如何利用財務(wù)共享信息系統(tǒng)提升大型企業(yè)的管理

郎倩

摘要：大型企業(yè)經(jīng)歷了快速發(fā)展之后，如何提高財務(wù)內(nèi)控水平就變得非常重要，過去企業(yè)管理者往往通過選拔財務(wù)管理人員的辦法解決，但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，地域的不斷擴張，標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)共享信息系統(tǒng)的需求變得非常迫切，本文通過研究如何在財務(wù)共享信息系統(tǒng)中通過植入標(biāo)準(zhǔn)化的審批流、財務(wù)授權(quán)和統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理等方法，加強企業(yè)的財務(wù)內(nèi)控，從而提升企業(yè)的管理水平。實踐證明，通過財務(wù)共享信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，不僅可以有效地解決財務(wù)共享的問題，對企業(yè)的管理提升，特別是企業(yè)管理中流程和財務(wù)授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)化，主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一應(yīng)用和管控，具有極大的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享 信息系統(tǒng) 大型企業(yè)

一、財務(wù)共享信息系統(tǒng)建設(shè)的背景和意義

隨著集團多項目、多基地、多業(yè)務(wù)、跨國界發(fā)展格局的基本形成，給集團財務(wù)管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。一是集團的快速發(fā)展，特別是多業(yè)務(wù)、跨國界、跨區(qū)域的分子公司的增加，導(dǎo)致財務(wù)管理難度加大，處在不同地域的公司財務(wù)基礎(chǔ)工作的規(guī)范通過行政管理的方式顯然已經(jīng)不再適用；二是每家公司均設(shè)立財務(wù)部并配置完整的財務(wù)人員，導(dǎo)致公司成本的上升；三是大部分財務(wù)人員既做會計核算，又做財務(wù)管理，缺乏專業(yè)化分工所帶來的高附加值，難以在戰(zhàn)略財務(wù)和業(yè)務(wù)財務(wù)上有所作為。財務(wù)共享中心的建設(shè)從根本上解決了這個問題。

財務(wù)共享中心的建設(shè)，不僅僅是實現(xiàn)了人員上的集中，最重要的是建設(shè)了一套全電子化的信息化系統(tǒng)。當(dāng)前國內(nèi)外的財務(wù)共享服務(wù)已開始應(yīng)用，其中以下幾個較為典型的實施案例。摩托羅拉公司于1999年在天津成立“亞洲財務(wù)結(jié)算中心”，隨著業(yè)務(wù)的擴大，更名為摩托羅拉全球會計服務(wù)中心，它承擔(dān)了公司90%的全球應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)。輝瑞公司作為全球最大的制藥公司之一，在大連成立了全球財務(wù)共享服務(wù)中心亞太部分，將會計處理業(yè)務(wù)集中在此，如此各個國家的機構(gòu)就能夠?qū)Ｗ⒂谄浜诵臉I(yè)務(wù)。2008在西安，中興通訊全球服務(wù)共享中心正式掛牌成立。將財務(wù)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)向西安集中，將進一步促進集團管理降低成本、優(yōu)化資源配置，提高效率，增強企業(yè)的核心競爭力。

寶鋼集團是中央企業(yè)中最先實現(xiàn)財務(wù)共享的企業(yè)集團，中興通訊在實現(xiàn)了財務(wù)共享之后，首先是實現(xiàn)了財務(wù)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一，其次是財務(wù)人員減少了三分之一，有效地降低了成本，財務(wù)共享的實施，對寶鋼集團規(guī)模化經(jīng)營和提高上市公司的財務(wù)報告的質(zhì)量，也起到了積極的作用。

高度集成各類財務(wù)應(yīng)用軟件，區(qū)分不同崗位對系統(tǒng)的使用，建立全集團統(tǒng)一的財務(wù)共享服務(wù)平臺是很有必要性的。應(yīng)用統(tǒng)一的財務(wù)共享軟件，使財務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程融為一體，可以有效地提高企業(yè)內(nèi)部控制的水平。企業(yè)通過引進或自行開發(fā)的手段，使用財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的財務(wù)共享軟件，實現(xiàn)對整個集團的經(jīng)營管理全過程的信息流、財務(wù)授權(quán)、資金流、支付流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預(yù)算、結(jié)算、監(jiān)控等財務(wù)管理工作規(guī)范化、高效化。財務(wù)管理信息系統(tǒng)是整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，加快財務(wù)管理信息化建設(shè)，不僅要對建立財務(wù)管理信息系統(tǒng)實行規(guī)劃，而且，必須對整個管理信息系統(tǒng)進行整體規(guī)劃。加強和提升會計信息化技術(shù)，創(chuàng)新財務(wù)管理，加強預(yù)算管理，完善成本核算制度，在財務(wù)管理方面摸索到了一條發(fā)展的有效途徑，信息技術(shù)將為財務(wù)管理騰飛的翅膀。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)對企業(yè)提高內(nèi)控的管理作用：財務(wù)共享信息系統(tǒng)對提高企業(yè)內(nèi)控的作用應(yīng)該說是明顯的，特別是對統(tǒng)一工作流、財務(wù)授權(quán)管理、主數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、費用標(biāo)準(zhǔn)控制、會計憑證規(guī)范、資金支付安全等方面，具有明顯的管理提升的作用。

