論上海群眾文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理

朱麗君

摘 要：在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時代和快節(jié)奏的工作環(huán)境下，對于各類信息資源的快速共享已經(jīng)成為社會的主流需要。同樣，對于藝術(shù)檔案信息的快速處理、管理和利用提取也不例外。群眾文化藝術(shù)檔案作為藝術(shù)檔案的重要組成內(nèi)容之一，信息量大，內(nèi)容豐富，加強(qiáng)這些信息資源的數(shù)字化管理就顯得尤為重要。本文圍繞實現(xiàn)群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的重要性和必要性，以及數(shù)字化管理軟件的利弊來闡述。

關(guān)鍵詞：群眾文化；藝術(shù)檔案；數(shù)字化

1 上海群眾文化藝術(shù)檔案的發(fā)展背景

上海是中西文化的交匯點，也是中國多民族文化在上海舞臺發(fā)展的碼頭和港灣。南來北往、南腔北調(diào)，融入了全國各地民族民間的表演形式，同時也不乏彌漫著西洋藝術(shù)色彩，形成了上海這座大都市獨具魅力的群眾文化。群眾文化有廣泛的群眾基礎(chǔ)，源自于民、服務(wù)于眾，具有很深的民間性和娛樂性， 貼近群眾生活，受到群眾的喜歡和廣泛參與。群眾文化的規(guī)模已無可比擬，且形式與內(nèi)容豐富多樣，繼承傳統(tǒng)又兼具弘揚(yáng)時代精神，無疑已成為中華文化的一大看點，而且在不斷完善和充實。這筆豐厚的文化藝術(shù)資源累積起來是一筆可貴的藝術(shù)檔案。上海群眾文化藝術(shù)檔案工作起步于80年代，發(fā)展于90年代。上海各區(qū)縣各街道每年都組織舉辦各類文化活動，豐富群眾的業(yè)余文化生活。各級群眾文化單位自建立藝術(shù)檔案室開展藝術(shù)檔案工作后，按照藝術(shù)檔案的管理要求，積累和保存了一大批群眾文化的藝術(shù)檔案資源。截至到2014年，各區(qū)縣文化館已經(jīng)積累文字材料6450卷29806件，聲像材料7926盤，照片10萬余張，年利用藝術(shù)檔案人次達(dá)700多人。

2 實現(xiàn)群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的必要性

藝術(shù)檔案數(shù)字化是我國文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展的時代要求，群眾文化藝術(shù)檔案作為藝術(shù)檔案的組成部分，實現(xiàn)數(shù)字化管理也是必然趨勢。實現(xiàn)數(shù)字化管理的作用體現(xiàn)在以下幾點：

1、群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件，代替原件使用；2、數(shù)字化能改善檔案的利用方式，可以不受時間和空間的限制，使異地調(diào)閱利用成為可能，滿足更多更廣泛的利用求。3、群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化是實現(xiàn)群文文化藝術(shù)資源共享的前提。

3 “上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫”的開發(fā)與應(yīng)用

上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫是國內(nèi)第一個以文化館藝術(shù)檔案資源為對象的數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了群眾文化藝術(shù)檔案從實體內(nèi)容管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理的飛躍，為上海社會文化藝術(shù)資源的積累開拓了新的積累途徑，也是推進(jìn)公共文化事業(yè)信息化的基礎(chǔ)性工作之一。

（一）系統(tǒng)構(gòu)成

上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫采用WINDOWS DNA架構(gòu)，是一個以數(shù)據(jù)為核心，多層次的BROWSER/SERVER計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。整個數(shù)據(jù)庫內(nèi)容以多媒體、網(wǎng)頁瀏覽形式出現(xiàn)。在應(yīng)用的視覺效果和內(nèi)容上要優(yōu)于單一的庫表操作界面。數(shù)據(jù)庫主要面向資源管理人員和滿足社會利用的需要，功能齊備、操作簡便、易于管理和維護(hù)。系統(tǒng)內(nèi)可收錄大量的文字、圖片和音視頻素材，相互間可以通過計算機(jī)設(shè)置的程序鏈接，找到相關(guān)的所需要的信息。不僅可以在單機(jī)上查詢，也可以通過網(wǎng)絡(luò)采集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和遠(yuǎn)程傳送、打印、復(fù)制，數(shù)據(jù)也可以定期增添和修改。同時還具備統(tǒng)計功能，可根據(jù)工作所需，分類或分項目進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)報表。庫內(nèi)數(shù)據(jù)也可以通過備份的形式，保證安全，同時解決資源實體管理和數(shù)據(jù)管理的雙重管理方式。

上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫由前臺和后臺兩部分組成。前臺從頁面的信息源登錄，可以通過多種方法（精確查詢和模糊查詢）檢索相關(guān)內(nèi)容。后臺主要以管理人員操作和日常管理維護(hù)工作，在取得和確認(rèn)權(quán)限后，可以進(jìn)入后臺管理頁面進(jìn)行管理層面的錄入、菜單調(diào)整、統(tǒng)計、匯總、整理等工作。系統(tǒng)的前臺瀏覽和后臺維護(hù)界面統(tǒng)一，一個入口進(jìn)入，通過權(quán)限限制不同人員所能訪問的模塊。

