現(xiàn)代信息技術(shù)下的醫(yī)院文書檔案管理工作創(chuàng)新

龐杏才

摘 要：運用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院文書檔案管理工作，對醫(yī)院整體工作將是一種極大的創(chuàng)新與促進(jìn)，對促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。在分析醫(yī)院文書檔案傳統(tǒng)管理方式缺陷的基礎(chǔ)上，對比分析了現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院溫宿檔案管理中的優(yōu)勢，并依此提出創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的可行措施.

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；醫(yī)院文書檔案管理；創(chuàng)新

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院醫(yī)療工作的重要過程記載，是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)研究、創(chuàng)新醫(yī)療技術(shù)、提高醫(yī)療水平的重要參考資料，對推動醫(yī)院自身及整個醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。隨著我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展以及社會醫(yī)療保險體制的改革，醫(yī)院文書檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)、跟進(jìn)發(fā)展。

當(dāng)前，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，在醫(yī)院文書檔案管理中尚存在許多問題亟待解決。首先，文書檔案的建立手段與管理方式所需設(shè)施不足，裝備技術(shù)落后，無法滿足醫(yī)院規(guī)模與技術(shù)發(fā)展的需求，從而導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理始終處于低水平運作狀態(tài)。其次，技術(shù)裝備的落后還影響到檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，抑制檔案管理先進(jìn)意識的增強，并直接束縛文書檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)的提高。第三，而從長遠(yuǎn)目標(biāo)看，醫(yī)院文書的存檔與管理還應(yīng)見效于醫(yī)學(xué)利用，作用于醫(yī)療發(fā)展。醫(yī)療記錄是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)研究、創(chuàng)新醫(yī)療技術(shù)、提高醫(yī)療水平的重要參考資料，有效利用醫(yī)院文書檔案對推動醫(yī)院自身及整個醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具均具有重要作用。但很多人對檔案管理工作的認(rèn)識還不夠明確，對檔案進(jìn)行利用的意識還很淡薄，甚至認(rèn)為檔案工作可有可無，從而影響到醫(yī)院文書檔案的管理利用工作，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理工作的整體價值意義被降低。因此，在現(xiàn)代信息技術(shù)普及化的今天，運用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院文書檔案管理工作，對醫(yī)院整體工作將是一種創(chuàng)新，這對促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的作用

將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理工作，不僅能夠為原有管理帶來技術(shù)創(chuàng)新，還能對管理理念的轉(zhuǎn)變、管理水平的提高以及人員素質(zhì)的提升起到助推作用，體現(xiàn)出相當(dāng)?shù)目茖W(xué)技術(shù)優(yōu)勢。

（一）有利于提高醫(yī)院文書檔案管理的效率

醫(yī)院文書檔案管理工作內(nèi)容瑣屑、龐雜，工作環(huán)節(jié)多，工作過程長，操作規(guī)程細(xì)，要求程度高，稍有疏忽就會出現(xiàn)問題，甚至?xí)斐筛蟮牟铄e。傳統(tǒng)的管理方式多采用人工操作，所面對的是大量不同的紙質(zhì)文件，收集、分類及上架工作均需手工完成，這樣的工作方式不但費力而且耗時，加之工作量大，管理效率自然不高[1]。而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，各種數(shù)據(jù)信息從輸入到歸類再到檢索等等，各個環(huán)節(jié)均采用智能化操作，不僅節(jié)省了大量的人力與體力，也使同一工作量的完成時間大為縮短，管理效率也就大大提高。

（二）有利于提高醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量

管理質(zhì)量是衡量管理水平的重要指標(biāo)，管理質(zhì)量整體的高低涉及到諸多相關(guān)因素，針對文書檔案管理中的收集、整編、目錄、歸檔、查尋、利用、統(tǒng)計、鑒定等環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)化與智能化的操作方式不僅使管理工作的效率大大提高，也減少了人工操作中很容易出現(xiàn)的一些偏差與錯誤，使整個檔案管理工作水平有一個質(zhì)的提升。

（三）有利于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力

在文書檔案管理的傳統(tǒng)模式中，檔案管理工作通常被認(rèn)為是一份技術(shù)含量較低的工作，由此造成了專業(yè)人才數(shù)量的嚴(yán)重不足及其和專業(yè)化管理差距的進(jìn)一步拉大，最終還是導(dǎo)致文書檔案管理工作的落后，并制約了該項工作的重要價值發(fā)揮。以現(xiàn)代信息技術(shù)作為醫(yī)院文書檔案管理的技術(shù)支，勢必需要一批專業(yè)的文書檔案管理人才，勢必要以先進(jìn)的檔案管理理念、專業(yè)化的檔案管理意識以及高效的檔案管理模式來實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量、高水平的文書檔案目標(biāo)，也勢必有利于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的提高。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)下醫(yī)院文書檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

