Visual Foxpro數據庫技術在學籍管理中的一種應用

顧榮慶 劉詠梅

摘 要： 隨著時代的發展，特別是自教育部要求實行學生學籍電子注冊制度以來，對學籍管理工作提出了更高的準確性要求，為了能夠更高效、更準確地做好學籍管理及電子注冊工作，設計了基于Visual Foxpro 數據庫技術的學生學籍異動信息管理系統進行日常的學籍管理及學籍電子注冊工作。該系統與學校教務管理系統無縫鏈接，極大地方便了工作，提高了工作效率，并確保了學籍管理工作的規范與準確性，學籍電子注冊數據與校學籍數據的一致、完備性。

關鍵詞： 數據庫技術 學籍管理 應用

高等學校新生學籍電子注冊是完善高等教育學歷證書電子注冊制度的一項重要工作，是加強高等學校招生行為監督，保障高等教育改革健康發展的需要。學籍電子注冊與學歷證書電子注冊相銜接，經過學籍電子注冊的學生獲得的畢業證書才能進行學歷證書電子注冊[1]。學籍管理是一個學校不可或缺的組成部分，它對于學校的決策者和管理者來說都非常重要，而且好的學籍管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。雖然一直以來高校學籍管理注重學籍數據的信息化管理，但對于學籍管理數據信息采集工作，由于需求的多樣性，很多學校仍使用傳統人工的方式管理，顯而易見，這種管理方式存在許多缺點，如效率低、準確性差，時間長了，將產生大量檔案文件，這給查找、更新和維護都帶來了不少困難。學籍管理者熟練使用計算機軟件，輔助教學管理，顯得越來越重要。

Visual Foxpro是Microsoft公司推出的數據庫開發軟件，用它來開發桌面數據庫程序，既簡單又方便。在桌面型數據庫應用中，它處理速度極快，具有良好的兼容性、真正的可編譯性和較強的安全性，而且可以與OFFICE軟件進行數據交互，對于學籍管理中的數據處理及格式化報表生成簡單易上手。

1.學籍異動數據采集

1.1傳統方式采集

學籍管理是高校學生管理的重要組成部分，而學籍異動處理則是對在籍學生學籍異動信息的變更，變更準確與否無論對學校管理還是對學生個人的學籍登記狀況都非常重要。目前，大部分學校學生學籍管理都實現了軟件管理，但對于學生異動數據采集仍采用手工錄入或填涂機讀卡等形式，這些采集方法一般是手工操作學生信息的重新采集，而且由于學籍信息內容繁多、信息量大，造成效率低下，不能完全保證采集數據準確與錄取信息一致，產生很多檔案文件難以管理，很難適應學籍、學歷電子注冊制度的要求。

1.2利用數據庫技術采集

借助VISUAL FOXPRO這個強大的桌面數據庫軟件，我們可以直接從學籍數據庫中獲取學生的基本信息，并通過與學籍數據庫的交互變更需要異動的信息，從而高效準確地完成學籍異動工作。

1.3實現

*！*數據庫連接：

con=SQLSTRINGCONNECT（"DRIVER={SQLServer}；Server=127.0.0.1；Uid=sa；pwd=test；database=xjsjk"）

*！*學籍異動信息更新

Sqltemp=sqlexec（nhandle，"SELECT xh，ydxx FROM xjxxb where xh=？xh"，"temp"）

sele temp

cursorsetprop（"tables"，"xjxxb"，"temp"）&&設置臨時表的更新目標表

cursorsetprop（"keyfieldlist"，′xh′，"temp"）&&設置臨時表的關鍵字

cursorsetprop（"updatablefieldlist"，"ydxx"，"temp"）&&設置臨時表的更新字段

cursorsetprop（"updatenamelist"，"xh，xjxxb.xh，ydxx xjxxb.ydxx"，"temp"）&&&用temp中的相應字段更新

cursorsetprop（"sendupdates"，.t.，"temp"）&&設置為可更新

cursorsetprop（"wheretype"，2，"temp"）

cursorsetprop（"buffering"，5，"temp"）&&設置表緩沖

UPDATE temp SET ydxx=”復學”

tableupdate（1，.t.，"temp"）

2.數據報表

2.1難點

學籍管理工作中會形成很多受理單，受理單的數據信息可以直接從數據庫中獲取，Visual Foxpro有強大的報表設計器，報表是Visual Foxpro中的一種數據組織形式，可以利用報表把從數據庫表中提取出的數據打印出來。報表從數據源中提取數據，并按照布局定義的位置和格式輸出數據形成格式化文本打印。但是學籍管理工作中格式化的報表文件多種多樣，比如休學、降級、退學等學籍異動產生的文件各不一樣，特別是形成的需要各部門流轉的“離（回）校手續單”更是不同，因為牽涉的部門不同，流轉的順序更是不同。若是以每種報表文件形成格式化文本，那么需要形成若干品種，如果以后發生變更，維護就更加不易。

2.2通用型報表文件

鑒于以上原因，嘗試設計一種通用型報表文件。設計統一報表模版，統一模板基礎數據表。生成時，利用變量和表達式表示報表模板中的域控件，變量的值由用戶在表單中通過選擇和輸入信息決定，表達式在報表模板中根據表單中得到的變量表示[2]。先根據學生異動數據信息和統一模板數據表兩者生成異動數據的數據表，從而與統一報表模板形成對應的格式化報表。