二、財務(wù)共享信息系統(tǒng)提升企業(yè)管理的主要途徑

（一）統(tǒng)一支付審批模式，為大型企業(yè)集團快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)

對于大型企業(yè)來講，快速的擴張，首先帶來的問題如何將現(xiàn)有企業(yè)的管理文化和程序，快速的復(fù)制到新設(shè)立的公司或區(qū)域中去，并覆蓋到全集團，信息化為此帶來了可能。在現(xiàn)有的成熟和管理典范企業(yè)的管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，總結(jié)出一套成熟的審批流系統(tǒng)，并將它迅速復(fù)制到新設(shè)立公司中去，這樣可以將現(xiàn)有的企業(yè)文化和管理迅速滲透到集團的企業(yè)中去，加強集團對這些企業(yè)的影響。財務(wù)共享信息系統(tǒng)通過在全集團實現(xiàn)財務(wù)共享，推廣財務(wù)共享信息系統(tǒng)，可以以低成本的方式快速的實現(xiàn)財務(wù)支付流程在全集團的規(guī)范和統(tǒng)一，因此，財務(wù)共享信息系統(tǒng)不僅僅是一個財務(wù)的信息系統(tǒng)，更是一個管理的信息系統(tǒng)。

大型企業(yè)的快速發(fā)展，信息化和財務(wù)共享是內(nèi)控的重要手段，特別是面向境外和偏遠(yuǎn)地區(qū)的快速擴張，企業(yè)的管理者往往更加倚重財務(wù)共享的信息化系統(tǒng)，因為這套信息系統(tǒng)中的審批流系統(tǒng)將使各公司的審批流趨于一致，也使新設(shè)立的公司能夠迅速到融入企業(yè)的管理文化中來，同時也減少了新設(shè)立公司的管理成本

（二）統(tǒng)一管控的財務(wù)授權(quán)，是財務(wù)內(nèi)控的重要手段

財務(wù)共享信息系統(tǒng)上線之前，各公司的財務(wù)授權(quán)主要是依靠人工控制，這樣對于運行財務(wù)授權(quán)相對簡單的公司來說，財務(wù)共享一般還可以清楚的記得每個部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)的財務(wù)授權(quán)，但是對于一些財務(wù)授權(quán)比較復(fù)雜的公司，財務(wù)人員往往很難記得清楚，例如有一些大型的公司，往往存在一個人有多項兼職的情況，一位領(lǐng)導(dǎo)在職能部門和在項目公司或分公司的財務(wù)授權(quán)會有所不同，有時在不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域財務(wù)授權(quán)也有所不同。在使用財務(wù)共享系統(tǒng)之前，往往將財務(wù)授權(quán)的審核責(zé)任賦予了財務(wù)核算人員，這樣對財務(wù)審核人員的要求就非常高，在使用財務(wù)共享系統(tǒng)之后，財務(wù)核算人員不再需要審核每筆支付的財務(wù)授權(quán)，回歸財務(wù)核算人員核算的初始職責(zé)。

一般企業(yè)的財務(wù)授權(quán)管理，是財務(wù)內(nèi)控的核心內(nèi)容之一，大部分企業(yè)均有財務(wù)授權(quán)管理制度，并且按級設(shè)置了財務(wù)授權(quán)體系，財務(wù)授權(quán)制度一般要經(jīng)過公司董事會審批，事實上一般公司領(lǐng)導(dǎo)和董事會很難判斷本公司財務(wù)部門制訂的財務(wù)授權(quán)管理制度是否合理，是否在集團的框架之內(nèi)，那么財務(wù)共享信息系統(tǒng)通過將集團統(tǒng)一的財務(wù)授權(quán)管理系統(tǒng)植入財務(wù)共享信息系統(tǒng)，各公司只需要在現(xiàn)有的框架內(nèi)調(diào)整各崗位或人員的財務(wù)授權(quán)金額即可，這樣做將有效將集團層的財務(wù)授權(quán)的管理的精神落實到各下屬公司，有效地加強了企業(yè)財務(wù)的內(nèi)部控制。