醫(yī)院文書檔案的管理工作必須適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，必須以現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用為基礎(chǔ)，大膽創(chuàng)新檔案管理工作，使檔案管理工作的管理理念、管理體系及管理模式都有新的發(fā)展與提升，以更好服務(wù)醫(yī)療、科研及教學(xué)工作。

（一）管理理念的創(chuàng)新

醫(yī)院文書檔案管理工作的創(chuàng)新首先需要管理理念的創(chuàng)新，而管理理念的創(chuàng)新又與社會的變化與發(fā)展密切相關(guān)。

首先，隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代信息技術(shù)被運用到各種領(lǐng)域，促使各行各業(yè)的工作方式與工作效率發(fā)生較大改變，勢必要轉(zhuǎn)變理念、更新觀念、增強現(xiàn)代化檔案管理意識。

其次，醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)療過程技術(shù)運用的記載，必將為醫(yī)院的教學(xué)、科研工作帶來幫助，醫(yī)療檔案的信息化管理無疑能夠提供全新的檢索、對比、歸納與交流方式，檔案管理人員必須將工作理念由“看守式管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)式管理”。

再次，隨著我國改革的深入及經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，尤其是醫(yī)療保險制度的改革與實施，使廣大民眾對醫(yī)療系統(tǒng)寄予了更高的期望，提出了更高的要求，同時，他們的知情權(quán)及維權(quán)意識也在增強，醫(yī)院文書檔案的存留不僅要為患者提供必須的咨詢服務(wù)，也為避免不必要的醫(yī)療糾紛預(yù)留底案。這就要求檔案管理人員必須增強現(xiàn)代觀念，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。

（二）管理體系的創(chuàng)新

醫(yī)院文書檔案管理是一個系統(tǒng)性的工作，醫(yī)院應(yīng)在建立現(xiàn)代信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上，加強管理人員的配備與培訓(xùn)工作，建立新的檔案管理體制。

首先，應(yīng)把醫(yī)院文書檔案管理建設(shè)成為服務(wù)型的現(xiàn)代信息技術(shù)平臺，這是創(chuàng)新管理體系的第一要素。其中，“服務(wù)”是檔案管理的宗旨，“服務(wù)型”是檔案管理的模式，“平臺”是檔案管理的服務(wù)窗口，“現(xiàn)代信息技術(shù)”則是實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的技術(shù)支撐與操作方法。

其次，應(yīng)提高管理人員的專業(yè)能力素質(zhì)，這是創(chuàng)新管理體系的第三要素。現(xiàn)代信息技術(shù)下的醫(yī)院文書管理需要具有良好職業(yè)道德、具有深厚的專業(yè)理論知識以及較強的信息技術(shù)應(yīng)用能力的專門人才，要創(chuàng)新管理體系，就要使管理者在這幾個方面都達(dá)到新型管理的要求。

最后，應(yīng)建立適宜現(xiàn)代化檔案管理工作的制度機制，這是創(chuàng)新管理體系的第三要素。沒有相關(guān)制度機制的跟進(jìn)，沒有和現(xiàn)代化信息技術(shù)相匹配的管理制度與運行機制，就談不上真正的管理創(chuàng)新。

（三）管理模式的創(chuàng)新

管理模式涉及具體的管理方法，創(chuàng)新管理模式應(yīng)在原有方式的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新并逐步完善。首先，應(yīng)在醫(yī)院檔案室引入IS09000 質(zhì)量管理體系，并結(jié)合檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，融合標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)管理程序文件化。其次，應(yīng)有效利用網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案的收集、整編、鑒定、存檔和統(tǒng)計工作，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)檔案查閱服務(wù)平臺，把已存檔案數(shù)據(jù)化，以便為更多的用戶提供服務(wù)；同時應(yīng)設(shè)置管理權(quán)限，在保證信息安全的前提下，提高檔案管理的現(xiàn)代化和資料利用的高效化。再次，要將檔案管理由以管理為主轉(zhuǎn)型為以服務(wù)為主，變被動接受為主動收集，積極為檔案利用做足準(zhǔn)備、創(chuàng)設(shè)條件，以最大化發(fā)揮醫(yī)院文書檔案管理工作的價值。

3 結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的運用使檔案管理工作不再局限于檔案部門本身，醫(yī)院應(yīng)調(diào)動全員共同配合、齊心協(xié)力，才能使醫(yī)院檔案管理工作充滿活力，并發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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