鄉鎮政府檔案管理信息化服務工作芻議

努爾巴合提·葉山拜

摘 要：隨著科學的不斷發展，信息與信息技術在整個社會經濟的發展當中發揮著越來越重要的作用，并逐漸成為社會發展水平的一個重要依據，信息化建設勢在必行。檔案管理信息化也成為檔案工作發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文主要從檔案管理面臨的問題入手，分析鄉鎮政府檔案管理信息化建設的必要性，并在此基礎上給出幾點關于如何改進檔案管理信息化服務的措施，以資參考。

關鍵詞：鄉鎮；政府；檔案管理；信息化建設

檔案是重要的信息資源，在社會生活中扮演重要角色，社會的不斷發展促使檔案管理向現代化、信息化邁進，信息化建設已勢在必行。檔案管理信息化是在國家檔案管理部門的統一規劃下，結合本單位實際情況，充分運用現代信息技術的優勢來處置、管理檔案資源的過程。因其轉型周期長，所以在轉型過程中難免存在很多問題。只有將這些問題處理好了，檔案事業的發展才能邁入新的階段。

1 檔案管理現狀及存在問題分析

在長期的發展過程中，檔案管理事業進步明顯，其規模不斷擴大，數量逐漸增多，種類也趨于多元化，信息量十分龐雜。傳統的檔案管理方式已無法滿足當下需求，由此帶來的沖突不斷凸顯。

1.1 檔案查閱費時，效率低下

一般來說，檔案存放都是分類處理的，但檔案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地會存在隨意性，出現錯誤現象，造成檔案存放次序的混亂、無序。現有的檔案資源非常豐富，如果還按照傳統的方式查閱檔案比較麻煩，一旦檔案沒有放到指定的位置，要找到所需的檔案，就要把所有的檔案重新瀏覽一遍，查閱起來費時費力，效率極其低下。

1.2 檔案編目流程繁瑣

過去檔案管理工作大都是手工處理的，檔案采集后要進行分類、排序、裝訂、編號，再手工錄入檔案目錄等，這些操作流程復雜、繁瑣，每一環節多需要大量的人力和物力，由于得不到及時處理，使得很多檔案歸檔后長期堆放，造成檔案資源的浪費。同時，檔案編目工作屬于簡單、重復性的勞動，人工操作不利于提高流程效率。

1.3 增加檔案管理成本

檔案管理工作針對的是有價值的檔案，這涉及到檔案保管期限，保管期限越長檔案的價值越高。但是傳統檔案工作方式下，檔案鑒定工作落后，檔案管理人員不能準確掌握檔案的存儲時間，不能及時發現、處理過期檔案，致使很多已過期的檔案還存放在檔案架上，增加了檔案管理工作的負擔和成本。

1.4 檔案難以精確統計

檔案管理中檔案統計工作占有重要地位，統計工作是一項長期的、系統的工作。當前，檔案資源日趨豐富，大部分檔案都是裝在檔案盒內的，每個檔案盒所裝的檔案量也不同，要進行檔案統計工作具有一定的難度。一旦檔案管理人員在統計過程中出現一次錯誤，后面的工作會發生連環錯誤，這種難題在手工操作方式下很難解決。

2 檔案管理信息化建設的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現文檔紙張受潮、蟲蝕等災害，為了改善存儲環境，檔案部門要投入大量的文檔管理費用，并且檔案需要反復查閱，會受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會的發展，辦公自動化的出現，使得檔案管理方式發生了變化，信息化建設成為必然。

2.1 檔案管理信息化是打破信息資源之間的壁壘，實現資源的共享前提

全球化背景下，檔案資源信息化建設成為各國搶占經濟發展的最高點，也是加快社會經濟發展的必由之路。加快檔案管理信息化建設是實現檔案信息管理的現實需要，實現檔案資源的便捷開發、利用，打破信息資源之間的壁壘，實現資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案管理適應社會發展需求的必要措施

