淺析企業(yè)數(shù)字檔案信息安全存在的問(wèn)題及策略

丁林輝

摘 要：當(dāng)今社會(huì)，隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于信息資料的保管上也創(chuàng)新發(fā)展出新的方式，即數(shù)字檔案信息管理的方式。企業(yè)數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，數(shù)字檔案中信息的保存也面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。因此，研究分析企業(yè)檔案信息安全的問(wèn)題對(duì)企業(yè)建立安全管理的機(jī)制具有重要的意義。本文主要闡述了企業(yè)數(shù)字信息安全管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，即產(chǎn)生問(wèn)題的原因，針對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息安全；問(wèn)題；解決措施

電子信息技術(shù)的高速發(fā)展為企業(yè)進(jìn)行信息化管理提供了手段，信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用也為企業(yè)數(shù)字信息化的管理提供了極大的便利。檔案管理隨著電子信息技術(shù)的提高，逐漸趨向于網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的管理，但是在進(jìn)行數(shù)字信息化管理的過(guò)程中不可避免的會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，因此，為了企業(yè)檔案信息的安全對(duì)數(shù)字檔案信息管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析研究是必要的。

1 數(shù)字檔案信息安全管理所面臨的問(wèn)題

1.1 數(shù)字檔案信息安全技術(shù)落后

在數(shù)字檔案信息管理中，由于信息安全技術(shù)在實(shí)施時(shí)簡(jiǎn)單便捷，因此，會(huì)在信息系統(tǒng)中產(chǎn)生各種的漏洞。如在進(jìn)行信息傳輸時(shí)對(duì)信息沒(méi)采用加密技術(shù)，信息系統(tǒng)訪問(wèn)機(jī)制落后，針對(duì)非法入侵的狀況缺少先進(jìn)的檢測(cè)手段和技術(shù)，對(duì)信息數(shù)據(jù)的備份機(jī)制不健全等等。在信息安全的許多方面還沒(méi)有形成健全的安全體系，這就使信息系統(tǒng)變得脆弱，不堪一擊。另外，信息系統(tǒng)受到黑客攻擊或其他人為因素的破壞影響，也為數(shù)字檔案信息的安全工作增加了難度。

1.2 數(shù)字檔案信息安全體系在管理上不完善

由于人為因素的破壞影響和數(shù)字檔案的管理人員違規(guī)操作，對(duì)信息安全的保障缺少統(tǒng)一規(guī)范，并且管理規(guī)范不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格等原因，會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的信息安全產(chǎn)生重要影響。數(shù)字檔案信息在管理上常常存在對(duì)安全定位的失誤、管理檔案安全的職責(zé)不清、進(jìn)入信息系統(tǒng)地安全權(quán)限不明等信息管理上的問(wèn)題。

1.3 工作人員安全意識(shí)薄弱

許多數(shù)字安全檔案的工作人員，在工作職責(zé)上存在僥幸心理，不能清晰的認(rèn)識(shí)到信息檔案安全工作的重要性所在，因此，在信息安全系統(tǒng)上設(shè)置的防備措施不足，對(duì)信息數(shù)據(jù)不進(jìn)行備份處理，使信息系統(tǒng)處于危險(xiǎn)狀態(tài)下。部分工作人員對(duì)檔案信息安全的認(rèn)識(shí)不足，體會(huì)不到信息安全的動(dòng)態(tài)性和相對(duì)性的特點(diǎn)，導(dǎo)致信息長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。

2 產(chǎn)生問(wèn)題的原因

2.1 對(duì)環(huán)境缺少必要的控制

在工作人員沒(méi)有按照數(shù)字檔案管理的要求進(jìn)行庫(kù)房管理時(shí)，容易出現(xiàn)磁介質(zhì)受潮使其變形，庫(kù)房清潔程度不佳導(dǎo)致灰塵磨損，陽(yáng)關(guān)照射使材料風(fēng)化老化，空氣污染使光盤受到破壞等現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致信息檔案的丟失。因此，企業(yè)單位應(yīng)對(duì)此設(shè)置專門的檔案管理的空間，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)信息的要求進(jìn)行管理，重視外部環(huán)境因素造成的影響。

