中職學校檔案管理的觀念更新

楊麗君

摘 要：根據(jù)中職學校面臨的現(xiàn)狀，中職學校必須實現(xiàn)網(wǎng)絡的現(xiàn)代化建設(shè)，對學校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，才能適應檔案現(xiàn)代化管理的要求。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；觀念更新

隨著現(xiàn)代計算機和因特網(wǎng)的廣泛應用，根據(jù)中職學校面臨的現(xiàn)狀，中職學校必須實現(xiàn)網(wǎng)絡的現(xiàn)代化建設(shè)，對學校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，才能適應檔案現(xiàn)代化管理的要求。

1.樹立開拓進取的發(fā)展觀念，努力與市場經(jīng)濟接軌。在中職學校不斷的改革與發(fā)展中，檔案工作在為教學、科研、黨政管理工作服務，越來越顯示出它的重要性。但是為了滿足學校的發(fā)展，為了滿足社會各界對檔案工作的需求，檔案工作必須與市場經(jīng)濟接軌。在以前的傳統(tǒng)經(jīng)濟體制的模式下，檔案部門和檔案人員養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀，不求進取的思想觀念和作風，這些觀念和作風嚴重約束了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著社會的進步、科學的發(fā)展，必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革。許多新型的檔案和載體不斷涌現(xiàn)，對檔案人員提出了更高的要求，信息技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案人員處理信息的能力也越來越高。隨著中職學校不斷的改革，新的信息不斷出現(xiàn)，檔案工作面臨著更大的考驗。因此，要求我們檔案工作者要進行相應的觀念調(diào)整和思想定位，多一些創(chuàng)新與改革，來提高檔案工作自身的價值，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效應和社會效應。因此，在知識的信息時代，我們要充分發(fā)揮中職學校信息資源的優(yōu)勢，發(fā)揮檔案工作的潛能，樹立開拓進取的思想，以自身的努力來增強中職學校檔案的服務功能和發(fā)展能力。

2.提高自身素質(zhì)、增強科研意識。為適應現(xiàn)代化服務的要求，檔案管理人員必須自覺提高自身的素質(zhì)，挖掘潛力、苦練內(nèi)功。要求檔案工作人員不僅要有扎實的理論功底還要具備較強的管理能力和超前的服務意識。中職學校檔案工作要解放思想，適應新形式，研究新問題，創(chuàng)新思路，打破傳統(tǒng)的管理模式。檔案管理人員要樹立“業(yè)務精通、愛檔如珍、維護歷史、兢兢業(yè)業(yè)、維護現(xiàn)實”的理念，運用現(xiàn)代的管理設(shè)備和現(xiàn)代化管理知識，提高管理水平，使學校的檔案管理跟上現(xiàn)代化的步伐，從而為學校的教學、科研和其他工作服務。在檔案管理工作中，要樹立科研意識，并用于實踐，以科研促進檔案工作，提高檔案工作者的業(yè)務素質(zhì)。

3.深化開放意識、創(chuàng)新服務機制。中職學校檔案工作者要樹立起開放的思想意識，以多種多樣的形式，調(diào)整、增大開放度，采用靈活多樣，貼近利用者的服務方式，全心全意為利用者創(chuàng)造良好的利用環(huán)境，使學校的檔案室真正成為學校乃至整個社會的檔案信息中心，具體從檔案管理體制、管理人員、管理設(shè)備、管理水平、管理效能及服務質(zhì)量入手，徹底改變舊的模式，完全實行開放型的科學管理，從而促進檔案管理與學校的各項工作同步發(fā)展。長期以來，由于大家對檔案資料的神秘影響，從而制約了學校檔案的服務功能，所以，學校檔案工作人員要充分認識新形勢下對檔案工作的新要求，更新觀念、與時俱進，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，使檔案從過去館藏為主轉(zhuǎn)發(fā)為現(xiàn)在的利用為主。健全學校有利用價值的編研資料，利用各種輔助的檔案管理，使檔案管理更加科學化、標準化、制度化，不斷增強檔案的服務功能，為學校的各項工作服務。

4.加強制度建設(shè)，樹立資源共享意識。做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的根本保證是建立健全檔案管理制度。學校應成立檔案管理、鑒定銷毀領(lǐng)導小組，建立健全檔案管理網(wǎng)絡圖，制定適合本單位的立卷制度、借閱制度、查閱制度、保管利用制度等，實行檔案工作責任制，將檔案工作擺上學校的工作日程，納入年度工作目標，使學校檔案工作有章可遁、有據(jù)可依，增強縝密性，防止隨意性。目前中職學校的檔案管理仍是傳統(tǒng)的管理模式，提供利用的范圍有限，主要停留在本單位，信息資源難以共享。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，中職學校的檔案必須破除過去的舊觀念，樹立為整個社會服務的意識和分工協(xié)作、資源共享的新觀念。為滿足各個行業(yè)、各種層次的利用需求，要提倡和鼓勵檔案系統(tǒng)內(nèi)外部之間的相互信息交流合作，逐步做到在信息資源服務整體化、網(wǎng)絡化前提下，實現(xiàn)信息資源共享。

5.規(guī)范檔案內(nèi)容、強化服務意識。學校要根據(jù)檔案管理分類的要求，根據(jù)學校自身的特點，將本校及上級部門形成的具有保存利用價值材料進行系統(tǒng)分類，制定詳細的分類方案及保管期限表。搞好文件材料收集是保證檔案材料齊全和完整的前提和基礎(chǔ)，檔案工作人員要及時收集材料，進行編排歸檔，以確保檔案材料齊全、完整。服務意識在學校檔案管理中不容忽視，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和生存，特別是對于中職學校檔案管理如何適應社會主義市場經(jīng)濟，迎接新的挑戰(zhàn)來說，服務意識尤為重要。中職學校的檔案能否朝著正確的方向發(fā)展，發(fā)揮檔案管理的價值，很大程度取決于檔案部門的工作態(tài)度。如果中職學校檔案管理的各項業(yè)務能夠緊緊圍繞學校的發(fā)展和學生的成長服務的這一主題來開展，中職學校檔案事業(yè)的發(fā)展就會拓寬。

在知識經(jīng)濟時代，現(xiàn)代化的社會里，傳統(tǒng)的手工檔案管理已不能適應檔案管理的要求，不能滿足廣大職工和社會對檔案的要求，利用檔案管理軟件進行檔案管理，提高檔案管理人員的檔案現(xiàn)代化管理水平是今后學校檔案管理的一項重要內(nèi)容。因此，中職學校檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，將傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向為信息化的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代科學技術(shù)，提升檔案管理水平，使學校檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。