探究檔案數(shù)字化管理體系建設面臨的困境及應對策略？

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷改革和發(fā)展，我國檔案數(shù)字化管理體系建設不斷深入。但是，由于我國檔案數(shù)字系統(tǒng)在90年代以前的很長一段時間，都是采用的紙質(zhì)檔案管理，因此，在新時期推行數(shù)字化管理體系建設工作，必須要開展大范圍的掃描機器錄入工作，工作量相對較大，技術要求高。本文根據(jù)當今時代的數(shù)字化管理體系建設主要工作情況展開討論，提出幾點有利于檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)革新的方式。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；體系建設

1 檔案數(shù)字化管理體系建設背景

由于我國檔案信息數(shù)字化管理起步比較晚，發(fā)展速度比較緩慢，相對于西方發(fā)達國家的美國和歐洲的英國、法國、德國，檔案信息的數(shù)字化水平不夠高。除了各省市檔案館實現(xiàn)了數(shù)字化管理體系建設，而其他機關、企事業(yè)單位更多的是實現(xiàn)了辦公自動化管理，數(shù)字化管理體系的建設卻相對滯后。因此，在新時期的檔案信息管理過程中，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息工作被許多單位提上了議事日程。可以說這項工作是21世紀檔案管理的發(fā)展方向。

2 信息時代檔案數(shù)字化管理體系建設必要性

（一）傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理存在的問題

在傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理過程中，檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，單位各部門工作人員如果想要查閱文件，需要前往單位的檔案室，根據(jù)文件級目錄，進行針對性的查找。這種方式不僅耗費了較多的時間，而且檔案管理人員還需要將檔案文件從檔案柜中提取出來，通過進行實物查閱才能夠讀取到想要的檔案信息。為了更好的利用查閱到的檔案信息而進一步的進行拍照或是復印，這種情況無疑加大了檔案提取的復雜性，一方面是對紙質(zhì)檔案多多少少會造成一定的損傷，另一方面由于利用者的各種因素，容易造成文件材料受到污染，文件材料的完整性也容易招到破壞，為了防止此類事件的發(fā)生，檔案管理人員必須要嚴防死守，消耗大量的精力。而計算機互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理系統(tǒng)，可以很好地革除傳統(tǒng)檔案管理中的種種弊病，工作人員如果想要調(diào)取文件，只需要登錄單位內(nèi)部構建好的數(shù)據(jù)信息庫系統(tǒng)，點擊鼠標便能輕松閱讀文件，而且不存在親臨檔案部門提取文件的問題。

（二）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進行存儲，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構的檔案信息庫，及時提供利用，以實現(xiàn)資源共享[1]。檔案數(shù)字化管理是檔案部門在工作方式上的一種創(chuàng)新，可以提高檔案管理的工作效率，為利用者帶來便捷，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

3 檔案數(shù)字化管理體系建設水平的困境

在現(xiàn)代化的檔案數(shù)字管理體系建設的過程中，部分單位領導及管理層對檔案數(shù)字化進程認識不足，因而，在資金投入，人員配備，業(yè)務培訓等方面相對滯后。單位內(nèi)部的相關設施設備的配置不能完全按照所需要的標準和要求進行完善，僅僅只為應對上級部門的達標檢查。對軟件系統(tǒng)的完整性、保密性、防火墻設置，查閱人員的分級管理等還沒能形成一套行之有效的標準化模式。硬件設施設備往往存在著一定的操作困難不匹配問題。面對一方面需要投入大量的資金構建一套新型信息管理系統(tǒng)，另一方面需增配人員加強信息安全管理和系統(tǒng)維護，以防止信息被篡改丟失以及嚴重失密。在加上需要進行檔案數(shù)字化的單位往往都存在幾十年的一個時間積淀，檔案數(shù)字化的實施將面臨工作量大，耗時長的局面。[2]檔案數(shù)字化過程中要求對選用電子文件格式具有一定的標準性，有較好的通用性和可移植性，選用電子格式的支持軟件應支持數(shù)據(jù)從專用格式中方便地移出以達到利用，又要保持檔案原貌。這勢必給部門領導和檔案管理人員提出了一個新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要進行計算機應用新技術、新設備、新方法等的再學習培訓才能夠掌握和運用現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的技能。