2.3實現

Visual Foxpro所提供的報表設計器功能強大，而且提供所見所得的報表預覽，我們可以很方便地通過Visual Foxpro的報表設計器設計處統一報表模板，關鍵是數據部分，做如下設計：

首先根據內容需要設計基礎數據表（部門信息）

字段“校內”“休學”“退學”分別存儲對應異動類型所涉及的字段，其他字段分別存儲各部門的基礎信息。比如部門名、辦公地點、備注信息（B1，B2）、流程流轉順序（o1，o2），通過這張表及學生的基礎信息和異動信息可以分門別類地形成異動數據，從而通過模板形成對應的流轉單手續材料。

SELECT ydlx FROM xjyddjb WHERE ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） inTO CURSOR tmydlx

cydlx=ICASE（INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），"休學"，"保留學籍"），"休學

"，INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），′復學′，′轉專業′，′不升級′），"校內

"，ALLTRIM（tmydlx.ydlx）="退學"，"退學"）&&異動類型

SELECT icase（"O1"$&cydlx，O1，"O2"$&cydlx，O2，""）AS

id，gzbm，bgdd，icase（"B1"$&cydlx，B1，"B2"$&cydlx，B2，""）AS B FROM gzbmb WHERE

&cydlx<>"F"ORDER BY id INTO CURSOR tmpgzbmb&&異動類型對應列字段

SELECT xjyddjb.*，tmpgzbmb.*FROM xjyddjb，tmpgzbmb WHERE

ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） INTO CURSOR tmpgzbmb

3.公文文件

學籍管理中形成一些流程性文件，流程性文件有固定格式，比如上一節說到的流程單等。這些文件通常是固化的格式文件，可以通過Visual Foxpro報表設計器實現。但有些文件有些特殊需求，比如公文文件，同樣可以通過VISUAL FOXPRO報表設計器實現，但是公文有其特殊的格式排版要求，而且很多時候有臨時修改需求，而報表一旦生成就不易修改。在Visual Foxpro中可以通過OLE服務程序調用Microsoft Excel（Word）進行報表輸出，這樣的好處是可以允許用戶對生成的報表再編輯，進行郵件傳遞等[3]。

Word即Microsoft Office Word。是微軟公司開發的一個文字處理器應用程序，因其具有強大的文字編輯功能為大家熟知。可創建、編輯信件、報告、網頁或電子郵件中的文本和圖形。

我們利用Visual Foxpro進行處理數據，而利用WORD的預覽打印功能進行報表打印，用Visual Foxpro“畫出”WORD公文并保存，隨時生成、隨時調用、隨時排版。

*！*生成退學報告

FUNCTION txbb

PARAMETERS xh，xm，xb，zy，nj

Wait"正在啟動Word……"Window Nowait

WordApp=Createobject（"Word.application"）&&訪問WORD

Wait"正在生成表格……"Window Nowait

WordApp.Visible=.F.

WordApp.Caption=′關于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"

WordApp.Documents.Add

*定義全文字體及格式

WITH WordApp.Selection

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+′關于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+"院長辦公室："+CHR（13）+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（allt（"我院"+ALLTRIM（zy）+"專業"+ALLTRIM（nj）+"級學生"+ALLTRIM（xm）+"，性別："+ALLTRIM（xb）+"，學號："+ALLTRIM（xh）+"，現申請退學（學生退學申請及班主任的情況說明附后），報學院審批。"）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+"教務處"+CHR（13））

.InsertAfter（alltrim（str（year（DATE（））））+"年"+alltrim（str（month（DATE（））））+"月"+alltrim（str（day（DATE（））））+"日"+CHR（13））

.Font.Size=16 && 指定字號

.ParagraphFormat.Alignment=3 && 設置對齊方式

.Font.Name="仿宋" && *設置字體

.ParagraphFormat.LineSpacing=20 && 行間距

.ParagraphFormat.FirstLineIndent=32 && 首行縮進

ENDWITH

*定義標題行

略

*定義受理單位

略

*定義落款

略

WordApp.ActiveDocument.SaveAs（′E：＼學籍文檔＼退學報告＼′+′關于′+ALLTRIM（xm）+"申請退學的報告"+".doc"）

WordApp.Documents.Close

WordApp.Quit

ENDFUNC

4.小結與展望

本學籍異動管理系統具有精確性、穩定性與通用性，可廣泛應用于各類型本專科院校，對學生異動管理（轉班、轉校、休學、復學）等多項異動情況處理與查詢打印，有助于提高整個學校的學籍管理水平，保障學生日常管理和電子注冊制度的順利實施。

針對學籍管理中，學生和學校辦理學籍手續需要大量紙質文件，其中少則一張，多則數張的手續單據上需要手寫簽名才能完成辦理。這些流程中，打印、簽字過程繁瑣，而且紙張材料的存儲耗費人力物力，保存、查閱都有非常大的難度。可以考慮進一步整合資源數據，嘗試利用現在的網絡條件和移動終端采集電子簽名，簡化流程，減少紙質文檔，真正做到無紙化管理、注冊學籍。

參考文獻：

[1]教育部高校學生司.教育部關于印發《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》的通知（教學〔2007〕3號）.中國高等教育學生信息網.

[2]Visual Foxpro系統動態數據報表程序設計.計算機工程與應用，2003.2.

[3]張洪舉，著.Visual Foxpro權威指南.電子工業出版社，2007.8：451-451.