農業科研單位貨幣資金內部控制的思考

摘要：隨著我國經濟體制改革的逐步深入，農業科研單位作為承擔農業科研、農業示范和項目推廣的行政事業單位，經濟活動范圍越來越廣泛，經濟活動中貨幣資金的流入量和流出量的規模也更大。隨著貨幣資金流量的加大，貨幣資金管理中出現違規、違法或舞弊的可能性也在加大。文章根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》的要求，分析了農業科研單位貨幣資金內部控制中存在的問題，并結合農業科研單位的實際提出規范貨幣資金內部控制的措施，以進一步提高農業科研單位貨幣資金的管理水平。

關鍵詞：農業科研單位；貨幣資金；內部控制；思考

為更好地規范行政事業單位的內部控制，進一步強化行政事業單位的內部管理，加強廉政風險防控機制建設，財政部于2012年11月制定了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，并從2014年1月1日開始實施。《行政事業單位內部控制規范（試行）》從內部控制體系、風險評估、內部控制方法等方面對行政事業單位加強內部控制提出了明確要求。

1 行政事業單位貨幣資金內部控制的要求

1.1 票據管理

票據直接影響單位貨幣資金的收入，各行政事業單位應當建立健全票據管理制度，單位應當按照規定設置票據專管員，建立票據臺賬，做好票據的保管和序時登記工作；財政票據、發票等各類票據的申領、啟用、核銷、銷毀均應履行規定手續；負責保管票據的人員要配置單獨的保險柜等保管設備，并做到人走柜鎖；單位不得違反規定轉讓、出借、代開、買賣財政票據、發票等票據，不得擅自擴大票據適用范圍。

1.2 崗位設置

各行政事業單位應當根據單位的實際，建立健全貨幣資金管理崗位責任制，合理設置財會崗位，不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程，確保不相容崗位相互分離。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、債權、債務賬目的登記工作；財務專用章應當由專人保管，個人名章應當由本人或其授權人員保管；嚴禁一人保管收付款項所需的全部印章；負責保管印章的人員要配置單獨的保管設備，并做到人走柜鎖。

1.3 銀行賬戶管理

各行政事業單位應當加強對銀行賬戶的管理，嚴格按照規定的審批權限和程序開立、變更和撤銷銀行賬戶。財務部門應指派專人負責與開戶銀行的聯系，定期取得銀行對賬單，并與銀行存款日記賬核對相符。對不符的情況要及時查明原因，進行相應的賬務處理，確保賬實相符。

1.4 合同管理

行政事業單位的業務部門在簽訂供銷合同后，應及時將合同副本及有關材料提交財務部門。財務部門應當根據合同條款辦理貨幣資金的收支業務。財務人員應根據合同履行情況辦理價款結算，確保各項收入應收盡收，及時入賬。財務部門應當定期檢查收入金額是否與合同約定相符；對應收未收項目應當查明情況，明確責任主體，落實催收責任；對應付款項也應及時支付；對未能按照合同條款履約的，財務部門應當在付款之前向單位有關負責人報告。

1.5 支出管理

各行政事業單位應當建立健全支出內部管理制度，制定單位經濟活動的各項支出標準，明確支出報銷流程，按照規定辦理支出事項。單位應當合理設置崗位，明確相關崗位的職責權限，確保支出申請和內部審批、審核、付款審批和付款執行、業務經辦和會計核算等不相容崗位相互分離。按照規定應當由有關負責人簽字或蓋章的，應當嚴格履行簽字或蓋章手續。

1.6 核查管理

各行政事業單位應當加強貨幣資金的核查控制，指定不辦理貨幣資金業務的會計人員定期和不定期抽查盤點庫存現金，核對銀行存款余額，抽查銀行對賬單、銀行日記賬及銀行存款余額調節表，核對是否賬實相符、賬賬相符。對調節不符、可能存在重大問題的未達賬項應當及時查明原因，并按照相關規定處理。

