企業(yè)電子文件的統(tǒng)一管理策略與模式

劉琪　肖長慧

摘 要：電子文件作為一種信息資源，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子文件；檔案；策略；模式

企業(yè)電子文件檔案規(guī)范化、科學(xué)化的統(tǒng)一管理策略，形式資源共享，在歷史的長河中見證了企業(yè)發(fā)展的速度，它將為單位各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展隨時提供方便快捷，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。

一、企業(yè)電子文件管理的概況

企業(yè)電子文件是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的企業(yè)機關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業(yè)信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被企業(yè)機關(guān)、社會團體以及個人廣泛地認識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。

二、企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀分析

我們不能盲目地認為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于這樣一種惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，可以想象一個疏忽就可能導(dǎo)致滅頂之災(zāi)。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

三、電子文件管理模式的探討研究

關(guān)于電子文件管理模式，目前有兩種具代表性的管理方案，即電子文件應(yīng)由檔案部門集中保管和由各文件形成機構(gòu)分別保管。集中式保管方案認為電子文件的形成機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將失去現(xiàn)行效用、具有保管價值的電子文件移交到檔案部門集中保存。分布式保管方案認為電子文件應(yīng)當(dāng)自始至終保管于文件的形成機構(gòu)，檔案部門對失去現(xiàn)行效用的電子文件要控制，而不是要求必須進檔案部門保存。其主要依據(jù)是，電子文件具有系統(tǒng)依賴性，檔案部門在技術(shù)與資金上很難滿足實現(xiàn)電子文件對軟硬件等方面的要求。在上述兩種方案的基礎(chǔ)上，有人提出“自由進入原則”，即采取折中的辦法，將集中式和分布式保管相結(jié)合的，檔案部門的指導(dǎo)與文件形成機構(gòu)自身的需要相結(jié)合，并以解決電子文件軟硬件依賴性的技術(shù)方法為保證的方案。

四、電子文件檔案管理的發(fā)展趨式

電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，有著密不可分的關(guān)系。在電子文件設(shè)計形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計，進行指導(dǎo)，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統(tǒng)一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計思想、數(shù)據(jù)形式、以及相應(yīng)的電子計算機軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進行積累。否則長時期不過問，相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化，設(shè)備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。所以，要求電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。

五、電子文件檔案管理的策略

為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進行顯示。

六、加強電子檔案管理制度建設(shè)

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；首先，將電子文件管理制度納入到各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)活動中。電子文件源于業(yè)務(wù)活動，其管理應(yīng)滲透到業(yè)務(wù)活動的整個過程，明確規(guī)定應(yīng)生成哪些電子文件，如何生成，應(yīng)如何保存、流轉(zhuǎn)、利用，尤其是活動的起始階段。而不是活動結(jié)束或階段驗收時才不得已管理電子文件。其次，將電子文件管理制度納入到工作人員的績效考核中，電子文件是否被有效管理也應(yīng)是考核工作質(zhì)量的內(nèi)容，并要求各部門簽訂責(zé)任狀，與年終獎掛鉤。該規(guī)定有效提高工作人員的電子文件意識，促進電子文件質(zhì)量的提高。

七、結(jié)束語

電子文件是社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物。對其進行檔案管理是電子文件的必然歸宿，我們必須運用科學(xué)發(fā)展觀的思想，堅持以人為本，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展。既要注重傳統(tǒng)的管理方式，又要充分地運用新時期的新技術(shù)，通過新技術(shù)的創(chuàng)新引用，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進新時期的電子檔案管理大發(fā)展和大作為。

參考文獻：

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