電子信息化在現代檔案管理中的應用探討

摘 要：在當前信息時代，計算機網絡技術的普及，為電子信息化在檔案管理中的應用與發展創造了極為有利的條件。本文在闡述電子信息化應用優勢的基礎上，分析了現代檔案管理中電子信息化的應用現狀及存在問題，并探討了強化其應用的相關措施，以期推動檔案管理電子信息化的進一步發展。

關鍵詞：檔案管理；電子信息化；現狀；應用探討

隨著信息技術的快速發展，越來越多的現代化技術被應用到檔案管理中，促使檔案管理模式由傳統模式逐漸轉變為電子信息化模式，在很大程度上推動了現代檔案管理的進一步發展。電子信息化在現代檔案管理中的應用，不僅能提升檔案工作管理水平，還能有效滿足新時期社會對檔案服務的需求。

1 電子信息化在現代檔案管理中的優勢

1.1 計算機網絡的普及為檔案管理信息化創造了有利條件

在當前信息時代，計算機信息技術不斷成熟，并逐漸被應用到社會中的各個領域內，其中也包括在現代檔案管理領域的應用。現階段，大部分檔案管理部門已配置了現代化信息設備，并聘請了專業的現代化檔案管理人員，檔案部門的管理工作有了較大進展，為檔案的信息化管理創造了有利條件。

1.2 電子信息化的應用有助于提高檔案工作管理水平

新形勢下，社會經濟的發展對檔案管理水平提出了更高層次的要求，檔案管理人員只有轉變管理方式，不斷創新管理方法，建立符合當前社會要求的檔案管理模式，才能促進檔案管理的可持續發展。而信息技術的發展，電子信息化在檔案管理中的應用，既有效提升了檔案管理效率，又充分符合今后檔案管理的發展趨勢，具有較大的實用價值。通過信息化設備與技術，能將檔案材料迅速輸入計算內，在很大程度上便利了檔案統計、查詢、歸檔等各項管理工作，為檔案的動態管理創造了有效條件。

1.3 檔案管理信息化適應新時期的檔案工作服務要求

檔案作為一種信息資源，是社會公眾獲取與利用信息的主要途徑。在經濟快速發展的今天，人們生活水平有了較大提升，生活方式也發生了翻天覆地的變化，在信息的獲取上，主要通過網絡渠道進行，因而傳統的檔案存儲與管理方式，已不能滿足公眾對檔案工作的要求。在此情況下，電子信息化應用于檔案管理，能讓檔案工作更加貼近群眾的生活，為廣大群眾提供更高效、便捷的檔案信息資源服務。

2 現代檔案管理電子信息化的現狀及問題

2.1 未建立統一的檔案管理系統

現階段，在國內還未建立統一的用于檔案管理的數據交換系統。各個檔案管理部門在檔案管理中，通常都有獨立的網絡運行體系與檔案信息管理系統。從整體上看，缺乏統一性、規范性以及共享性，致使各部門的檔案信息難以實現資源共享。其中，各檔案管理部門在現代化信息設備的配置上，采用型號、規格不一的設備，所開發應用的軟件所互不兼容，并且未能研發出兼具檔案信息管理與文件檢索功能的軟件系統，無法及時進行信息的出版與更新，對電子信息化在檔案管理中應用發展，形成了較大阻礙。

2.2 經費緊缺成為阻礙檔案電子信息化建設的重要因素

電子信息化在檔案管理中的應用，需要投入大量資金，用于硬件、軟件等現代化信息設備的購買。但在實際中，由于受政府財政投入、單位經濟效益、經費預算、部門領導認知等多方因素影響，各檔案管理部門在經費有限，無法為設備購買與信息技術開發提供充足的資金支持。

2.3 檔案信息資源建設發展較為緩慢

作為檔案資源共享的基礎，檔案資源建設發揮著重要作用。但在實踐發展中，由于國家相關檔案法規制度的不完善，檔案資源建設整體規劃的不全面，以及各檔案管理部門之間缺乏長期、有效的溝通，致使檔案管理部門的庫藏檔案量急劇增加，形成檔案庫房緊張局面。另外，許多無任何價值或已失去價值的檔案存放于檔案管理庫類，占用了大量資源，并影響到庫存檔案管理的效率。