（三）統(tǒng)一主數(shù)據(jù)和財務(wù)核算信息管理，是財務(wù)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化和快速復(fù)制的基礎(chǔ)

統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理是企業(yè)加強內(nèi)部控制、統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，以及后續(xù)加強數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，企業(yè)多個信息系統(tǒng)，必須要實現(xiàn)主數(shù)據(jù)的同步管理，從而使各個信息系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)來源一致。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)一般需要從公司的ERP系統(tǒng)中調(diào)用采購類的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、銀行主數(shù)據(jù)；財務(wù)類的預(yù)算主數(shù)據(jù)、會計憑證相關(guān)主數(shù)據(jù)等，筆者試圖將財務(wù)共享信息系統(tǒng)變成財務(wù)核算系統(tǒng)的輔助系統(tǒng)，即將前端業(yè)務(wù)與財務(wù)核算業(yè)務(wù)通過一定的邏輯有機的結(jié)合在一起，這樣可以有效地提高財務(wù)核算和支付的準(zhǔn)確性和效率，也有效地降低財務(wù)作假可能性。經(jīng)過研究表明，對于采購類、預(yù)算類、成本類等大部分的主數(shù)據(jù)的調(diào)用，一般在員工發(fā)起申請的時候就應(yīng)該實現(xiàn)，這樣就可以保證在整個流程中數(shù)據(jù)的一致性，但是對會計憑證和支付相關(guān)的主數(shù)據(jù)同步，也可以在財務(wù)核算環(huán)節(jié)實現(xiàn)。總之，對于主數(shù)據(jù)的調(diào)用，筆者主張在業(yè)務(wù)發(fā)生的第一步就實現(xiàn)。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)的起點和終點應(yīng)該都是公司ERP系統(tǒng)，中廣核財務(wù)共享系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)全部來自于公司ERP系統(tǒng)，包括ERP系統(tǒng)人資系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員歸屬、人員級別，商務(wù)系統(tǒng)的供應(yīng)商信息，銷售系統(tǒng)的客戶信息，財務(wù)系統(tǒng)的會計科目、銀行信息等，主數(shù)據(jù)的一致是財務(wù)安全性和規(guī)范性的基礎(chǔ)。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)與公司ERP系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)的同步，包括預(yù)算凍結(jié)和釋放的功能，是實現(xiàn)財務(wù)共享工作的基礎(chǔ)。眾所周知，財務(wù)共享一般共享公司都分布地域較廣，人員之間大部分并不熟悉，如果支付申請到了財務(wù)共享中心的會計核算環(huán)節(jié)，才發(fā)現(xiàn)記賬的成本對象沒有預(yù)算，再與業(yè)務(wù)財務(wù)或者發(fā)起人協(xié)調(diào)預(yù)算的調(diào)整，是非常困難的，因此在財務(wù)共享信息系統(tǒng)中，必須要設(shè)置發(fā)起環(huán)節(jié)預(yù)算凍結(jié)和會計環(huán)節(jié)預(yù)算釋放的功能。

供應(yīng)商支付信息的自動傳輸，企業(yè)財務(wù)共享中心，實際上是一個小型的銀行結(jié)算中心，供應(yīng)商支付信息從財務(wù)共享信息系統(tǒng)在銀行的網(wǎng)銀系統(tǒng)的自動傳輸，可以有效地保證支付信息的準(zhǔn)確性，也徹底改變了公司出納工作的流程，公司出納將由操作人員，轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y金審核人員，同時系統(tǒng)自動生成的支付信息，較手工錄入支付信息，信息質(zhì)量也有了質(zhì)的飛躍。

在大型企業(yè)中，統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)和財務(wù)核算信息管理，是企業(yè)財務(wù)核算管理的基礎(chǔ)，也使財務(wù)信息系統(tǒng)的快速復(fù)制成為了可能，因為企業(yè)的信息化的實施過程中，將不再需要向一些業(yè)務(wù)和系統(tǒng)均不太熟悉的人調(diào)研所謂的系統(tǒng)需求，從而開發(fā)出來一套半成熟的系統(tǒng)，業(yè)務(wù)財務(wù)信息系統(tǒng)的實施已經(jīng)有了標(biāo)準(zhǔn)版，信息系統(tǒng)實施容易只需要按照標(biāo)準(zhǔn)進行實施，后臺審核人員也根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對實施的成果進行檢查即可，財務(wù)信息系統(tǒng)的快速復(fù)制，也將極大地降低企業(yè)信息化的成本。

參考文獻(xiàn)：

朱慧.提升管理水平 財務(wù)共享顯初效[J].廣東核電，2012（12-13），第5版.

（作者單位：中國廣核電力股份有限公司）