礙。企業(yè)只有不斷提升信息技術(shù)，加強管理和監(jiān)督力度，才能有效預(yù)防加油卡業(yè)務(wù)流程中存在的各項風(fēng)險。

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