上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫由總庫和分庫兩部分組成。總庫面向上海市文化藝術(shù)檔案館管理人員，通過切換功能可以掌握各分庫的數(shù)據(jù)情況，及提供數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、備份等。分庫面向各區(qū)縣文化館檔案管理人員進(jìn)行本單位藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計等。分庫需要向總庫同步相關(guān)檔案信息，同步方式用聯(lián)網(wǎng)自動同步或手工拷貝同步方式。

（二）系統(tǒng)功能

1、系統(tǒng)設(shè)計按網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的瀏覽模式進(jìn)行開發(fā)，便于利用者快速便捷的找到相關(guān)的資料。無論在單機(jī)還是遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)上都可以進(jìn)行搜索。

2、系統(tǒng)查詢按管理權(quán)限和利用權(quán)限的設(shè)計要求，以維護(hù)所有者（制作者和被利用者）的權(quán)限，包括公開的內(nèi)容和不擬公開的內(nèi)容。其中有部分內(nèi)容采用有顯示項目名稱，但不能點擊打開，必須通過管理部門向所有者聯(lián)絡(luò)獲取信息。

3、系統(tǒng)是一個多媒體性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，除了文字、圖片所顯示的內(nèi)容，個人也可以在網(wǎng)上看到視頻畫面（有播放時間限制）。

4、系統(tǒng)除了通過頁面查看數(shù)據(jù)外，還可以下載、復(fù)制、打印和發(fā)送，而且還顯示歸檔信息，可以到實地看到相關(guān)的原始資料，體現(xiàn)社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案管理和實體管理應(yīng)用的有機(jī)結(jié)合。

5、系統(tǒng)設(shè)計功能上也考慮到查閱者和管理者對獲取的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計和匯總的實際需要，充分體現(xiàn)科學(xué)管理信息數(shù)據(jù)的功能。

6、系統(tǒng)采用更安全的措施，除了可以進(jìn)行數(shù)據(jù)有效備份外，還可以按“用戶管理權(quán)限”、“用戶身份認(rèn)證”、“管理日志”等有限的進(jìn)行安全運行，以保障數(shù)據(jù)信息的安全性。

7、系統(tǒng)的設(shè)計不僅在頁面上顯示數(shù)據(jù)目錄，同時可以在點擊其目錄時，隨著其顏色的變化，隨時點擊進(jìn)入全文的查看（附件）和利用。

4 “上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫”的實施意義

1、建立上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫不僅解決了區(qū)縣文化館藝術(shù)檔案資源的數(shù)字化管理，提升了藝術(shù)檔案管理工作的科技含量。由過去傳統(tǒng)的收集、整理、檢索、利用，向更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)化的方向發(fā)展，解決和突破了本行業(yè)藝術(shù)檔案管理傳統(tǒng)的瓶頸，促使藝術(shù)檔案的積累與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相同步。

2、解決了上海群眾文化藝術(shù)檔案資源的永久保存，解決日常工作利用的重復(fù)復(fù)制問題，保護(hù)原件資源不受到損壞；通過網(wǎng)頁瀏覽數(shù)據(jù)庫的全部內(nèi)容，并進(jìn)行復(fù)制和制作；通過各種統(tǒng)計功能，方便查詢和統(tǒng)計工作。

3、上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一開發(fā)，不僅為各文化館提供了工作方便，也可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問，在更大利用范圍中發(fā)揮文化資源的利用價值，提高公共文化對于促進(jìn)、宣傳與傳播先進(jìn)文化中的作用，滿足社會各方面對文化資源的需求創(chuàng)造條件，擴(kuò)大對外文化交流的機(jī)遇。

4、上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫對于我國其他地區(qū)群文單位的藝術(shù)檔案管理也有一定的應(yīng)用價值和示范作用，為以后國家開發(fā)全國性的群文藝術(shù)資源管理創(chuàng)造了良好的條件。

5 “上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫”的創(chuàng)新點

上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫是國內(nèi)第一個以區(qū)縣文化館藝術(shù)檔案資源為對象的數(shù)據(jù)庫。從數(shù)據(jù)庫內(nèi)容到設(shè)計方案都從群眾文化藝術(shù)生產(chǎn)規(guī)律出發(fā)，融入管理要求，體現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)在資源管理應(yīng)用上的優(yōu)勢，真正意義上解決群文藝術(shù)檔案從實體內(nèi)容管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計制作范嚴(yán)格依據(jù)文化部和國家檔案局頒布的《藝術(shù)檔案管理辦法》和全國文化館等級評估的要求實施，設(shè)計流程嚴(yán)格立足于藝術(shù)生產(chǎn)規(guī)律和藝術(shù)檔案管理流程，從而保證了藝術(shù)檔案資源管理的有效性、規(guī)范性、完整性和成套性。為各區(qū)縣文化館準(zhǔn)備文化館等級評估材料奠定了基礎(chǔ)，提供了便利。

