關(guān)于信息化時代檔案開放鑒定工作的思考

李怡林

摘 要：隨著計算機(jī)的廣泛運(yùn)用及其科技經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，將信息化應(yīng)用在各個企業(yè)中早已成為很大的趨勢，它最主要的任務(wù)是將文件進(jìn)行收集與鑒定、整理以及歸檔。電子文件也是目前社會上使用最常見的信息傳遞方式，增強(qiáng)對檔案的管理存在很大的意義。本文章使用靈活的思路，提出了建議。介紹了信息時代以及鑒定的概念，與信息化理論發(fā)展是歷程以及檔案開放鑒定工作存在的問題并提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案開放；鑒定工作

當(dāng)前關(guān)于電子文件的鑒定雖然存在很多問題，比如：文件本身的動態(tài)性與易變性，造成對收集與鑒定工作十分不到位，造成檔案信息可用性較低甚至內(nèi)容欠缺實用性。另外，文件信息分散，在收集內(nèi)容的時候也不太完整。社會檔案意識很淡薄，因此文件沒有及時歸檔就被刪除也不為怪。本文將全程管理思想滲透到文件形成與處理和傳遞等全部流程中，對檔案工作人員的的職責(zé)也做出了深入分析，并提供了一些具體的環(huán)節(jié)來使用與操作。

1 鑒定工作主要的特點(diǎn)與做法

1.1 建立三級管控制度

檔案館一直將信息化檔案開放鑒定工作作為所有工程中的一把手，班子與全院工程在成立后，以領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案鑒定開放領(lǐng)導(dǎo)小組，創(chuàng)建專業(yè)鑒定小組。然后從新實施檔案開放鑒定辦法，與相關(guān)信息化進(jìn)行加工，再與企業(yè)鑒定信息化檔案鑒定開放安全責(zé)任書。讓領(lǐng)導(dǎo)起到帶好積極的頭，專業(yè)人員的監(jiān)管與外包團(tuán)隊的配合的“三級管控”制度。保證信息化檔案開放鑒定工作的安全性與實效性以及有序[1]。

1.2 將三大原則堅持到底

首先，堅持政治安全原則。信息檔案開放鑒定工作并不是很單純的檔案業(yè)務(wù)工作，而是一份存在政治風(fēng)險的特別任務(wù)。檔案館一直都在堅持從維護(hù)國家安全與社會穩(wěn)定的高度展開信息化檔案開放鑒定工作，并且根據(jù)政治所提出的要求，然而對檔案進(jìn)行全面的剖析的基礎(chǔ)上，篩選出十個逐漸形成的敏感性政治名詞，來作為信息化檔案開放鑒定工作的紅線。與此同時，在個人對政治處理方面的檔案要從嚴(yán)鑒定，保證信息化檔案開放工作不出政治漏洞。第二，堅持需求導(dǎo)向原則。社會需要是信息化檔案開放鑒定工作的主要風(fēng)向標(biāo)，檔案館長期不定的開展檔案利用情況統(tǒng)計，對頻繁利用的檔案進(jìn)行了綜合評估。最后邊確定了優(yōu)先進(jìn)行開放檔案的范圍。創(chuàng)建快速反應(yīng)的機(jī)制，實行常用檔案依照計劃開放和急用檔案來突擊優(yōu)先工作模式，然而再將人們政策的需要被落實后，大力開展相應(yīng)工作；便獲得了信息化檔案開放利用即時見效的目的。

2 檔案工作中存在的問題

2.1 管理制度缺乏規(guī)范性

雖然當(dāng)前我國檔案管理早已進(jìn)入了電子化，但依然沒有一套完整的信息化管理制度。對于管理流程沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度來進(jìn)行，因此存在很大的盲目性以及管理的規(guī)范性很低。對于電子化管理部門與工作人員的配置仍然是由過去部門的老員工調(diào)整過來的。近幾年來，我國又出了一些檔案管理的規(guī)則，在規(guī)則的約束下使檔案管理工作有了顯效的成績。但檔案工作中還是存在制度不完善的地方，例如：部門立卷制度一點(diǎn)都不規(guī)范，沒有指定檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等等，在出現(xiàn)問題的情況下很難解決[2]。

2.2 檔案載體保存和安全

因信息化檔案管理均以計算機(jī)電子文件的形式來進(jìn)行保存的，材料一般的光盤與磁性存儲事物。在某些情況下，磁盤很容易出現(xiàn)物理反應(yīng)造成卷曲，嚴(yán)重的情況下直接導(dǎo)致磁粉脫落。讓保存在電腦里的文件被損壞。另外，在電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比的時候，雖紙質(zhì)檔案要比電子檔案保存的壽命較長，在一般正常情況下為10年左右。但由于電子檔案具有很大的脆弱性，很容易使數(shù)據(jù)無法獲得讀取。

2.3 工作人員整體素質(zhì)問題

當(dāng)前我國檔案工作人員很難適應(yīng)在不斷發(fā)展的管理下進(jìn)行工作，在信息化檔案開放鑒定工作總是跟不上發(fā)展的進(jìn)度。工作人員不僅學(xué)歷低，而且對很多反面的知識掌握太少。因此導(dǎo)致工作人員在工作上存在很大的差距。可見，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時代的大潮，讓檔案管理獲得新的臺階。

3 信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新的主要措施

3.1 提高信息化檔案鑒定工作水平

將每個檔案系統(tǒng)環(huán)節(jié)都獲得標(biāo)準(zhǔn)水平，使這些合乎標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)節(jié)互相連接；將其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，從而讓信息化系統(tǒng)的功能得到增強(qiáng)。另外，檔案系統(tǒng)部分環(huán)節(jié)也許在運(yùn)作的時候會出現(xiàn)不同問題，而這些存在的問題必然造成運(yùn)作能力降低而造成檔案工作無法很好的進(jìn)行。

3.2 完善檔案信息工作制度

檔案信息工作當(dāng)前的狀況主要表現(xiàn)為這幾個方面，①檔案信息工作技術(shù)稍微落后。②沒有很好的規(guī)范性。③檔案和檔案之間無進(jìn)行及時的共享。④工作人員專業(yè)技術(shù)水平較低。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案鑒定工作的創(chuàng)新，建造相應(yīng)的體系來規(guī)范檔案信息工作。從而讓工作人員整體隨著得到提高，并定期對工作人員實行工作考核。對于一直不符合要求的職工進(jìn)行辭退，接納更多能力強(qiáng)的工作人員到檔案鑒定工作中，讓檔案工作獲得有效的管理。

4 結(jié)語

綜合上述，改革開放后社會與工業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使信息化時代檔案開放鑒定工作獲得了很大的成效。對于傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然無法繼續(xù)適應(yīng)當(dāng)前社會各個企業(yè)的發(fā)展需求，因此在信息化時代漸漸提升的海量檔案信息資源中，務(wù)必增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，才能讓信息化檔案鑒定工作在各個行業(yè)中占據(jù)著重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]仲建敏.數(shù)字化檔案開放鑒定工作的實踐與思考[J].浙江檔案，2014，02（52）：53.

[2]鄧建清.檔案開放鑒定工作存在的主要問題及對策[J].檔案時空，2014，08（27）：29.