試論檔案工作要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)

王玉娟

摘要：中央要求我們堅持以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀，它是從新世紀新階段黨和國家事業(yè)發(fā)展全局出發(fā)提出的重大戰(zhàn)略思想。是指導(dǎo)包括檔案工作在內(nèi)的各項事業(yè)發(fā)展的思想基礎(chǔ)。我們不僅要進一步提高對樹立科學(xué)發(fā)展觀重要意義的認識，更要把科學(xué)發(fā)展觀貫穿到檔案事業(yè)的各項工作中去，以此推動檔案工作的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科學(xué)發(fā)展觀;檔案;現(xiàn)代化管理

一、以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)重新認識檔案工作

做好檔案工作是黨和政府的一貫要求，是促進社會發(fā)展的迫切需要。歷史上沒有哪一個杰出的政治家不懂得“以史治世、以檔洽事”的重要性。檔案還是政府科學(xué)決策、高效行政的輔助工具，是開展政治、思想、文化教育的生動教材，是推進精神文明建設(shè)的重要手段。檔案資源也是一種社會生產(chǎn)力。我們要從落實科學(xué)發(fā)展觀、提高黨的執(zhí)政能力的高度，充分認做好檔案工作的重要作用。

“重新認識檔案工作”，就是要進一步解決思想認識，打破原有的思想意識，樹立大膽的創(chuàng)新意識。特別是在經(jīng)濟轉(zhuǎn)型中、困難期要主動服務(wù)好中心工作，不斷在發(fā)展變化中尋求和確立檔案工作與時俱進的路徑和辦法。當(dāng)前，我們已處在中堅地位，檔案工作直接為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，已從“后臺”走到“前臺”。無論是建設(shè)新農(nóng)村、文明城市、重點建設(shè)，還是企業(yè)發(fā)展，我們都在做大量的服務(wù)工作，而且為發(fā)展做直接貢獻。思想觀念的再解放，就是要始終堅持以科學(xué)發(fā)展觀的要求來解放思想，統(tǒng)一思想，著力轉(zhuǎn)變不適應(yīng)、不符合科學(xué)發(fā)展觀的思想觀念，結(jié)合實際充分認識經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案工作提出的新要求，排除一切干擾和障礙，增強開拓創(chuàng)新意識，把握客觀規(guī)律，振奮精神，求真務(wù)實，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

二、計算機等新技術(shù)在檔案管理工作開始應(yīng)用

（一）整理工作

文件在閱辦前先進行登記、編號。然后按所編順序?qū)⑽募枴⒇?zé)任者、文號、標(biāo)題、形成時間、主題詞錄入微機，并將文件正文掃描入微機。這樣文件原件與微機內(nèi)保存的文件在內(nèi)容上沒有什么不同，并且形成了一一對應(yīng)關(guān)系。登錄完畢，將文件發(fā)出供各部門閱辦。每隔一段時間，將閱辦完畢的文件全部收集起來，按件號先后順序裝入卷盒。在卷盒脊背上編盒號，內(nèi)容包括全宗號、年度和盒內(nèi)文件起止號。在不改變原有件號的前提下，利用微機對機內(nèi)文件進行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來，按文件形成時間先后順序排列后進行打印。這樣，整理工作就在平時的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中即告完成，采用這種方法有很多優(yōu)點。

（二）利用問題

微機檢索是把利用者提供的文件責(zé)任者或標(biāo)題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入微機，微機就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。因為微機內(nèi)已錄入文件正文，因此一般情況下利用者在微機上就能達到查閱目的，并將自己需要的內(nèi)容打印出來。如果需要文件原件，則可根據(jù)文件編號從卷盒中調(diào)出即可。這種查閱速度很快，而且非常準(zhǔn)確。

從信息時代的需求來看，檔案信息必須上網(wǎng)才能充分體現(xiàn)其價值。如果綜合檔案館建立了一個網(wǎng)站，那么對一般的利用者來說就再方便不過了。綜合檔案館建立網(wǎng)站，可以把已開放檔案尤其是政策法規(guī)等檔案信息傳上網(wǎng)站，利用者只要有一臺聯(lián)網(wǎng)的微機，就可以不受時間、地點的限制，這種方式極為方便、靈活。

檔案移交時，只需將錄入微機的東西制成光盤，除本單位留存外，至少送一式兩份光盤隨同裝盒后原件一起移交給檔案館。本單位查閱利用可在光盤上進行，一般情況下都能滿足需要，如確實需要利用原件，可與檔案館聯(lián)系。

三、現(xiàn)代企業(yè)電子文件的出現(xiàn)給檔案管理提出了新課題

（一）現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理基本上實行紙質(zhì)檔案與電子文檔共存的“雙軌制”。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異：有共性是因為電子檔案也是檔案，具有檔案的一般特性和功能;有差異是因為電子檔案畢竟不是紙質(zhì)檔案，它有自己的特點，這些特點使電子檔案的管理與質(zhì)檔案有不同之處：我們既不能認為電子檔案一統(tǒng)天下的時代馬上到來，紙質(zhì)檔案將退出歷史舞臺，也不能無視電子檔案這一新生事物對檔案工作的影響，不思變革。紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，雙軌運行。

