論煙草企業(yè)采購檔案的重要性

袁靜

【摘要】2012年，國家煙草專賣局發(fā)布了《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》（中煙辦2012[313]號）文件，該文件明確規(guī)定了煙草商業(yè)企業(yè)的采購行為包含合同方式取得的工程、物資和服務等行為，也明確了五種采購方式的適用條件和程序性要求，并對采購項目檔案管理進行了規(guī)定和要求。該規(guī)定發(fā)布實施以來，省局（公司）也出臺了相應的規(guī)范性文件，這從很大程度上實現(xiàn)了煙草行業(yè)的采購管理規(guī)范水平。然而，在實施過程中采購檔案管理仍然有歸檔不明確、采購過程的痕跡化資料不完善、檔案信息化管理水平較低等諸多問題。

【關鍵詞】煙草；企業(yè)采購；檔案

中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-057-01

一、采購檔案的含義及重要性

（一）采購檔案的含義

采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購活動中形成的原始文件。

（二）采購檔案對行業(yè)的重要性

煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實記錄，是行業(yè)的寶貴財富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務，以服務大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。

采購檔案管理工作更是強化內部管理、規(guī)范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業(yè)精益采購、陽光采購的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽光操作。

二、采購檔案管理工作的不足

從近年來行業(yè)組織開展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。

（一）歸檔責任主體不明確

目前，煙草行業(yè)收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經(jīng)辦部門、下屬單位、招標代理機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。

（二）采購過程痕跡化資料不完整

近年來，煙草行業(yè)采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數(shù)的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標代理機構只參與了招標工作的中間環(huán)節(jié)，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導致檔案管理脫節(jié)。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術的發(fā)展給采購檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現(xiàn)采購檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡化。

正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業(yè)“兩項工作”試點現(xiàn)場會召開以來，整個行業(yè)花費了大量的財力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購管理信息化系統(tǒng)，但是整個行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強煙草行業(yè)采購項目檔案管理的完善對策

（一）充分認識行業(yè)采購檔案規(guī)范化管理的重要性

目前，煙草企業(yè)采購項目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經(jīng)委托代理公司，招標、評標過程的痕跡化資料有代理公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而代理公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續(xù)的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業(yè)務的監(jiān)督和指導。

（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度

針對采購項目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業(yè)務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強采購人員意識培訓

在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業(yè)務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

（四）完善提高信息化管理水平

2011年，宜賓作為全省采購管理信息子系統(tǒng)的試點單位，可以說在信息化建設上走在了全省行業(yè)的前列。采購管理信息子系統(tǒng)規(guī)范了管理程序，優(yōu)化了采購流程，做到上一環(huán)節(jié)未執(zhí)行就不能進入下一環(huán)節(jié)，同時也為采購項目過程痕跡化的電子化檔案提供了技術支撐。該系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)物資管理與信息公開平臺的有效運行，進一步提高我市行業(yè)物資采購工作整體水平。

在完善采購系統(tǒng)的同時，更應加快采購檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉變，檔案管理人員的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計算機管理檔案意識也至關重要。采購檔案管理人員也要充分意識到檔案管理知識結構的變革，實行集中統(tǒng)一管理，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，保證檔案管理工作順暢，促進檔案管理工作水平的提高。

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