檔案事業是基礎形式，在社會現代化建設中占有十分重要的地位，隨著社會經濟的快速發展，傳統檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內外環境都發生了改變，檔案管理面臨新挑戰。新時期，檔案工作要適應時代需求必須打破傳統的檔案觀念，消除發展中存在的問題，使檔案管理工作適應社會發展需求。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率，減少運營成本的內在要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實行的是精細化的管理，主要以手工勞動為主，花費大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術快速發展的今天，這種檔案管理方式遠不能適應需求，越來越顯示出弊端。要提高檔案管理工作的效率就要加強信息化建設，提高檔案的存儲量，節省資源，從而適應信息快速發展的現代社會需求。

3 檔案管理信息化建設的措施

3.1 樹立現代信息服務觀念

信息系統的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統用戶越多，對信息服務的要求越高，所以，鄉鎮政府檔案管理人員要樹立現代信息服務理念。檔案管理部門對信息要保持高度敏感，想方設法收集信息，調查人們的潛在需求，針對性的策劃出不同層次的服務范圍、形式，有計劃地開發電子文件信息資源，制成信息產品，從而提供專門的信息利用平臺，便于用于便捷的獲取所需信息。如對信息需求充分調查的基礎上，以先進的技術為基礎建立專題，為人們提供信息服務。

3.2 促進信息化基礎設施建設

計算機網絡的發展，實現了信息數據的遠近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質文件，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面可以通過計算機進行文件的發送、接收、借閱、歸檔等，檔案管理方面可以用計算機進行檔案的收集、整理等。同時，在特殊的檔案工作中，計算機還可以提高工作效率，簡化工作流程，如編制大型的索引，檔案統計工作等，這些工作對基礎設施建設要求較高，因此需要配置較好的計算機網絡系統。

3.3 加強檔案信息資源管理

首先加強檔案目錄數據庫建設。目前，我國檔案管理信息系統和形式多樣化，在服務性、共享性、規范性方面存在不足，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強檔案目錄數據庫建設，結合時代需求開發檔案管理系統，提高工作效率。其次檔案電子化。檔案信息電子化是重要工程，即用紙質的館藏檔案為對象，用計算機收集、篩選、加工檔案，從而使紙質檔案轉化為電子檔案人工利用。當前檔案管理軟件只適用于文件管理，還沒有實現文檔一體化，由于共通性受限，檔案信息管理工作不能通過計算機完成，制約了檔案信息化的進程。所以要加強檔案信息資源建設，研制一個融辦公、檔案管理于一體的軟件系統，通過計算機把紙質檔案數字化，便于檔案信息的查找。

3.4 培養高素質信息技術人才

檔案信息化建設的關鍵是人才，因此培養一大批信息化人才已成為迫在眉睫的問題。檔案信息化建設中，檔案部門人才素質的高低直接影響到信息化水平的高低。目前，檔案管理高級人才匱乏，很多檔案工作人員技術水平低。同時，一些年輕的檔案工作者有學歷，但工作經驗等有待進一步提升，工作熱情高，但工作方法還有待提升等。因此，為了適應形勢發展的需求，鄉鎮政府檔案工作人員既要掌握信息管理知識，又要懂檔案基礎知識，培養信息化人才成為重要課題。

4 小結

總而言之，鄉鎮政府檔案管理信息化建設是一個系統的、建設周期漫長的、復雜的工程。為了適應時代發展的節奏，滿足社會需求，鄉鎮政府檔案工作人員必須緊跟時代的發展步伐，創新檔案管理信息化建設，為鄉鎮政府的檔案事業的發展做出應有之貢獻。

參考文獻

[1]周侯夢.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].南京檔案，2010（3）

[2]劉曉東.試論檔案管理的信息化建設[J].機電兵船檔案，2012（6）

[3]毛秀宇.也談如何加強基層檔案管理 公務員考試內參 2014