社區(qū)檔案管理工作的難點與辦法探究

曹玉環(huán)

摘 要：近年來，我國城市的體制不斷變革，社區(qū)的建設力度也在不斷加強，在推進城市現(xiàn)代化進程、提高人們生活水平、強化民主建設等方面起到了重要的作用。社區(qū)檔案是完整而真實的記錄著社區(qū)管理工作開展情況的文本資料，直接反映了社區(qū)工作的開展情況。本文旨在分析社區(qū)檔案管理工作的難點，并分析相應的解決辦法。

關鍵詞：社區(qū)檔案；管理工作；難點；辦法

隨著我國文化、經濟、綜合國力等多個方面的發(fā)展，城市的體制不斷變革，社區(qū)的建設力度也在不斷加強，而社區(qū)作為一個城市的基本構成單元，其對于推進城市現(xiàn)代化進程、提高人們生活水平、強化民主建設等占據(jù)著不可或缺的地位[1]。社區(qū)檔案是完整而真實的記錄著社區(qū)管理工作開展情況的文本資料，直接反映了社區(qū)工作的開展情況，是評價社區(qū)工作的基本。本文旨在分析社區(qū)檔案管理工作的難點，并分析相應的解決辦法。

1 社區(qū)檔案管理工作的難點

1.1 對檔案的認識不全面，檔案管理的工作不能完全落實

研究發(fā)現(xiàn)，許多的社區(qū)居委會的工作人員和領導由于平日工作內容繁多復雜，另外還有許多精力都被平日里的考核、檢查所占用，大都不會投入很多精力和時間放在檔案處理工作之中。因此導致這樣兩種現(xiàn)象[2]：（1）檔案一般儲存在工作人員手中，只有有檢查的時候才將檔案拿出來做準備，以便應付檢查，基本上是檢查一次準備一次，為了方便檔案大都不會被裝訂成冊，大多數(shù)檔案都處在處置不當?shù)臓顟B(tài)下；（2）許多社區(qū)都不會講檔案規(guī)劃到平日的標準考核中，導致大多數(shù)的檔案管理人員的工作積極性不高，同樣其他崗位的人員也不把檔案管理放在心上，很少主動上交檔案統(tǒng)一管理。

1.2 檔案工作薄弱，檔案缺失嚴重

許多社區(qū)的工作條件較差，大多不會設有單獨的檔案管理室；許多社區(qū)是有幾個小的居委會組成的，因此會經歷搬家等流動，整個流動過程由于比較雜亂，很多資料由于沒時間打理都會被堆放在庫房里，無人管理，久而久之也許就會被丟棄；檔案由于沒有經系統(tǒng)的規(guī)劃，裝訂很容易出現(xiàn)丟失，破損，出現(xiàn)檔案不全，丟失，且電子檔案管理系統(tǒng)還沒有建立起來，對于檔案的保護工作任重道遠。

1.3 檔案員的工作大多不穩(wěn)定，綜合素質低

社區(qū)的工作大都較為復雜，內容較多，比較繁重，然而工作人員又比較少，現(xiàn)在大多是內個人干多個人的事。加之社區(qū)換屆都較為頻繁，導致各個崗位上的工作人員變動較快，因此導致許多檔案管理人員在未經過一定培訓的前提下沒有專業(yè)的檔案管理知識就進行檔案管理，對檔案工作了解甚少，不能很好的認識到檔案工作的重要性，另外由于社區(qū)領導的不重視，使整體的檔案管理人員工作水平一直處在較低的狀態(tài)。

2 社區(qū)檔案管理工作的辦法

2.1 加強公眾對檔案管理工作的認識

可以通過宣傳的方式，讓大家了解檔案法，認識檔案法的重要性和嚴肅性?？梢宰龊蟆l幅宣傳，在人員較多的地方做集會宣傳，印發(fā)一些關于檔案工作的法律文件進行宣傳等，進而讓廣大的人民群眾意識到檔案管理在生活中的重要性，同樣也增加社區(qū)領導和工作人員的重視。

