淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

劉興昌

摘 要：檔案管理工作承載著管理信息的重要責任，是任何社會基本單元的基礎性組成部門之一，也是進行內部管理的重要參考資料，如果不能規范化的進行檔案管理工作，就很有可能導致一系列問題的出現。與此同時，隨著社會的快速發展，社會所面臨的檔案管理形式也出現了更多的變化，這就給新形勢下的檔案管理工作提出了更高的要求。在這樣的背景下，進行檔案管理工作的規范化處理已經發展成為了團體所要考慮的重要工作之一。但是，截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，往往還存在著一定的制約因素，這些因素嚴重的制約了檔案管理工作作用的發揮。針對這樣的情況，本文將對檔案管理工作過程中存在的規范化問題進行分析研究，并根據新形勢對于檔案管理工作的新要求，找尋出新形勢下檔案管理工作規范化措施方案新要求。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化

進行檔案管理是管理工作的重要組成部分之一，與此同時，檔案也是人民群眾身份信息和單位詳細事物的真實反映，是人民群眾的基本信息數據的綜合，對于人民群眾的基本情況有著直接的反饋作用，是社會進行對人民群眾進行考校的重要參考指標，也是單位進行自身行為制定的重要參考指標。在這樣的背景下，進行檔案管理工作的規范化處理有助于提升檔案管理工作的管理效率提升，有著非常重要意義。

1 新形勢下檔案管理工作的規范化要解決的問題

截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，由于存在著很多的規范性問題，嚴重的制約了檔案管理工作作用的發揮：

1.不具備足夠的參考理念

在進行檔案管理工作的規范化管理過程中，并沒有完善的檔案管理工作相關理念可以作為參考依據，這就導致檔案管理工作的規范性和管理效率難以得到有效保證。具體的來說，近幾年來，雖然我國已經出來了關于很多的檔案管理類法規，但是，在實際的應用過程中，由于檔案管理工作是一種涉及到很多層面的管理過程，這就導致檔案管理工作的規范化問題并沒有得到一個專門的法規來進行指導。在這樣的背景下，現行的檔案管理機制往往就很容易存在著多樣化的問題。但是，在實際的檔案管理過程中，無論是哪一種檔案管理方式，都沒有相應的標桿作為參考，這就導致檔案管理工作的規范性難以得到有效保證，進而導致檔案管理工作效率難以得到有效提升。

2.沒有足夠重視檔案管理工作

在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理工作長期處于管理的次要層面，在這樣的背景下，由于得到的重視度不夠，這就導致在進行檔案管理工作的過程中，沒有形成一個標準的管理規范，進而導致檔案管理工作出現了雜亂無章的管理狀態。例如，某單位在進行檔案管理工作的過程中，并沒有將各種的檔案管理手續完全的整合在一起，存在著很多的檔案登記表上沒有本人簽名的情況，嚴重的影響到了檔案管理工作的規范性。甚至有的登記表上連該具備的公章都沒有。產生諸如此類問題的根本原因就在于檔案管理工作人員沒有仔細審查就把相關的檔案管理資料入庫，嚴重阻礙了檔案管理規范性的提升。

3.沒有采用先進的檔案管理方法

截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，沒有充分的意識到先進的管理方法在進行檔案管理工作的過程中發揮的重要作用，依然采用著傳統的檔案管理方式，這就導致檔案管理工作效率難以得到有效的提升。隨著擴招運動的日益發展，社保局檔案管理所要管理的檔案數目會大幅度增長，在這樣的背景下，檔案管理的工作效率難以得到充分的保證。

4.檔案管理工作人員的綜合素質水平亟需提升

在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的綜合素質水平和檔案管理的規范化水平有著直接的關系，但是，在實際的檔案管理過程中，檔案管理的工作人員的綜合素質水平和專業技術水平還存在著一定的不足。在這樣的背景下，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作的過程中，受限于其技術水平，往往會出現檔案收錄不夠完全、檔案資料整理不夠完善的情況，嚴重的制約了檔案管理工作作用的發揮。

2 新形勢下檔案管理工作的規范化途徑探析

為了有效促進檔案管理規范性的提升，從上文提到的幾個問題進行分析，可以從以下幾個方面入手，促進檔案管理工作的規范性的提升：

1.完善檔案管理工作法律法規

針對上文提到的檔案管理工作規范性存在的不足，可以看出，其根本性原因就在于沒有得到相應的法律法規的規范。在這樣的背景下，就需要不斷完善現有的檔案管理法律法規，讓檔案管理工作真實的做到“有法可依”。具體的來說，由當地的政府職能部門牽頭，持續的進行對檔案管理規范性的具體規章條例的完善和制定，提升檔案管理工作的規范性，進而有效的提升檔案管理的工作效率。

2.給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了促進檔案管理工作規范性的提升，進而保證檔案能夠給予更加全面的信息數據治療。在進行檔案管理規范性處理的過程中，要充分的加強對于檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作涉及范圍和區域，讓檔案可以詳實的反映出人民群眾的真實情況資料，重點突出信息的重要核心區域。這就需要在進行檔案管理的過程中，根據對相關數據資料的整合研究，盡可能的進行對相關資料進行完善研究，提升檔案管理工作可以發揮的作用。例如，在進行檔案管理的過程中，可以從多個角度進行對檔案管理工作的優化處理，保證人民群眾的實際情況得到充分的反應，促進檔案管理工作作用的發揮。

3.加強檔案管理工作人員的專業技能培訓工作

為了保證檔案管理的利規范合理進行，在進行檔案管理工作的過程中，要根據檔案管理工作的實際需要進行檔案管理工作隊伍的專業技能培訓，提升檔案管理工作人員的專業技能素養。例如，可以專門設置檔案管理工作室，并在檔案管理工作室內部成立專門的檔案管理隊伍，定期開展檔案管理人員的培訓，促進檔案管理規范性的提升，進而促進檔案管理效率的提升。

4.充分利用先進的信息科學技術

針對目前檔案管理工作存在的規范性不足問題，要從檔案管理方式入手，充分的總結傳統的檔案管理工作存在的不足。并在進行檔案管理的過程中，結合快速發展的現代管理技術，提升檔案管理效率。例如，通過對現代信息管理技術的使用，進行對檔案信息的數字化處理，將檔案資料轉化成為電子數據，不僅僅可以提升數據資料的安全程度，對于檔案資料的調取也提供了很多的方便。

3 結語

綜上所述，在進行檔案管理的過程中，要充分的意識到檔案管理規范性的實際要求，有針對性的進行對檔案管理工作的改善研究，不斷規范化處理檔案管理工作，促進檔案管理效率的提升。

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