水庫電子檔案管理初探

劉曉焱

摘 要：水庫電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展過程中衍生出來的新生事物，隨著現(xiàn)代社會信息化的不斷發(fā)展，檔案管理也開啟了信息化，電子化的新的管理模式。檔案的內(nèi)容涉及水庫工作內(nèi)容的各個方面，特別是水庫發(fā)展過程中一些大型工程的建設(shè)產(chǎn)生了大量的檔案材料，因此，對于這些檔案材料的管理是非常復(fù)雜的，對于檔案管理工作提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：水庫；電子檔案；管理

1 水庫做好電子檔案管理工作的意義

1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發(fā)展中會產(chǎn)生大量的檔案，檔案中的內(nèi)容對于現(xiàn)實的水庫發(fā)展情況是重要的記錄，對于現(xiàn)在和未來水庫的管理工作的發(fā)展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關(guān)系到水庫的發(fā)展，關(guān)系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發(fā)揮著重要的促進(jìn)意義。

1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統(tǒng)的水庫檔案管理工作延續(xù)著紙質(zhì)化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質(zhì)的檔案形式呈現(xiàn)和保存的。從一定程度上來講，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質(zhì)檔案一部分需要手寫等形式來展現(xiàn)，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現(xiàn)的丟失、損壞等情況的出現(xiàn)機(jī)會。

2 水庫電子檔案管理工作中存在的問題

水庫電子檔案管理對于水庫檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來看，當(dāng)前水庫在電子檔案管理工作方面還存在著一些問題和不足，這些問題的存在制約了電子檔案管理的發(fā)展，是需要水庫在電子檔案管理工作中進(jìn)行改進(jìn)的。

2.1 管理人員對電子檔案重視程度低 在當(dāng)前的水庫檔案管理工作中，水庫檔案管理人員對于電子檔案的重視程度比較低，一直以來習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的員工，對于現(xiàn)代化的電子檔案管理的認(rèn)識比較淺薄，沒有充分了解到電子檔案對于水庫檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對于電子化的檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，他們在具體的工作中所開展的電子檔案管理工作水平也會下降。

2.2 電子檔案技術(shù)管理問題不到位 電子檔案管理工作的開展還需要檔案管理工作中實現(xiàn)一定的技術(shù)支撐，電子檔案實現(xiàn)了檔案管理的無紙化辦公，不僅將傳統(tǒng)檔案中的內(nèi)容復(fù)制到電子文件中，同時還要進(jìn)行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫檔案管理工作中要想實現(xiàn)檔案的電子化管理，還需要水庫發(fā)展中具備強(qiáng)有力的電子技術(shù)支持。但是，就當(dāng)前水庫電子檔案管理工作發(fā)展的具體情況來看，水庫管理工作方面的電子技術(shù)支持還非常落后，由于掌握專業(yè)的電子技術(shù)的人員數(shù)量不足，電子技術(shù)使用所需要的資金支持力度有限，電子設(shè)備老化，新型電子設(shè)備技術(shù)的數(shù)量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫電子檔案管理工作的實現(xiàn)，影響了電子檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

2.3 電子檔案管理人員能力素質(zhì)存在不足 在水庫的電子檔案管理工作的開展方面，不僅需要技術(shù)，資金的支持，還需要專業(yè)的電子檔案管理人員來為檔案管理保駕護(hù)航。隨著水庫開展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質(zhì)量，提升管理水平，這些問題基本全都需要具體的檔案管理人員來實現(xiàn)。就目前水庫電子檔案管理工作的發(fā)展情況來看，檔案管理人員對于電子檔案管理技術(shù)的掌握程度還比較低，他們在進(jìn)行具體的檔案管理工作的過程中，由于缺乏技術(shù)支持和專業(yè)的電子檔案管理知識，導(dǎo)致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發(fā)揮。此外，當(dāng)前水庫的檔案管理人員普遍文化素質(zhì)偏低，他們在對新型的電子檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)的過程中，學(xué)習(xí)能力較差，這也影響了他們掌握先進(jìn)技術(shù)的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫中的發(fā)揮。

3 做好水庫電子檔案管理工作的對策

水庫發(fā)展中對于檔案管理工作的要求比較高，當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，電子化的檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作的大趨勢，但是水庫在進(jìn)行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對這些存在的問題，未來水庫做好電子檔案管理工作需要從幾個方面入手。

3.1 重視電子檔案管理工作的建設(shè) 重視電子檔案管理工作的建設(shè)，需要檔案管理人員和水庫的整體管理工作等多方面進(jìn)行努力。作為檔案管理人員，應(yīng)該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認(rèn)識到電子檔案管理如今已經(jīng)成為大難管理工作的大勢所趨。此外，上級部門對水庫電子檔案管理工作有足夠的認(rèn)識，加大對電子檔案管理工作發(fā)展的宣傳力度，通過對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，宣傳，培養(yǎng)他們充分認(rèn)識到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領(lǐng)域入手，設(shè)定更加與時俱進(jìn)的電子檔案管理制度，用制度的手段規(guī)范電子檔案管理的工作流程。

3.2 做好對電子檔案管理工作的技術(shù)支持 這就需要從兩個方面進(jìn)行努力，首先，技術(shù)支持需要專業(yè)的技術(shù)人員對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，水庫可以針對性的聘請專業(yè)人員建設(shè)一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，并且聘請專職的技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫投入一定量的資金支持電子檔案系統(tǒng)的全面運轉(zhuǎn)，提升電子檔案的運行水平和整體能力，保障電子檔案的運行更加專業(yè)化，精細(xì)化。

3.3 強(qiáng)化對電子檔案管理人員的培訓(xùn) 在培訓(xùn)工作方面，水庫需要根據(jù)現(xiàn)行的電子檔案管理需求和管理問題針對性地設(shè)計培訓(xùn)方案，對于具體的檔案管理人員從技術(shù)、文化，以及思想理念等方面對他們進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們在掌握先進(jìn)管理技術(shù)的同時，也能夠從思想理念方面與時俱進(jìn)地發(fā)生轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫的發(fā)展中，還可以適當(dāng)?shù)匾M(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)的電子檔案管理人才，提升整體的管理團(tuán)隊實力。

4 結(jié)論

電子檔案管理是水庫檔案管理發(fā)展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應(yīng)的管理對策，提升檔案管理水平，促進(jìn)水庫的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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