2 農業科研單位貨幣資金內部控制存在的問題

2.1 票據管理不規范

一是大多數農業科研單位未制定票據管理制度，票據管理中大都憑經驗管理，沒有規范的規章制度可供遵循；二是未明確專人負責票據管理工作，大多數單位都是由財務部門相關人員兼管單位各種票據，更沒有配備專門的保管設備；三是由于管理制度的缺失，農業科研單位各類票據的申領、啟用、核銷、銷毀均未能履行規定手續，部分單位還存在出借、代開甚至是買賣票據的現象。

2.2 崗位設置不科學

一是農業科研單位貨幣資金崗位設置中沒能嚴格遵循不相容職務相分離的原則，有的單位是未設置專門的貨幣資金崗位，有的單位貨幣資金崗位的財務人員也兼分類賬或檔案保管工作；二是印章管理不科學，有些單位所有印章均由一個人保管，有些單位未配備專門的印章保管設備，保管隨意性較強；三是未能制定規范的授權管理制度，在貨幣資金收支、印章使用和保管等項工作中沒有按照授權管理的要求進行管理。

2.3 銀行賬戶管理不重視

許多農業科研單位不大重視銀行賬戶的管理工作，表現在：一是不重視銀行開戶的管理，通常是只要部門提出需要，也不經單位決策機構的研究就可開設銀行賬戶，從而導致單位賬戶多且亂的現象；二是不重視銀行賬戶使用的管理，通常是在銀行賬戶開設之后，具體就由部門管理使用，部門過多地考慮到單位相關利益者的需求，資金在單位賬戶間任意劃轉的現象嚴重，從而導致貨幣資金管理中的混亂狀況；三是不重視銀行賬戶的清理，通常是在銀行賬戶開設之后，有些專門業務已經辦理完成或項目已經完結，但沒有能及時撤銷相關銀行賬戶，從而導致單位銀行賬戶越開越多，甚至是單位財務部門負責人也不知道單位賬戶的具體情況，給貨幣資金的管理留下隱患。

2.4 合同管理不嚴格

許多農業科研單位在業務辦理過程中不能嚴格加強對合同的管理。一是未制定合同管理的專門制度。許多農業科研單位由于領導對合同管理的理念較差，沒有制定單位關于合同管理的規章制度，導致合同簽訂的隨意性，客觀上造成了貨幣資金管理的障礙；二是部門間溝通銜接不到位。由于沒有制定合同管理制度，從而導致業務部門在簽訂好購銷、基建工程、設備購置等合同后，未能將合同的副本和相關材料送至財務部門，帶來了合同結算中貨款收付的混亂；三是貨幣資金收付管理混亂。由于部門溝通銜接不到位，從而導致財務部門因為合同沒有或是合同不全，貨幣資金收付就沒有了合法的依據，于是就會出現有的合同未能及時履行，有的合同在規定付款期之前就付款的情況。

2.5 支出管理不統一

單位支出的管理主要依據的是單位對外簽訂的合同、單位內部各項支出的標準和支出的審批、審核程序。單位支出管理不統一具體表現在：一是由于合同管理的不嚴格導致的支出不能按照規定的時間進行的情況；二是由于單位內部未制定各項支出的標準導致不同部門、不同業務在辦理貨幣資金支付時沒有統一的開支標準可供遵守；三是單位未制定支出方面的管理制度導致各項支出無統一的審批程序，各內部單位各行其是，支出混亂。

2.6 核查管理不及時

因為貨幣資金收支涉及到單位的方方面面，所以貨幣資金管理的關鍵措施是“日清月結”。農業科研單位貨幣資金核查管理不及時具體體現在：一是庫存現金未能做到“日清”。單位對庫存現金應當做到每天都要將現金日記賬與庫存現金核對相符、將現金日記賬與現金總賬核對相符，但實踐中，由于財務人員之間的“信任過度”，許多單位經常不能及時核對，從而導致現金管理中違紀、違規甚至是違法現象的產生；二是銀行存款未能做到“月結”。單位對銀行存款應當配備專人進行管理和核算，每月應當與銀行對賬單核對相符，但在實踐中，許多單位未能按規定的要求進行核查，單位的分管領導也未能采取措施不定期地進行抽查，從而導致銀行存款管理中違紀、違規甚至是違法現象的產生成為可能。

