實現醫院文書檔案信息化管理和利用分析

文／廣東省東莞市第七人民醫院　葉曉韻

實現醫院文書檔案信息化管理和利用分析

文／廣東省東莞市第七人民醫院葉曉韻

伴隨著我國科技水平的不斷發展，計算機技術的不斷進步以及互聯網技術的發展普及，信息技術在我國的發展應用也越來越廣泛和重要。信息化管理的不斷發展普及為醫院檔案工作帶來了諸多的機遇與挑戰，由傳統的檔案管理轉變為檔案信息化管理，為醫院檔案工作帶來了質的飛躍。本文以醫院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫院檔案信息化管理和利用的各種有利之處，發現醫院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫院文書檔案信息化管理和利用建設實踐的有效途徑，以期更好地實現醫院文書檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

醫院；文書檔案；信息化管理；利用

伴隨著我國科技水平的不斷發展，計算機技術的不斷進步以及互聯網技術的發展普及，信息技術在我國的發展應用也越來越廣泛和重要。根據百度百科的定義：信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術，使用該技術后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術支持。本文以醫院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫院文書檔案信息化管理的各種有利之處，發現醫院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫院文書檔案信息化建設實踐的有效途徑，以期更好地實現醫院檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

一、醫院文書檔案信息化管理和利用的意義

（一）保障信息保存傳遞安全及時。在傳統紙質文書檔案管理模式下，醫院文書檔案的保存和傳遞都要極大程度地依靠人力、物力，并受時間、距離、氣候、溫度等的限制較大，一旦出現意外，譬如說人為丟失、火災、化學污染等意外情況，都會導致許多寶貴的醫學文書檔案的丟失和損毀。而在醫院文書檔案信息化管理模式下，醫院文書檔案的保存和傳遞都演變成為電子文書檔案，其保存更方便、快捷和恒久，也可以很容易地實現備份、復制和傳遞、共享，不再受人力和距離制約，相比較而言，信息的傳遞是更安全和及時的。

（二）提升辦公效率和質量。在傳統紙質文書檔案管理模式下，醫院文書檔案管理較多地依靠人力管理和手工操作，耗時較久，占用空間較多，手工操作出錯率也較大，文書檔案管理工作的效率和質量都不是很理想。在文書檔案管理信息化模式下，醫院文書檔案管理全部依靠計算機操作，文書檔案的制作、保存、傳遞、共享都由一臺小小的計算機來實現，辦公效率得到顯著提高，出錯率小，即使出錯也能及時修改，工作質量也得到提高。

（三）實現資源共享和互補。實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。

二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。

（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。

（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。

三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議

（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫院文書檔案信息化管理工作的發展和推進也具有其歷史必然性。醫院工作者應當認識和理解醫院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執行落實醫院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫學資源，提升資源利用率，發揮資源信息化的最大作用，更好地為醫療事業服務。

（二）強化信息化管理基礎設施建設，培養文書檔案信息化管理專業化人才。當今時代，信息化技術迅猛發展，日新月異，醫院文書檔案信息化管理工作也應當與時俱進，不斷發展創新。當前我國在檔案信息化建設過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發展空間。彌補醫院文書檔案信息化建設短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎設施建設，加大在信息化建設基礎設施設備方面的投入，完善信息化管理基礎設施配置。二是要努力培養文書檔案信息化管理專業化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫學，又懂信息技術，還懂檔案管理的專業化人才有一定的難度，醫院及有關部門應加大培養文書檔案信息化管理專業化人才的力度，以不斷提高醫院文書檔案信息化管理的水平。

（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫院文書電子檔案作為醫院重要的醫學信息資源，其真實性、準確性、安全性、有效性，和實際的醫療作業息息相關，因此，保障醫院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運轉就顯得尤為重要。醫院及文書檔案信息化工作管理者應當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設定好檔案管理防御系統，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。

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