高校二級學院檔案管理模式的相關探討①

李瑞卿

摘 要：隨著我國教育體制的不斷改革與深化，高等院校辦學規模也在逐漸擴大，二級學校的有效建立并進行二級管理模式成為了如今大部分高等院校發展的必然趨勢。目前，高校二級學院具體的檔案管理工作仍然處于初級發展階段，還沒有足夠的經驗，存在一些問題，需要制定有效的改善措施，不斷進行改革與完善，首先需要培養相關的工作人員擁有較強的檔案意識，其次，制定具體的規章制度，再次，提升工作人員整體的素質，最后，突出特色。從而逐漸完善檔案管理的相關工作。該文主要闡述了高校二級學院建立有效的檔案管理模式，分別講述了高校二級學院建立檔案管理存在的重要問題以及建立二級學院內部檔案管理模式的有效措施等內容。

關鍵詞：高校 二級學院 檔案管理 模式 探究

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0126-02

隨著我國教育體制的不斷改革與深化，高等院校辦學規模也在逐漸擴大，二級學校的有效建立并進行二級管理模式成為了如今大部分高等院校發展的必然趨勢。結合不同學科具有的特性，將一些學科進行有效的結合，并建立二級學校，逐漸實現學科之間進行的優勢互補，提升學校內部的教學水平，推動學校內部資源的優化配置，最終實現教學的最大價值。該文主要研究探討的是二級學校內部具體的檔案管理模式。

1 高校二級學院建立檔案管理存在的重要問題

高校實行兩級管理這一有效的管理模還沒有較多的經驗，發展的時間比較短，二級學院內部具體的管理工作仍然存在很多的問題需要不斷的改善，其中包括檔案管理相關的工作，以下主要講述了二級學院內部檔案管理存在的幾點重要問題。

1.1 不重視檔案管理的相關工作，缺乏檔案意識

一般情況下，二級院校普遍都是在原有學校的基礎之上進行建設，并處于教學重要的第一線，管理水平比較高，但是對于檔案管理相關的工作并沒有得到足夠的重視。無論是學校的上級領導還是一些從事日常教學的普通教職工來說，都非常重視教學以及學科科研工作具有的重要作用，但是卻忽視了對一些工作中經常使用的檔案資料具體的管理工作，并且，平時不會特意的收集各種教學的檔案資料，只是簡單的認為對教學材料進行的檔案管理工作只不過是進行適當的整理或者是對資料進行裝訂，將所有檔案管理相關的工作內容看成是自己沒有必要承擔的額外工作，只是遇到上級領導進行定期檢查的時候，組織臨時突擊，簡單的應付各種檢查，實際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面，存在部分教師對于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴重的抵觸心理。部分教師認為一些非常重要的教學成果都屬于自己的勞動成果，只能自己進行保管，不愿意上交到院校內部的檔案部門，還存在部分教師為了能夠更加方便的進行查閱，將一些資料據為己有，這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。

1.2 缺乏準確的規章制度

二級學院內部的檔案管理起步比較晚，在工作的過程中經常忽視程序化以及規范化具有的重要作用，只是非常習慣的進行一些個案的處理工作，按照自身擁有的工作經驗完成管理工作，并沒有比較準確的規章制度或者是規范檔案管理的實施細則。第一，沒有明確的界限。部分二級學校內部的文件資源逐漸開始被列入到檔案室中，依然存在大量的檔案資料仍然沒有被列入到檔案室中，這就導致大量有價值的資源沒有得到及時的收集與整體，只是非常隨意的亂放，無法實現集中管理。第二，管理工作不夠細致。一些已經收集的檔案資料仍然沒有得到有效的保管，管理工作非常的混亂，所有的檔案資料都混亂的存放在一起，無法實現即時的查找，同時很可能會導致重要的檔案資料丟失。第三，沒有明確具體的職責分配。部分二級學校內部雖然配備了相應的管理工作人員，同時由相應的領導負責管理，但是具體的管理職責還沒有進行明確的分工。

1.3 檔案管理相關的工作人員自身的綜合素質并不高

二級學院內部受到編制等問題的影響，大部分都沒有設立非常專業的檔案管理工作人員，一般情況下都是由學校內部的教學秘書負責。二級學校重要的信息中心就是教學秘書，起到了對信息進行上傳下達的重要作用，成為了交流的重要橋梁。由學校內部的教學秘書擔任具體的檔案管理工作，雖然有利于學校內部檔案管理相關的工作，但是，教學秘書只是將檔案管理相關工作作為自己的兼職，自身缺乏較強的檔案管理意識同時沒有經過比較專業集中的業務訓練，對于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關的規程序都沒有準確的了解，并且，學校缺乏對兼職檔案管理進行的專業培訓以及專業指導，這些現象都會導致最后的檔案管理相關工作非常的混亂，沒有準確的工作原則。另一方面，二級院校內部的管理工作涉及到了學校內部運轉的整個過程，包含的內容非常的復雜，擁有較大的工作量，這就必然需要教學秘書在完成了自己的本職工作以后，繼續承擔一些檔案的管理工作，工作量非常大，整理的內容非常的復雜，這就會導致檔案管理的相關工作會出現較多的失誤，教學秘書繁重的工作任務，也可能會導致一些非常重要的材料得不到及時的收集與管理，甚至會出現流失的情況，檔案管理工作的質量非常差，并且沒有比較規范的管理準則，使檔案管理工作并不完整。