4 提升檔案數(shù)字化管理體系建設水平的有力措施

（一）細化文件信息的分類和處理

為了實現(xiàn)檔案數(shù)字管理的電子化和信息化，首先要做的是按照年代的順序，將這些文件分門別類的檢索出來，然后按照要求整理成以“每個月”為單位的數(shù)據(jù)信息處理小組。但是，在實際進行檔案數(shù)字化信息操作的過程中，往往會存在著一些實際的困難。檔案文件數(shù)字化掃描過程中，對文件的紙張“完整”、“光滑”性有比較高的要求，而很多檔案文件由于年代久遠，導致紙張泛黃，掃描的時候相當容易“卡機”。

（二）落實好數(shù)字化管理的各項要求

為了使檔案數(shù)字化工作標準、規(guī)范，最終達到檔案信息共享的目的，國家檔案局于2005年發(fā)布了檔案行業(yè)標準——《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 31—2005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的原則、基本環(huán)節(jié)以及檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等主要技術要求。各單位都要按照《規(guī)范》原則，結(jié)合本單位的實際情況認真落實好各個環(huán)節(jié)的工作，以適應本單位檔案數(shù)字化建設的要求。

（三）加強檔案數(shù)字化加工場所的監(jiān)管

數(shù)字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設備的無線網(wǎng)絡功能，并定期進行相關檢測。檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或?qū)I(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。正在進行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。防止檔案實體受損、丟失[3]。

（四）定期檢查，確保掃描質(zhì)量

在檔案掃描工作中，如果前期的檔案整理不夠規(guī)范，在掃描時掃描人員為了追求速度，很容易忽視原件的內(nèi)容出現(xiàn)漏掃多掃等情況，所以對于每一個工作日中，系統(tǒng)掃描完畢的檔案文件副本，應該采取定期檢查的方式，檢查檔案掃描是否完整，將掃出殘頁的部分挑選出來，并且將它們重新掃描，然后將掃描文件完整的整理在一起。為了確保檔案信息的憑證、參考作用，因此，提高當今時代背景下的檔案數(shù)字化管理體系的穩(wěn)定，提高檔案信息文件的掃描質(zhì)量，必須要將“定期檢查”固定下來，形成一個穩(wěn)定的檢查制度，從細節(jié)上量化數(shù)字化的管理水平。

5 結(jié)束語

單位內(nèi)部的檔案數(shù)字化管理工作是一項艱巨而復雜的工程，需要工作人員抱以“認真”和“負責”的態(tài)度，開展每日的文件掃描，信息錄入和信息庫的編輯和整理工作。單位的檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一項容量龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還是一個需要實時優(yōu)化的系統(tǒng)，檔案數(shù)字化管理對于單位的發(fā)展和建設及各個部門工作的順利開展，都有著重要和深遠的影響。在網(wǎng)絡信息化和文件資料數(shù)字化的時代，檔案管理部門領導必須要高度重視數(shù)字化檔案信息的推進工作，用新式的互聯(lián)網(wǎng)思維武裝自己，通過不斷地革新和深入的發(fā)展數(shù)字化系統(tǒng)，推動單位內(nèi)部檔案管理工作的標準化、規(guī)范化和科學化。

參考文獻

[1]張照余：檔案信息網(wǎng)絡化建設[M].中國檔案出版社.2001：94-99

[2]李澤鋒：《檔案數(shù)字化的電子格式研究》，《檔案學研究》，2004年第5期：51-55。

[3]國家檔案局：《規(guī)范》2014年7號

作者簡介

閔莉（1964-），女，漢族，大專，中級，研究方向：文書與業(yè)務檔案管理。