2.2 沒(méi)有采取相應(yīng)的防護(hù)信息安全的措施

信息安全主要指電子文件的完整性，它既可以確保企業(yè)公司記錄具體活動(dòng)的電子和其他文件的完整，又可以對(duì)電子文件的內(nèi)容出現(xiàn)的缺損進(jìn)行補(bǔ)充。

3 針對(duì)數(shù)字檔案信息安全管理采取的對(duì)策

3.1 提高和培養(yǎng)信息管理者的安全意識(shí)

要提高信息檔案管理人員的安全意識(shí)，首先，管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)進(jìn)行宣傳教育，培養(yǎng)自身對(duì)檔案管理的安全防護(hù)意識(shí)，時(shí)刻保持警覺(jué)性。在工作的過(guò)程中，要完成好自己職責(zé)內(nèi)的工作，對(duì)實(shí)體的檔案信息做好管理分類，同時(shí)還要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行完整真實(shí)的保存。其次，對(duì)管理者實(shí)行定期考核制，可以提高管理人員對(duì)信息的安全意識(shí)和防護(hù)意識(shí)，充分發(fā)揮自身的職能，確保檔案的安全。

3.2 注重信息檔案安全管理人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)

重視檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，可以提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，使其成長(zhǎng)為信息檔案管理的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案信息出現(xiàn)問(wèn)題，通常都是人為的疏忽引起的，檔案管理是枯燥和乏味的，因此，更需要工作人員在工作時(shí)要有細(xì)心，耐心，認(rèn)真謹(jǐn)慎的對(duì)檔案進(jìn)行保管，只有這樣才能減少工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。檔案管理人員在工作過(guò)程中會(huì)受到自身心理和生理的影響，還受到專業(yè)技術(shù)能力和工作職責(zé)的影響，因此，要重視對(duì)管理人員綜合能力的培養(yǎng)，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.3 提高數(shù)字化信息檔案安全管理的技術(shù)水平

在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行安全管理工作時(shí)，要充分運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，加強(qiáng)信息檔案的安全化程度。關(guān)注專業(yè)技術(shù)在管理中應(yīng)用的可靠性，利用防病毒技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)、防火墻技術(shù)和防護(hù)入侵技術(shù)等管理數(shù)字檔案，充分保障數(shù)字檔案的信息安全。

3.4 對(duì)數(shù)字信息檔案管理的過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化

首先，針對(duì)數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，在數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)之前，要提前填寫(xiě)相關(guān)的登記，在領(lǐng)導(dǎo)審批之后，數(shù)據(jù)檔案的管理人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，最后才可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中。其次在數(shù)據(jù)導(dǎo)出時(shí)也要求做好數(shù)據(jù)備份的工作，做到適時(shí)適宜。最后，在數(shù)據(jù)利用時(shí)進(jìn)行優(yōu)化處理，如果要使用數(shù)據(jù)檔案，要經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)授權(quán)，才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行使用。對(duì)檔案信息的過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，有利于信息檔案的安全管理。

4 總結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，對(duì)信息數(shù)據(jù)的安全產(chǎn)生影響的因素越來(lái)越紛繁復(fù)雜，因?yàn)閿?shù)字檔案信息隨時(shí)都有可能泄密和遺失，面對(duì)信息檔案安全管理系統(tǒng)的諸多問(wèn)題，我們必須加強(qiáng)對(duì)信息檔案安全的重視，在技術(shù)管理上不斷創(chuàng)新，在人才培養(yǎng)上提高要求，建立起發(fā)展全面的數(shù)字檔案信息安全保障系統(tǒng)。

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