淺談檔案信息化管理平臺的建設

李靜丹

摘要：我國檔案信息化管理及其平臺建設的起步時間比較晚，發展水平相對較低，并且仍然處于積極探索、努力建設的階段，在這個過程中出現了許多問題。為了有效地提高檔案信息化管理水平，開發出適合信息化管理的軟件平臺，有必要對檔案信息化管理的內涵、意義和主要的發展思路進行研究和探討。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設 信息化管理平臺

1 檔案信息化管理的內涵和必要性

1.1 檔案信息化管理的內涵

在常規的技術條件下，檔案管理大多采用紙質文檔管理的形式，不僅管理水平和更新效率比較低，而且技術手段落后，已經不能適應現階段的技術標準和工作要求。所謂的檔案信息化管理是指利用計算機平臺、信息技術以及網絡工具等對檔案材料及其管理過程實施有計劃、有組織、注重整體協調和統一指揮的管理方式，具有效率高、標準化、規范化的特點。信息化管理依賴于信息化管理平臺的建設和發展，信息化管理平臺則是由計算機硬件、管理軟件、專業的管理人員和其它的技術設備等組成，整個平臺綜合采用了多媒體技術、網絡技術、通信技術等新型技術手段來實現信息化、數字化的資料存儲。同時，信息化管理平臺的建設依賴統一的管理標準以及合理的發展規劃，注重檔案數據的完整性、安全性和有效性。所以，建設以信息技術、計算機網絡技術為支撐的綜合管理平臺是提高檔案管理水平、有效貫徹落實檔案信息化建設的主要手段，也有助于提升檔案管理的效率，發揮檔案資料的社會效益。

1.2 檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理及其平臺建設是檔案管理工作的一次技術提升和質的飛躍，對于檔案管理部門適應新形勢下的檔案管理工作具有重要的現實意義，同時也是不斷適應信息技術發展、滿足現實工作要求的必然趨勢。檔案信息化管理的必要性主要體現在以下幾個方面，第一，是滿足檔案存量隨著社會經濟發展不斷增加的現實需要。檔案的種類涉及了社會經濟發展的方方面面，隨著社會技術條件的不斷進步以及滿足管理體制改革的現實需要，檔案的數量更是成倍增加。將檔案資料數據通過信息化、數字化的方式存入數據庫，并采用管理平臺進行統一管理是提高檔案服務水平的必然要求。第二，隨著檔案存量的不斷增加，管理者的勞動強度以及管理難度也隨之增加，檔案管理中的分類、整理、編錄、保存等程序通過傳統的技術方法已經很難完成，更新管理方式、提高管理效率、滿足服務要求已經使信息化成為必然。第三，檔案管理的基本要求是保證檔案的安全性和完整性，為相關工作提供資料服務，而信息化相對于傳統的技術手段在這一方面更有優勢。

2 檔案信息化管理平臺建設探討

2.1 必須加大平臺建設的資金投入以實現檔案的信息化管理

信息管理平臺的建設是一項技術要求比較高的系統工程，其建設和發展工作的大力推動需要相當數量的資金支持，因此，加大信息化管理平臺的專項資金投入是保證平臺建設效率和使用質量的基礎條件。平臺開發設計的基本要素包含了硬件、軟件和專業工作人員等，硬件基礎包括掃描儀、打印機、網絡通信設備、計算機等設備，同時為了保證信息化管理的有效性，必須制定詳細的管理標準和使用規則。同時，為了使檔案管理者能夠具備信息管理的素質，滿足平臺維護的人員要求，還必須在專業人員素質培訓方面加大投入，從而培養適應信息化管理和信息化建設的專業人才。此外，專項投入還包括對平臺使用的廣泛宣傳，只有深入拓展平臺的應用渠道，才能使更多的人和單位能夠接受它，才能不斷完善平臺的管理功能。

2.2 創新管理理念，做好平臺建設的業務需求分析

從技術角度來講，信息化管理是傳統管理方式的一次突破和創新，做好平臺開發工作的第一步是業務需求分析。第一，要緊緊圍繞“平臺綜合管理”的技術要求，在檔案管理方式單一、種類單一、功能單一方面有所創新，力求實現多種檔案資料的統一綜合管理。第二，平臺建設要在“系統融合與兼容”方面下功夫，解決不同部門之間的系統對接問題，將辦公自動化系統、信息管理系統等功能模塊有機結合，優化管理流程，建立電子檔案的一體化管理脈絡。第三，突出平臺開發中“效率與全面”的特色。檔案信息化管理的最終目的是實現檔案資料的開發利用，在業務需求分析階段的體現就是在低級功能的基礎上實現高級功能，提升管理效率。比如，在目錄檢索的基礎上實現組合檢索、定制查詢、全文檢索等高級功能。

2.3 創新工作思路，扎實推進平臺建設工作

管理平臺的建設不是一朝一夕就能完成的，所以在有效推進各項工作的過程中必須有明確的工作思路，力求有所創新，為平臺規范建設、質量建設、制度建設等打好基礎，保證管理平臺在實際應用中能夠發揮實效。第一，在規范基礎的檔案管理業務基礎上，創新數字化資料管理的模式。例如，在平臺開發過程中會遇到一些電子檔案文件無法直接歸檔進入數據庫的情況，針對這個問題，有必要對管理的流程進行一定優化和調整，對自動化處理系統中的電子文件保管期限進行鑒別和標注，然后解決電子檔案數據無法直接在綜合業務管理平臺中歸檔的問題。第二，注重檔案資料的信息化加工過程，提高檔案數字化資源管理水平。在對有關的檔案資料進行歸檔整理的同時，必須遵循一定的規范、原則和標準，只有這樣才能保證檔案數字化過程的規范、專業，保證信息的完備性和有效性，解決紙質資料缺失甚至信息化遺漏的情況。第三，要為檔案信息化管理平臺建設創造有利的制度環境，以便在管理和制度方面保證檔案資料可以及時更新。

2.4 結合實際情況做好檔案信息管理平臺的服務工作

檔案信息化管理的目標是實現完善的檔案數字化處理流程、全面的信息化管理功能、有效的安全保證機制、優質的平臺服務等，這些目標的實現需要一定的過程。當前，不同單位檔案信息化建設工作的發展速度、技術水平和開發規模有所不同，需要有效地結合實際情況，充分考慮不同平臺的特點，針對現實情況，兼顧總體發展規劃來做好檔案信息管理平臺服務工作。第一，平臺建設的軟硬件配備、系統建設技術標準、人員的素質提升、相關項目的設置等應該在現有、普遍的標準上有一定的超前性。第二，要對重點檔案的信息化進行優先考慮，使其盡快地為特定用戶提供服務，滿足現實需要。

3 結語

檔案信息化管理及其平臺建設是社會經濟發展與技術進步的基本要求，也是提高檔案管理水平和服務能力的必然趨勢。然而，管理平臺的建設開發是一項復雜的系統工程，需要不斷創新管理思路，充分重視實施原則和技術標準的制定，不斷提高管理人員的業務素質，只有這樣才能使檔案信息化管理平臺發揮應用的服務功能。

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