3 農業科研單位強化貨幣資金內部控制的對策

3.1 加強制度控制

制度控制是農業科研單位貨幣資金內部控制的前提。一是應建立健全貨幣資金內部控制的相關制度，包括票據管理制度、貨幣資金管理人員的崗位責任制度、印章保管制度、合同管理制度、經費收支管理制度、現金和銀行存款管理制度以及貨幣資金核查制度等等。二是嚴格遵守國家和單位相關的貨幣資金管理制度，各單位在業務辦理過程中應當嚴格遵守銀行結算制度、現金管理條例、銀行開戶管理辦法和單位內部貨幣資金管理制度。三是對違反貨幣資金管理制度的行為和責任人應當嚴肅處理，決不姑息。

3.2 加強崗位控制

一是農業科研單位應當結合單位的實際，科學設置貨幣資金管理崗位，既不能過繁過多，也不能為了節省人員成本過簡過少。崗位設置的科學性是在滿足貨幣資金內部控制原則的前提下簡化貨幣資金收支的工作流程，以減少貨幣資金收支差錯的可能性。二是明確各貨幣資金收支崗位的責任，包括每個崗位的責任人、崗位工作職責、前置崗位和后續崗位的銜接以及完成每項工作的時間要求。三是獎懲措施，即將每個崗位工作完成情況與個人職稱評審、職務晉升及崗位津貼聯系起來，明確規定每個崗位如不能及時完成相應職責應當承擔的后果。

3.3 加強人員控制

一是對財務會計人員的招聘應當嚴格按照財政部門的相關規定，必須具備會計從業資格。二是對于在崗位財務會計人員應當要求他們參加相關的培訓取得專業技術職稱，部門負責人應當具備中級及以上的職稱。三是所有在崗財務會計人員每年都應當參加由財政部門組織的繼續教育并參加相應的考試合格。四是定期組織財務會計人員學習單位制定的相關財務會計制度，學習合同法、預算法、會計法、政府采購法、國庫集中收付等相關的法律法規，并在工作中嚴格遵守法律法規，為會計信息的真實、合法、完整提供保障。

3.4 加強過程控制

一是辦理貨幣資金的收付業務一定要按照合同和單位預算的規定，辦理過程中要嚴格對相關票據進行審核，辦理完成后要及時與業務部門進行溝通銜接，確保業務辦理的準確性。二是辦理貨幣資金收支業務事前要有審批、事中要有審核、事后要有核查，確保合規合法。三是部門負責人或單位分管領導要定期組織對貨幣資金的清查，確保賬證、賬賬和賬實相符。

3.5 加強關鍵點控制

貨幣資金內部控制的關鍵點是票據、印鑒、現金和銀行對賬單。票據要有專人管理并要定期或不定期進行清查盤點；印鑒保管和使用必須符合單位的制度規定；庫存現金一定要做到“日清”，對大額現金收支要進行監控；對銀行存款關鍵是定期地取得銀行單并與銀行存款日記賬進行核對相符。

3.6 加強基礎控制

貨幣資金的基礎控制主要包括憑證控制、賬簿控制和報表控制。憑證控制是最關鍵的控制，所有貨幣資金的收付一定要以審批合規的憑證為依據并要加強與合同、預算等進行核對。收支業務要以合法的憑證為依據及時登記入賬，并按規定進行對賬，對對賬中出現的異常信息要及時查明原因并進行處理。日常工作中要按規定時間編制會計報表并將報表報相關單位領導，單位領導對報表應當進行審閱，審閱中發現的異常要責成部門查明原因并處理。

作者簡介：王磊（1971-），會計師，研究方向：農業科研單位會計核算與財務管理。