電子文檔保護(hù)的問題與對(duì)策

李麗麗

摘 要： 本文以電子文檔的管理為研究對(duì)象，在分析電子文檔特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從電子文檔安全管理的認(rèn)識(shí)層面探討電子文檔的安全管理措施。

關(guān)鍵詞： 電子文檔 安全管理 保護(hù)與修復(fù)

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是信息社會(huì)的主要標(biāo)志，也是促成當(dāng)代社會(huì)巨大變化的主要推動(dòng)力。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公無紙化已經(jīng)成為各個(gè)部門辦公現(xiàn)代化的主要特征，并且在不斷發(fā)展和普及。面對(duì)信息化快速推進(jìn)和安全環(huán)境日趨嚴(yán)峻的新形勢(shì)，如何在確保工作快速、順暢運(yùn)作的情況下，提高對(duì)電子文檔的保護(hù)能力，仍是一個(gè)亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對(duì)象，在分析電子文檔的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從電子文檔安全管理的認(rèn)識(shí)層面探討電子文檔的安全管理措施。

一、電子文檔的特點(diǎn)

電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表和電子圖紙等。電子文檔區(qū)別于印刷品文檔主要有以下四個(gè)特點(diǎn)：容易修改、容易刪除、容易復(fù)制、容易損壞。

1.容易修改。這是電子文檔區(qū)別于傳統(tǒng)的印刷文檔的一個(gè)重要區(qū)別，印刷文檔和手寫文檔都有一個(gè)共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難于修改，這個(gè)特點(diǎn)在某些時(shí)候是優(yōu)的，比如人們經(jīng)常說的“白紙黑字”就非常能夠體現(xiàn)這個(gè)特點(diǎn)；但是它的優(yōu)點(diǎn)也正好是它的缺點(diǎn)，人們?cè)谔幚砗芏辔淖趾蛨D形圖像信息的時(shí)候，經(jīng)常需要對(duì)處理的內(nèi)容進(jìn)行修改，以滿足不同需要，這個(gè)時(shí)候電子文檔就表現(xiàn)出了它的優(yōu)點(diǎn)。正是由于電子文檔容易修改的特點(diǎn)，如果不能很好地保護(hù)，就可能受到非法修改，不管這種修改是有意還是無意的，都會(huì)給文檔所有者帶來一定程度的損失。

2.容易刪除。對(duì)傳統(tǒng)的文檔進(jìn)行刪除基本上是不大現(xiàn)實(shí)的，只可能對(duì)信息的載體印刷品進(jìn)行毀壞，由于印刷品一般都通過檔案室和文件柜等工具進(jìn)行保護(hù)，相對(duì)來說不容易被一般的人接觸，所以也就不容易被破壞，有較好的安全性。但是對(duì)于電子文檔，其刪除非常方便，只需要修改文件的操作權(quán)限（這個(gè)權(quán)限往往可以通過合法的和不合法的手段來獲得），然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)或者通過鍵盤刪除文件都非常容易，一般情況下，事后也沒有任何證據(jù)可以說明文件丟失的時(shí)間和原因。正是這樣的特點(diǎn)，如果被別人利用了這個(gè)特點(diǎn)，進(jìn)行惡意破壞，則可能會(huì)給電子文檔的所有者造成無可挽回的損失。

3.容易復(fù)制。傳統(tǒng)方式的文檔進(jìn)行復(fù)制往往需要一些輔助材料和機(jī)器，如復(fù)印紙、復(fù)印機(jī)等相關(guān)材料。容易復(fù)制是電子文檔的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)是一個(gè)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)是通過復(fù)制，人們可以非常方便地進(jìn)行信息共享。但是，當(dāng)文件是個(gè)人隱私或者商業(yè)秘密的時(shí)候往往不希望別人看到，這個(gè)時(shí)候如果被別人復(fù)制了，造成個(gè)人隱私暴露或者商業(yè)泄密，則是文檔所有者所不愿意看到的，這里需要解決的就是對(duì)文件的保密工作。

4.容易損壞。文件損壞的方式主要有硬件損壞、人為破壞（有意或者無意）、病毒破壞及人力無法抗拒的因素（火災(zāi)，地震等），就文件損壞原因的調(diào)查中，人為破壞占80%，其余的20%文件損壞是因?yàn)槠渌鞣N因素，對(duì)于人為破壞，我們必須采取積極措施加以防范，不然很可能會(huì)因此而造成巨大損失；對(duì)人為破壞以外的情況，一個(gè)比較有效的措施就是做好備份。

二、電子文檔管理的現(xiàn)狀

電子文檔形式多樣、容量大、體積小，不僅有便于信息共享和易于復(fù)制的優(yōu)點(diǎn)，而且可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸。與紙質(zhì)文件相比，電子文檔有許多新特點(diǎn)，主要包括信息的非人工識(shí)讀性、對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、信息與特定載體的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易變性、多種信息媒體的集成性及信息的可操作性，等等。