6 “上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫”的局限性

利用數(shù)據(jù)庫管理藝術(shù)檔案固然有其獨特優(yōu)勢，但任何事物都是有利有弊的，依我個人的看法，我覺得利用術(shù)數(shù)據(jù)庫管理藝術(shù)檔案還是存在著一些不足：

（一）不具備原始憑證性

我們知道原始性、憑證性是檔案的根本屬性，藝術(shù)檔案也不例外。通過數(shù)據(jù)庫瀏覽所需的藝術(shù)檔案并將之打印出來，打印件只能作為用于一般性參考的資料，而不具備原始性和法律效力，如果要利用某份藝術(shù)檔案內(nèi)容作為憑證或法律依據(jù)時，則仍然要以檔案原件為最終的依據(jù)。這也決定了藝術(shù)檔案工作仍然要重視對檔案實體的管理，數(shù)字化管理不能取代實體管理。

（二）對傳統(tǒng)管理有依賴性

數(shù)據(jù)庫要實現(xiàn)快速檢索、全文查閱、內(nèi)容鏈接等功能，必須以檔案基礎(chǔ)工作為保障。數(shù)據(jù)庫的健全和完善，需要有好的管理基礎(chǔ)和內(nèi)容，所以做好實物藝檔材料的立卷歸檔工作仍然是相當(dāng)重要的。如果沒有完善的收集工作、細(xì)致的手工歸檔基礎(chǔ)、條理的后臺錄入工作，數(shù)據(jù)庫是難以發(fā)揮作用的。所以從現(xiàn)有情況來看，藝術(shù)檔案的現(xiàn)代化管理與傳統(tǒng)管理的共存，在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)是一種客觀現(xiàn)象。

（三）數(shù)據(jù)不完善

由于積累的藝術(shù)檔案數(shù)量非常多，對全部藝術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化工作的話工作量非常巨大。所以目前數(shù)據(jù)庫內(nèi)已錄入的藝術(shù)檔案資料是很少的，和已積累的藝術(shù)檔案數(shù)量相比而言，只進(jìn)行了極少部分已藝術(shù)檔案數(shù)字化入庫工作。而且是根據(jù)由現(xiàn)在往前推、重當(dāng)前數(shù)據(jù)的原則進(jìn)行數(shù)字化錄入。所以，藝術(shù)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)錄及后續(xù)錄入工作不可懈怠，從而逐步實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)庫定期擴(kuò)充、完善。這是一個長期性的工作。在目前由于人力、物力、財力等條件的限制下，沒有必要也不可能將所有積累的藝術(shù)檔案實現(xiàn)全文數(shù)字化錄入數(shù)據(jù)庫，各單位可以通過調(diào)研來了解社會、群眾的利用需求，制定相應(yīng)的藝術(shù)檔案數(shù)字化處理范圍和入庫范圍，而不要局限于當(dāng)前形成的藝術(shù)檔案，只要是需求很大的藝術(shù)檔案都應(yīng)首先考慮入庫，同時對藝術(shù)檔案信息進(jìn)一步加工、整理、有序化重組，提高利用者尋找藝術(shù)檔案信息的速度和質(zhì)量；也可將一些有價值的、但可能不太為人知的藝術(shù)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫提供給利用者，擴(kuò)大利用范圍，實現(xiàn)這部分藝術(shù)檔案的再利用。

（四）有一定的風(fēng)險性

由于數(shù)據(jù)庫是高新技術(shù)的產(chǎn)物，是實現(xiàn)藝術(shù)檔案計算機(jī)管理的一種模式，計算機(jī)存在的一些弊病不可避免的會影響到數(shù)據(jù)庫的安全。如病毒攻擊、硬件故障等意外情況會對數(shù)據(jù)造成破壞，如果沒有安全管理，那么數(shù)據(jù)庫中存貯的大量數(shù)據(jù)可能會全部丟失，所有的勞動和付出都會化為烏有，所以數(shù)據(jù)庫也面臨著一定的風(fēng)險。要使風(fēng)險性降到最小，必須做好數(shù)據(jù)備份工作，具備一定的存儲設(shè)備，有條件的可以做異地備份。

7 總論

“上海社會文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫”系統(tǒng)在2011年榮獲了“上海市文化廣播影視管理局科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎一等獎”，對該數(shù)據(jù)庫給予了肯定。但數(shù)據(jù)庫自身的一些不足和數(shù)字化過程中產(chǎn)生的問題，為處于起步階段的群文藝術(shù)檔案數(shù)字化管理帶來了更多的挑戰(zhàn)。相信通過不斷的技術(shù)革新和改進(jìn)，群文藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理會越來越順暢！