1.4 特色得不到有效的突出

目前，大部分二級院校內部的檔案管理工作大多都是一些學校制定的各種文件，或者是學生上交的畢業論文，檔案收集的內容都是相同的，并且，沒有太大的使用價值，這將會直接影響二級學院內部開展具體的檔案管理工作。二級院校內部的檔案管理工作與學校內部的檔案管理存在一定的差異，二級學院比較注重的是本學院學生具有的特色，并突出學科專業具有的特色以及優勢，具體的檔案資料需要充分的反映院校內進行建設的最大成就。這就需要建立一些對學生進行人才培養過程中保留的具有較高價值的檔案，以及一些重點學科建立的各種檔案資料，突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級院校內部的檔案管理相關工作仍然沒有自身的特色進行突出，沒有比較完善的收集工作。

2 建立二級學院內部檔案管理模式的有效措施

想要解決二級學院內部存在的各種檔案管理的問題，需要及時建立比較完善的管理模式，結合目前大部分二級學院具體的檔案管理現狀，對完善檔案管理模式提出了幾點有效的措施。

2.1 加強檔案意識，對管理工作進行有效的規范

加強對各種檔案管理工作以及相關法律內容的宣傳以及推廣，對于一些從事兼職檔案管理的相關工作人員組織進行定期的培訓或者是專業的指導，有效的提升檔案管理相關工作人員自身的綜合素質。開辦一些檔案管理的講座活動，提升二級院校上級領導以及普通教職工自身具有的檔案意識，將檔案管理具體的思想內容逐漸貫穿到所有工作細節中。檔案主要是根據文件資料逐漸演化而成，如果沒有一些重要的有價值的文件資料也不會產生相應的檔案管理工作。只有建立科學有效的管理體制，培養工作人員擁有較強的檔案意識，才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對二級學院內部的檔案管理工作進行一定的規范，并將檔案與管理相互結合，實現檔案的有效管理。

2.2 進行統一指導，并逐漸完善各種規章制度

二級院校內部具體的檔案管理工作具有較強的雙重性，其中，一方面，二級學院屬于學校內部的下屬部門，具體的檔案工作也只是整個學校檔案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的檔案資料需要被列入到學校內部的檔案資料中，需要二級學校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內容進行移交。另一方面，所有的二級學院都屬于比較獨立的教學單位，具體的檔案管理工作人員將會受到二級學校內部的直接管理，但是，具體的工作業務仍然會受到高校檔案部門及時的監督以及管理。如今，頒布的一些憲法以及規范都為高校內部的檔案工作進行了恰當的分類，并為管理工作提供了一定的法律依據，因此，二級學院具體的檔案管理工作需要結合高校內部制定的檔案管理相關規定，并充分結合自身具有的特點，制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進行科學合理的規范。具有制度化的管理是所有二級學院檔案管理相關工作的關鍵內容，只有擁有比較完善的制度以及規范才能有效的避免檔案管理出現混亂，保證檔案管理有條不紊的順利完成。

2.3 發揮自身具有的特色

在檔案管理具體的工作中，二級學院需要充分突出自身具有的特點，并發揮最大的價值。首先，反應二級院校具體發展情況的相關資料都是通過二級學院本身完成管理工作，材料的具體內容并沒有對高校進行檔案歸檔發揮一定的價值，但是卻充分的體現了二級學院資深具體的發展情況以及工作的具體進度等，彰顯了二級學院發展壯大的整個變化過程，這些檔案資料對于二級學院來說具有非常重要的價值。其次，二級學校內部的學科或者是專業存在較大的差異，這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此，檔案管理相關的工作需要突出特色。

2.4 實現網絡化的管理

利用先進的網絡技術手段，在學校檔案管理以及二級學校內部檔案管理建立有效的信息交流橋梁，并在各個檔案管理部門中建立有效的信息交流平臺，實現網絡化的管理工作，這也是探索二級學院內部檔案管理工作的新的方向。首先，利用先進的網絡技術完成二級院校與高校內部之間的協調工作，嚴格監督檔案管理的建設工作，避免出現任何的重復建設，減少資源的浪費。其次，利用網絡系統實現二級學校對高校內部具體文件或者是檔案資料的接收工作，還可以利用網絡建立電子材料并上交到學校檔案中。這種網絡化的管理提高了檔案管理相關工作的工作效率，同時有效的提升了工作的質量，充分發揮了網絡具有的重要作用，提升整個檔案管理的水平。

3 結語

綜上所述，在現代大學制度逐漸完善與改革的整個過程中，完善二級學校內部具體的檔案管理工作成為了提高高校檔案管理水平的有效措施，也是逐漸加強高校內部管理重要的途徑。為了更好的適應如今高校發展的社會形勢，需要積極的探索檔案管理相關工作中存在的重要問題，并制定有效的改善措施，將檔案管理相關工作作為如今高校內部管理的重要內容，并提高高校領導的重視程度，最終實現二級學校內部檔案管理工作的不斷發展與完善。

參考文獻

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