2.2 領導要重視社區(qū)檔案管理工作

可以說要做好檔案工作，沒有各級領導的帶頭支持是紙上談兵的事情。因此我們首要的任務就是做領導的工作，我們可以聯(lián)系一些檔案管理的行政部門，做好與這些部門的領導的溝通，說服他們，令他們意識到檔案管理的重要性，使其加大對檔案管理的財政投入，加大檔案工作在社區(qū)建設中的分量，給予社區(qū)必要的人力、物力、財力的投入，這樣可以使沒有檔案室的單位建立適當?shù)霓k公條件，改善工作環(huán)境，做好檔案的存放管理工作。將檔案工作放到社區(qū)考核內容之中，加大檔案工作的責任性，做好明確關于檔案工作的獎罰措施，使檔案管理人員有更高的工作積極性。

2.3 建立起全面完善的檔案管理模式

規(guī)定社區(qū)的檔案管理工作要嚴格依照現(xiàn)有的相關法律和規(guī)定進行，在收集和管理檔案的過程中要做到全面管理，過程要僅僅有條，不能雜亂，做好分管領導的安排和任命，任命更多的檔案員，必要時可以聘請兼職。強制要求各崗位的工作人員要定期做好檔案的上交工作，整個工作進程要做好層層的把關，不能出現(xiàn)任何環(huán)節(jié)疏漏。建立起統(tǒng)一的管理制度，加強規(guī)范要求。

2.4 加強檔案管理工作人員的綜合素質

檔案工作人員的業(yè)務能力和水平直接決定了檔案管理工作的實施，所以應該對社區(qū)檔案工作人員進行定期的培訓和考核。培訓方式主要為檔案管理專業(yè)人員實地操作、示范、講解；或者有上級檔案行政管理部門開設檔案管理培訓班，并讓檔案管理工作人員積極參加，認真學習管理技術，提高其基礎知識的掌握情況，并訓練其實際工作操作能力，同時激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情和主觀能動性，強化其工作的責任意識。

2.5 強化指導和監(jiān)督工作

大量的實踐顯示，指導工作和監(jiān)督工作是社區(qū)檔案工作順利開展和進行的重要保證，在整個檔案管理的工作中，都需要時刻貫穿著指導和監(jiān)督工作。指導工作應該根據(jù)各個社區(qū)工作的基本情況和特點，開展較為適合的指導工作：如果該社區(qū)的資金情況較為豐厚，可以聘請一些檔案管理的專業(yè)人員，請他們一對一的傳授相關工作者檔案整理、歸檔等方式和經驗；如果該社區(qū)的資金相對較為匱乏，那么想過的檔案管理部門應親自指導相關工作者，教授檔案處理方法。同時，在進行指導工作的時候，值得注意的是，應該將檔案利用工作擺放在首要地位，指導社區(qū)工作者在檔案歸檔時注意利用檔案，以便更好地為社區(qū)人們提供服務，和社區(qū)工作的順利開展，促進社區(qū)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

社區(qū)工作的順利開展是保障人們生活水平的基本，因此社區(qū)的工作人員應該強化日常工作，定期對檔案材料進行整理和歸檔，特別注意收集和整理民政救助、勞動保障、老年保障、殘疾、保險等民生資料[3]，務必保障材料齊全。在社區(qū)檔案管理工作中，面臨著多種問題，檔案管理人員應在實踐中積極發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，并解決問題，努力完善檔案管理工作，促進社區(qū)發(fā)展。

參考文獻

[1]郝丹丹.社區(qū)檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展研究[J].赤子（上中旬），2014，11：241.

[2]辛紅軍.認真做好社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作[J].蘭臺世界，2014，S5：112-113.

[3]錢海峰.社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀、問題及對策[J].北京檔案，2014，06：30-33.endprint