2.4 電子檔案存儲存在較大的不確定性

計算機網絡技術在檔案管理中的應用，只需通過簡單的鍵盤操作便可完成相關的信息整理及存儲工作，檔案管理效率有了大幅度提升。但是，在計算機網絡中存在較多安全隱患，如木馬病毒、黑客攻擊等，對存儲于網絡中的電子檔案造成了極大的威脅，特別是在網絡癱瘓的情況下，未進行備份的電子檔案極有可能形成永久性的丟失，為檔案部門甚至社會公眾帶來難以彌補的損失。

2.5 檔案信息管理人員的素質有待提高

在當前檔案管理中，關于計算機網絡技術的應用，需要依靠現代化的專業檔案管理人才，能在掌握豐富檔案管理知識的基礎上，進行計算機網絡操作，并熟練使用相關檔案處理軟件。但在實際中，檔案管理人員的整體專業素質偏低，許多管理人員對現代化信息設備及計算機設備了解不全面，對檔案管理上仍采用傳統管理方法與管理模式，檔案管理效率較低，且缺乏創新意識。

3 加強電子信息化在現代檔案管理中應用的對策

3.1 完善電子信息化檔案管理的規章制度

結合紙質檔案與電子檔案的不同特征，建立統一的規章制度，將對紙質文件與電子文件的管理有機結合，實現同步歸檔。確保規章制度既能規范對紙質文件的各項歸檔處理程序，又能落實對電子文件的及時錄入存檔，為檔案信息資源的共享，提供有利的制度支撐。此外，對于計算機網絡應用中存在的安全隱患，還需建立相應的網絡安全制度，用于電子信息化檔案管理。

3.2 建立統一的電子檔案接收數據格式

加強各館室及檔案管理部門之間的溝通，共同構建統一的電子檔案模板，對電子檔案的類型、格式等作出統一規劃。同時，結合現代檔案管理需求，制定與之相應的培訓體系，對檔案形成單位的相關人員開展有效的培訓活動，以提升其現代化信息技術應用水平，能使用規范化的模板與軟件，完成對檔案資料的整理與歸納。此外，還可派遣專業技術人員到檔案形成部門，為相關人員提供必要的技術指導，形成符合要求且格式統一的電子檔案，以為檔案管理部門及館室的電子檔案接受與管理提供便利。

3.3 加大資金的投入與人才的培養

在現代檔案管理中，由于現代化信息技術的快速發展，電腦、硬件等信息化設備也需進行更替，要求檔案管理部門必須加大資金投入。在資金投入方面，檔案管理部門拓寬經費籌集渠道，加強與相關檔案信息需求方的合作，共同籌資完成對電子信息化檔案建設。同時，加強對現代化專業檔案管理人員的培養，制定科學的人才培養體系，盡可能培養出一批符合電子化應用需求的綜合性人才，為電子信息化檔案管理創造有利的條件。

3.4 增強電子檔案的可靠性

在電子信息化應用中，關于電子檔案的可靠性問題，是阻礙其發展最主要因素之一。對此，檔案管理部門需不斷進行技術改進，最大限度提升電子檔案的原始性、完整性及真實性，并及時進行檔案文件結構及格式的更新，確保電子檔案始終適應科技快速發展的現代檔案管理環境，具備長期可讀性。同時，在電子檔案存儲方面，對于存在的儲介質不穩定、計算機病毒、黑客入侵等不安定因素，需建立專門的電子檔案存儲庫房，并配置安全性與穩定性較高的電腦設備，以此削減檔案管理部門對電子信息化應用存在的顧慮。此外，為確保電子檔案信息存儲的安全，可建立相應的數據備份與恢復系統，以防止系統崩潰時，出現電子檔案數據丟失的狀況，并采取必要的網絡安全防護措施。

參考文獻

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作者簡介

李文娟（1978-）女，北京市，館員，本科，研究方向：檔案工作與新聞。