[摘 要]隨著經濟全球化的發展,增加企業經濟效益和效率,降低企業的生產成本成為當務之急。物資采購管理在降低企業生產成本上,發揮著舉足輕重的作用。采購管理中,對于大型企業,集中采購占據主導地位。本文就企業中的集中采購管理進行探討,如何加強集中采購管理措施,提高采購效率。
[關鍵詞]大型企業;采購管理;集中采購
中圖分類號:F274 文獻標識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)16-0079-01
提高物資采購效率是企業降本增效的重要途徑,成本下降,利潤就上升。集中采購成為控制采購成本的重要手段,在企業的采購中發揮著重要的作用。集中采購是對于分散采購而言的,是指將集中采購目錄中的貨物、工程及服務集中進行采購,對同一類項目管理集中化采購來降低采購成本。
一、企業集中采購的特點
1、集中采購設立了專業的采購部門,專業的人做專業的事,把業務歸口到一個部門來管理,降低管理成本支出的同時,也減少重復采購頻次、降低庫存、減少資金占用,提高企業整體購買力。
2、集中采購效益主要來自采購量的高度凝聚,大批量的采購,有利于采購管理部門對擬采購項目進行統一分類,對采購目錄進行梳理,對采購物資的規格型號進行標準化管理,制定統一的技術要求及售后、維護等采購要求,把需要采購的項目打包分類,集約化形成年度采購計劃進行有效實施。
3、大規模的集中采購,形成規模優勢,容易吸引核心的潛在投標人,形成優質的充分競爭條件,對提升企業采購質量有很大的促進作用。大規模的集中采購,對潛在投標人提出了更高要求,相比之前的分散采購而言,公司規模、實力相對較小的潛在投標人不具備承擔大型項目的能力,沒有能力承擔規模較大的集中采購項目。從而優化了潛在投標人的水平結構。
4、有利于規范采購行為,提高采購過程的透明度。集中采購遵循了市場經濟的規律,具有招標采購的特點。一方面,能夠在潛在投標人之間形成充分競爭,另一方面,招標人可對年度采購計劃進行匯總分類,依據需求對項目劃分標段,對項目售后及服務制定方案,對采購物資的生命使用周期提出要求,打包用戶的采購需求,一并進行集中采購整合,實現最佳資源配置的目標,而且還可大大節約采購費用。
二、加強推進集中采購的要點問題
推進集中采購的核心思想是管理控制權和采購決策權的集中,本質是集中采購體系的建立過程。
1、建立完善的管理體系
完善健全的管理體系是管理采購工作的前提和基礎,直接決定了集中采購工作的效率和方式。“歸口管理,集中采購,統一標準”,由采購部門統一牽頭負責,采購人對擬采購項目情況進行需求提報,整合采購計劃,統一采購物資的標準。統一的集中采購有利于確保采購管理和實踐的一致性,顯著提升物資采購業務的專業化、規范化。
2、建立規章制度
“無規矩不成方圓”,采購管理的規章制度是集中采購工作的指導準則。按照國家相關法律法規為藍本作為依據,結合企業自身進行完善,對集中采購制定規章制度。采購部門應對需求計劃進行認真梳理,采購方案的編制,采購方式的確定,采購供應商資格條件的確定,以及后期合同的簽訂,過程控制及后期的入庫結算等采購的關鍵環節。
按照制度管控內容與業務分類為原則,建立涵蓋招標集中采購、供應商管理、監督管理等關鍵采購業務環節的物資供應采購規章制度體系,制定物資集中采購的管理辦法與實施細則,嚴格按照規章制度辦事,有法可依,有制度可追溯,做到按制度辦事、按程序辦事。
3、優化業務流程
采購業務流程是制度的體現,業務流程體現了要怎么做。要有效實施集中采購業務應制定高效率的業務流程,對流程進行優化整合,避免重復操作流程。把規章制度在流程中進行體現,制度最大限度體現在業務流程中,實現采購業務流程制度化、程序化。將流程進行上下分層,逐層分解細化,適應不同層次的管理者需求。
4、完善供應商管理
供應商的選擇是采購的根本,供應商品質的好壞,直接決定了采購的成本、質量和采購效率。供應商管理也是企業采購管理風險控制的重要內容。潛在供應商數量未形成充分的競爭、考核體系不完善導致集中采購出現風險。應合理設置供應商準入門檻、對供應商的過程認證做好防控措施、制定供應商管理辦法。在合同中對供應商的違約進行合理風險防控,防止供應商因為違約成本低對企業利益造成損害。
通過集中采購促進供應商之間形成充分競爭,既可以幫助質優價廉服務好的供應商實現規模銷售、規模生產以降低成本,同時有利于引導一流的供應商充分了解企業的采購需求,提供更有針對性的、優質的產品和服務,推進深層次的合作。
5、集中采購信息化
近年來,隨著國內電子商務發展的日趨成熟,電子招標采購也逐漸規范化、科學化、信息化。集中采購電子信息平臺的應用,不僅可以縮短項目建設周期、降低運作成本,而且對規范采購流程的優化與規范起到了促進和支持作用。
6、對擬采購項目進行信息收集、統計和分析,突出采購的計劃性
集中采購項目多為大宗項目,在計劃提報過程中,組織各地區分公司對下一年的需求進行匯總分析,研究消耗規律,超前制定物資需求計劃,為集中采購提供前期計劃保障。計劃的準時上報及上報的準確性直接關系到集中采購的關鍵信息。計劃不能隨意改變,這樣才可以保障集中采購的準確無誤性,發揮集中采購的優勢。
7、加強自身隊伍的建設
一方面是加強采購人員的道德教育,引導從業人員樹立正確的價值觀、人生觀,廉潔自律、以身作則,嚴格職業操守。另一方面是提升采購人員的業務能力,通過專業培訓、參加職業資格考試,提升員工隊伍的凝聚力和業務水平。
三、結束語
任何一種采購形式都有其局限性,集中采購也不例外,由于在目前實施的集中采購模式中,企業之間的認識還存在一定的差距,合作信譽有待進一步提高;價格在一定時間、區間內相對保持不變,有時會與市場產生偏離,執行起來有較大的難度,特別是在市場價格下行階段,買方雖然鎖定了成本,卻要承擔遭受一定經濟損失的風險;另外,相對較長的定價周期和決策機制,面對突變的市場變化,難于做出快速、有效的反應。因此,在外部市場條件持續變化時,也要因時制宜,變換采購方式,使集中采購的應用體現其靈活性。
強化采購管理、完善規章制度、規范業務流程、抓好過程控制,能夠有效提高采購效率,保證采購質量,降低采購成本。通過管理的不斷深化,實現采購全生命周期性價比最優的目標。
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作者簡介:
王洪剛,男,工程師,大學本科,現從事招標管理工作。