近年來，電子文檔呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，各種信息資源數(shù)量劇增。由于檔案信息化建設(shè)步伐滯后，加之電子文檔存在內(nèi)容的易修改性、對(duì)外部環(huán)境和硬件條件的高度依賴性等自身局限，以及對(duì)電子文檔管理缺乏規(guī)范性，主要是沒有明確的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間等，致使當(dāng)前電子文檔管理面臨的問題日益突出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存和查找?guī)硪欢ɡщy，也增加了電子文檔規(guī)范化管理的緊迫性和復(fù)雜性。妥善解決電子文檔保存的真實(shí)性問題、電子文檔管理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性問題和電子文檔利用的開放性問題是電子文檔管理的當(dāng)務(wù)之急。

三、電子文檔的保護(hù)方法

電子文檔具有迥異于傳統(tǒng)文件的種種特點(diǎn)，傳統(tǒng)的文件管理模式并不適合電子文檔，如果還是采用傳統(tǒng)文件管理的體制、標(biāo)準(zhǔn)和人員配備去管理電子文檔，則無異于削足適履。

歸檔的電子文件是采用脫機(jī)的方式保存的，在實(shí)際應(yīng)用中很多電子文件的保存方式還是使用軟磁盤進(jìn)行。和磁盤相比較，光盤是一種新型保存載體，它的抗干擾能力很好，而且結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定，可以保證電子文檔長(zhǎng)期的安全保存。所以，建議企業(yè)的檔案部門將歸檔的電子文件使用光盤刻錄以將電子文件存儲(chǔ)到光盤上。但就現(xiàn)在的實(shí)際情況看，光盤刻錄還不能完全普及，這樣就要把軟磁盤和光盤的保護(hù)看成是目前電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，從而采取一些保護(hù)措施。

1.軟磁盤的保護(hù)。第一，確定一致的軟磁盤規(guī)格，一般保存都使用3.5寸高密盤；第二，保證軟磁盤質(zhì)量。軟磁盤質(zhì)量?jī)?yōu)劣對(duì)磁盤內(nèi)保存信息的時(shí)間長(zhǎng)短有直接影響，軟磁盤質(zhì)量好，保證保管環(huán)境，能夠保證存儲(chǔ)信息保存十年左右。軟磁盤質(zhì)量不好，一般一年不到就不能讀出數(shù)據(jù)了。現(xiàn)在市場(chǎng)上有很多質(zhì)量低劣的軟磁盤，所以在采購(gòu)的時(shí)候一定要確定軟磁盤的質(zhì)量；第三，要控制保管條件。軟磁盤的存放條件要求很高，要沒有強(qiáng)烈的干擾磁場(chǎng)，沒有震動(dòng)，沒有灰塵和復(fù)試氣體，另外要保證在濕度和溫度適中的環(huán)境下保存；第四，提高對(duì)病毒的防范意識(shí)。提升各個(gè)部門對(duì)電腦病毒的防范意識(shí)，定時(shí)檢測(cè)，保證計(jì)算機(jī)內(nèi)部的電子文件的存儲(chǔ)磁盤不攜帶病毒，平時(shí)將磁盤設(shè)置在保護(hù)狀態(tài)；第五，加強(qiáng)加密盤的管理。一些電子文件在存盤的時(shí)候進(jìn)行加密或者是文件名稱隱含設(shè)置，這樣一旦遺忘密碼或者名稱就不易打開文件。所以需要先把這類文件解密，顯現(xiàn)文件名之后再歸檔處理；第六，如果條件允許，則最好將存儲(chǔ)電子文件的軟磁盤轉(zhuǎn)換成光盤，以便長(zhǎng)時(shí)間保存。

2.光盤的保護(hù)。第一，使用和排放保持規(guī)范。光盤盡量在盒中直立排放，不要一起堆疊，避免其卷翹，在使用的時(shí)候要盡量避免摩擦出現(xiàn)劃痕；第二，保持適當(dāng)?shù)臐穸群蜏囟取８邷厍闆r下，光盤容易氧化，出現(xiàn)變形或老化現(xiàn)象，濕度過高光盤片基霉變，所以要采取適宜的濕度和溫度保存光盤；第三，盡量避光。光盤外部的塑料材質(zhì)對(duì)紫外線特別敏感，過度直射的陽(yáng)光會(huì)使光盤老化。所以，要加強(qiáng)光盤的避光存放。光盤和磁盤想要延長(zhǎng)其電子文件的保存時(shí)間，最好辦法就是定期復(fù)制，磁盤兩年一復(fù)制，光盤五年一轉(zhuǎn)儲(chǔ)，并且編制同樣的載體編號(hào)繼續(xù)保存。

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