（二）現(xiàn)代企業(yè)電子檔案應(yīng)用效益分析

1、便于遠程傳遞和數(shù)據(jù)共享。文件檔案的電子光盤化，解決了供應(yīng)商與業(yè)主之間文件的遠程快遞問題。國際互聯(lián)網(wǎng)和輔助管理軟件的日趨成熟，使電子文檔的傳遞如同打電話一樣方便。例如：一份100頁A4標(biāo)準(zhǔn)紙張的文件，利用郵政系統(tǒng)的特快專遞從北京傳遞到深圳需要2天左右，利用遠程專線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)大約需要5分鐘，利用因特網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)只需幾秒鐘。2、減少紙質(zhì)檔案存放量。節(jié)省了存放資料空間，存放設(shè)備，檔案管理人員的配置也相應(yīng)減少，從而為企業(yè)節(jié)省了不少行政開支。3、滿足了用戶的不同需要。科技文件檔案電子化，使企業(yè)技術(shù)人員能夠根據(jù)設(shè)計或現(xiàn)實需要，隨時在原設(shè)計圖紙上進行編輯修改，從而省去了重新繪圖的重復(fù)勞動，節(jié)省了工作時間，提高了工作效率，真正實現(xiàn)電子檔案一次信息，多次享用的功能。

四、以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)堅持做好檔案工作

檔案工作者應(yīng)站在戰(zhàn)略思維的高度，遵循科學(xué)發(fā)展觀，推動檔案工作走上科學(xué)的發(fā)展道路。

一要樹立開放意識。檔案工作必須從封閉走向開放，打破檔案工作內(nèi)部小循環(huán)，積極參與到社會政治經(jīng)濟的大循環(huán)中來。加強與外界的交流與溝通，充分發(fā)揮檔案資源的作用，在開放中增強活力，提升層次。

二要增強服務(wù)意識。檔案工作必須從重保管走向重服務(wù)，大力創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機制和服務(wù)手段，努力拓展服務(wù)的廣度和深度，滿足社會對檔案信息利用的要求。

三要突出創(chuàng)新意識。檔案工作必須從傳統(tǒng)走向創(chuàng)新。要實現(xiàn)工作思路創(chuàng)新，跳出就檔案看檔案，站在全局看檔案，真正將檔案工作納入社會的大系統(tǒng)中謀劃。

四要強化發(fā)展意識。檔案工作必須跟上時代發(fā)展的步伐：各級檔案部門要自覺地將檔案工作與黨和國家的發(fā)展大局聯(lián)系起來，將檔案事業(yè)的發(fā)展與整個國家的經(jīng)濟、政治、社會全面協(xié)調(diào)發(fā)展結(jié)合起來，推動檔案工作加速發(fā)展。

促進檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，必須堅持統(tǒng)籌兼顧的原則。把科學(xué)發(fā)展觀貫穿于檔案事業(yè)發(fā)展的全過程，落實到檔案事業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)。在當(dāng)前和今后的工作中，既要抓好傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)內(nèi)部的各項工作，也要搞好檔案系統(tǒng)與外部各方面聯(lián)系;既要抓好傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，也要搞好檔案工作為黨和國家工作大局的各項服務(wù);既要搞好檔案信息資源的開發(fā)利用，也要抓好檔案中各種秘密以及個人隱私的保護;既要運用現(xiàn)代科技手段保護傳統(tǒng)載體的檔案，也要運用傳統(tǒng)手段和方法保護新型電子載體的檔案，既要尊重檔案的形成規(guī)律和保管的原有基礎(chǔ)，又要運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等手段對之進行系統(tǒng)地開發(fā)和利用;既要保留并發(fā)揮檔案工作基本的傳統(tǒng)功能，又要不斷拓展檔案工作新的更多功能，使檔案事業(yè)真正做到全面發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展。

學(xué)習(xí)貫徹十七大精神，促進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，必須以統(tǒng)籌兼顧為根本方法，做到總攬全局，重點突破。要統(tǒng)籌檔案事業(yè)行政管理和檔案保管利用兩種職能;統(tǒng)籌檔案館工作、機關(guān)檔案工作、企事業(yè)單位檔案工作、檔案法制工作、檔案科技工作、檔案教育工作、檔案宣傳工作等各項工作;統(tǒng)籌業(yè)務(wù)建設(shè)、條件建設(shè)和隊伍建設(shè);統(tǒng)籌對內(nèi)服務(wù)和對外交流等。總之，要抓住事關(guān)服務(wù)大局的主要工作，著力推進，重點突破。