淺談新形勢下醫院文書檔案的管理

王勇

摘 要：醫院文書檔案是一個醫院基本面水平的體現，主要包含病人病歷、及發展過程中的審計材料、人事調動及基礎建設材料等多方面內容，是醫院發展過程中的重要檔案資料。目前，我國醫院文書檔案管理中存在諸多問題，包括對該工作的重要性認識不足、科學規范化管理制度的缺乏、管理人員專業素質差及信息化程度低等多方面內容。而醫院檔案管理工作于其發展息息相關。在目前全球數字信息化的新形勢下，傳統落后的醫院文書檔案管理工作已不能適應時代的發展，因此，加強醫院文書檔案管理工作不僅可以提高檔案的利用效率，還可以在一定程度上為醫院的發展做出相應貢獻，更是新時代發展的必然要求。

關鍵詞：醫院 文書檔案 管理 新形勢

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）02（c）-0176-01

醫院文書檔案是記錄醫院不同發展階段信息的重要材料，包括其在日常經營活動中的審計材料、人事調動材料、基礎建設材料、及病人病歷等各方面的綜合性檔案材料。在信息全球化及醫療體制的不斷改革中，傳統保守的醫院文書檔案管理工作已無法系統性的適應當前社會的發展。因此，加強新形勢下醫院文書檔案的管理工作，推動醫院文書檔案管理的全面現代化發展，使其在管理上有所創新與突破從而追上社會發展的腳步已成為當務之急。

1 醫院文書檔案管理存在的問題

目前，我國醫院文書檔案管理中存在以下問題，首先是對醫院對文書檔案管理的輕視，主要表現在領導對本工作的不重視，進而引起管理人員及醫院各崗位文書記錄人員對工作的不配合及協同合作，造成了文書管理中的混亂狀態；其次，缺乏科學化管理制度。由于醫院文書檔案涉及范圍較廣，對文書檔案沒有確切的歸檔細則，致使檔案一般不能科學化系統化的歸檔；第三，缺乏專業管理人員。由于對檔案管理工作不重視，大多檔案管理人員缺乏專業素質及相應的培訓，難以適應醫院文書檔案管理工作，這嚴重影響了檔案管理水平；第四，缺乏硬件設施配套缺乏。目前大多數檔案室硬件設施達不到相應標準。檔案工作任然為傳統手工操作，無科學化的管理設備設施，使檔案材料不能及時整理歸檔，易造成資料丟失。第五，數字信息化程度低。現今我國醫院檔案管理工作缺乏系統性及整體性的信息數字化建設，導致資料收集片面，信息資料不準及更新不及時等，最終導致檔案信息的紊亂。

2 新形勢下加強醫院文書檔案管理

2.1 加強領導的重視

醫院文書檔案管理工作只有得到高層領導重視，才能高效的對醫院檔案進行管理。由于醫院工作人員對文書檔案管理工作重要性認識不足，而且不能創造直接的經濟效益所以對檔案管理過程當中的經費、專業管理人員、設備儀器等各個領域的限制性較強，在一定程度上對文書檔案管理造成障礙[1]。因此要在新形勢下高效科學化的展開醫院文書檔案工作，就必須加強醫院高層領導對其的重視程度，進而開展一系列講座活動，加強醫院醫生、護士及其他全體在職人員對文書檔案管理工作重要性的人事。有必要時，還學把文書檔案管理工作提到醫院重要決策及領導的行程安排上，確定其為工作考核的一部分。

2.2 建立規范化的管理制度

在加強領導及全員工作人員對文書檔案管理工作的重要性認識外，還需建立一套科學化、工作效率較高的檔案管理制度[2]。目前，我國大部分醫院的檔案管理工作是在行政辦公室進行的，雖然有利于醫院文書檔案中資料的調檔工作，但在另一方面對機密性較強的病例檔案等造成潛在威脅，因此建立一個較為安全且較為調檔較為方便的辦公場所勢在必行。此外，醫院需擬定詳細科學化的文書檔案管理規范文件規范化并定期根據形勢進行修改，還需明確分工及獎懲制度，以建立科學化、規范化的文書檔案管理制度，為醫院的發展提供基石。

2.3 提高管理人員的專業素質

醫院文書檔案管理工作是一項專業性及技術性較強的工作，要求管理工作人員具備較高的專業素養。由于目前管理人員很大一部分是兼職人員，所以在專業素質技能方面距離檔案管理專業人員有較大的差距。要加強檔案管理工作必須加強專業人員配備，并不斷提高其專業素質，因而建立具備現代科學技術和業務知識裝備的專業管理人才隊伍至關重要。管理工作人員必須不斷提高自身內在的政治素養、專業素質和職業道德修養，此外還需不停的擴展知識面。這樣才能利用自身能自身所具備的專業素養及現代科學技術來推動醫院文書檔案管理工作的向前發展[3]。

2.4 增加管理設備設施

由于全球信息化的建設，醫院檔案管理工作的迫切的需要信息化建設。援用前沿性的管理技術，應用現代數字化的設備和技術，對檔案資料內容定期進行管理和維護，并根據運用者不同的需要提供相應不同權限的自動化服務，不斷提高人事檔案的現代化管理水平，增強檔案調用的方性和快捷便捷性。通過建立系統性的信息系統，不僅可快速方便的查閱人事檔案中各類所需要的資料，在一定程度上還可較大程度的提升工作效率，減少時間浪費。目前，檔案信息化管理是發展的必然，盡管引入計算機輔助設施設備會帶來諸多便捷，但同時增加了管理風險性，故應相應的建設信息維護系統，保證人事檔案資料的安全性及機密性[4]。

3 結語

醫院的文書檔案包含醫院在日常工作活動當中的審計材料、人事調動材料、基礎建設材料、及較為獨立的病人病歷等涉及醫院發展進程當中的所有重要資料記載的綜合性檔案。因為文書檔案內容較多，涉及面較廣，所以其管理一直醫院工作中的基礎及重中之重。在全球經濟信息化的醫療體制下，我國醫院需要較好的把握最新醫療變化趨勢，對文書檔案規范化，科學化管理，以更好的適應社會的發展，為人民服務。我國醫院文書檔案管理需要在認識自身不足的基礎上，加強醫院文書檔案管理的認識重要性[1]。并從各個方面，包括領導對其的重要性認識、建立規范科學的管理制度、加強綜合素質的專業管理人員、配置管理設備設施及建設管理數字信息化等各個方面推進醫院文書檔案管理工作向著高效，科學化的方向發展。只有建立科學規范的醫院文書檔案管理制度，才能使其在新的形勢下適應時代發展的要求，才能為醫院的長遠發展做出貢獻。

參考文獻

[1] 王晶選.創新醫院文書檔案管理的有效途徑[J].辦公室業務，2014，8（12）：59-60.

[2] 陳家義.醫院文書檔案管理工作[J].醫院文書檔案管理工作，2012，9（10）：91-92.

[3] 孫琦.淺談新形勢下醫院文書檔案的管理[J].科技創新導報，2013，4（5）：233-233.

[4] 龍懿.探討醫院文書檔案管理對信息化技術的應用[J].中國市場，2014，25（2）：38-39.

[5] 李末.關于醫院文書檔案歸檔范圍與保管期限的幾點看法和建議[J].中醫藥管理雜志，2009，17（7）：127-128.