信息化時代檔案管理工作的困境及思考

劉洋

摘 要：近年來，隨著互聯網技術的推廣應用，檔案管理也進入了信息化管理的新時期。本文試從信息化時代檔案管理工作的重要意義入手，詳細分析當前檔案管理工作的困境，并思考信息化時代檔案管理工作的解決方案，以期快速提高檔案管理的工作效率。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案管理人員；人才培養

1 信息化時代檔案管理工作的意義

檔案信息化是以信息技術為主導，信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托的一個綜合體系。在互聯網時代大背景下，信息化管理是檔案工作發展的大勢所趨。大數據技術、計算機技術的普及應用，有利于資料保存、傳輸、開發與利用，從而拓寬了檔案管理工作的服務領域，為社會發展帶來了更廣泛效益。檔案信息化建設是檔案事業和社會時代發展的需要，是檔案管理改革的必經之路。

（一）信息化促進檔案管理工作效率的提高

傳統的檔案信息管理完全依靠于檔案管理人員的手工操作，過程冗雜繁瑣，管理難度大，浪費了大量的人力物力資源。而信息技術的應用，大大提高了檔案管理的效率，檔案管理人員應用計算機和智能系統對檔案信息進行搜集、整理分類、立卷歸檔、入庫、查詢，使檔案管理變得又迅速、又便捷。

（二）信息化有利于檔案信息的交流和分享

人工檔案管理操作很難實現各部門、各體系之間的檔案信息資源共享，而信息化操作打破了這一壁壘。信息化技術普及以后，檔案信息實現了紙質檔案向電子檔案的轉變。同時，檔案管理也實現了更規范的體系化，檔案的橫向查詢與縱向查詢得以實現，大大提高了檔案的開發利用率。

（三）信息化提高了檔案保存的穩定性

電子檔案相對于紙質檔案保存更方便，使用壽命更長。通過硬盤、光盤等設備來保存電子檔案材料，使得其存儲和讀取文件非常方便，同時可以實現材料的即時傳遞與共享，滿足長期存儲的要求，穩定性大大增強。

（四）信息化提高了檔案資料傳遞過程中的速率和安全性

檔案的信息化管理還提高了資料傳遞的速度和安全性。運用互聯網技術，檔案管理員可以隨時隨地在網絡環境中傳遞檔案資料，傳遞過程以虛擬網絡為介質，避免了因第三方甚至更多事物的介入而致使文件出現破損、丟失的現象，有效保障了檔案信息安全。

2 信息化時代檔案管理工作面臨為困境與挑戰

（一）檔案信息化管理觀念意識淡薄

相對于其他工作，檔案管理具有一定特殊性，很難彰顯其即時業績，長此以往，領導及檔案管理人員就越來越容易忽視檔案管理工作，甚至長時間無人問津。調查數據顯示，近70%的機關檔案管理人員認為，目前檔案工作深陷困境的重要原因是領導檔案管理觀念意識淡薄，長時間的忽視，讓原本就寂寞的檔案管理部門直接變成了冷宮。目前中國各大機關單位的檔案管理意識還是比較淡薄，更不用談檔案信息化管理了。

（二）檔案管理資金投入不足，基礎設施不完善

檔案信息化管理必須有高性能的軟硬件設備作為基礎保障，但目前很多機關單位在檔案信息化建設上缺乏資金投入，檔案管理的基礎設施還不完善。主要表現為：硬件資源薄弱，維修、升級不及時；信息化原始數據的數量不足；信息化管理系統覆蓋面小，功能不全；軟件上出現信息孤島現象，檔案管理系統獨立存在，未能與業務系統實現有效鏈接。

（三）檔案管理人員待遇銳減，人才流失嚴重

近年來，很多機關單位實施組織扁平化戰略，為降低管理成本，內部進行大幅裁員，在這個過程中檔案管理人員首當其沖。以鞍山鋼鐵集團公司為例，鞍山鋼鐵集團公司最多時設有246個檔案機構，配備檔案管理員589人，而如今，在內部裁員過程中，公司檔案管理人員被精減至190人。其中，專職檔案管理人員只剩91人，公司檔案處領導干部只剩5人。公司被裁減的檔案管理人員很多被迫放棄本專業工作，到社會上重新擇業，而被留下的檔案管理人員也大多身兼數職，除了檔案管理，還要擔負文秘、宣傳、信訪等工作。由于職責范圍廣、工作任務繁重，很多檔案管理工作都只能疲于應付。此外，目前機關單位的檔案管理人員普遍薪資待遇低下，遠遠不及其他崗位員工，這極大影響了從業者的職業榮譽感和工作積極性。因為待遇差距懸殊，檔案管理人員人心不穩，頻繁調崗，人才流失現象慘重，尤其是專業水平高、經驗豐富的高級檔案管理人才的流失，對機關單位的檔案管理和科學發展都帶來巨大傷害，機關單位檔案管理水平逐漸走低，檔案管理工作困難重重，令人擔憂。

3 信息化時代檔案管理工作的發展策略

（一）強化檔案信息化建設意識

管理者的思想創新是促進檔案信息化建設的關鍵因素。機關單位的各級領導人必須不斷更新知識領域，讓檔案信息化管理有一個優秀的帶路人。同時，檔案管理人員也要強化信息化意識，從傳統的人工操作模式中解脫出來，加快檔案管理由“封閉型”向“開放型”轉變。

檔案管理是管理中不可缺少的重要環節，檔案管理工作匯集了機關單位發展所有歷程，大到決策方針，小到人事調整，檔案管理都有詳盡的跟蹤記錄。如果日常管理中出現糾紛，檔案信息資料就可以提供充分有力的法律證據，維護機關單位的應有利益。檔案管理產生的效益是隱性的，不易直接顯現，但并不代表檔案管理工作是形式化的空洞作業。因此，管理者一定要強化意識，加強宣傳，調動各級領導和檔案管理人員工作熱情，積極參與檔案信息化管理建設，并將檔案工作的重心轉移到為各機關單位發展提供服務的軌道上去。

（二）加強檔案信息化基礎建設

要加快檔案管理信息化進程必須加大投入力度。首先，要搭建覆蓋面廣、功能性全、綜合力強的檔案系統信息化平臺，優化檔案管理環境；其次，要增強檔案管理的硬件設施設備，如計算機、掃描儀、存儲盤等信息化工具。檔案信息化管理主要是依靠于這些介質來實現的，它們為檔案信息的傳遞、存儲和共享提供了更科學規范的路徑，并為檔案信息安全性和穩定性提供了保證。在進行檔案信息化管理硬件配備時，應注意型號和規格上的統一，以保證設備具有良好的通用性；第三，著力開發檔案管理的專門性軟件和系統。只有將檔案信息化統一到同一個系統和平臺下，才能實現有效管理，統一監督。

（三）注重檔案信息化人才培養

人才是實現檔案信息化管理的主體因素。目前，大多機關單位的檔案管理隊伍松散，整體專業素質不高，因此，建設一支適應信息化發展的高智能團隊迫在眉睫。為應對社會信息化帶來的巨大挑戰，各機關單位必須加強檔案管理人員的培訓教育，定期組織學習活動，增強在職人員的專業知識水平和互聯網操作技術水平，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機構的綜合性人才。在擴充檔案管理部門人員時，要充實納入一批大學生隊伍，提高招收標準，改變人才素質結構。為適應崗位需要，新員工入職前必須完成崗位培訓，建構起面向機關內部、行業內部和整個社會的三級服務體系。

參考文獻

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