企業電子文件的統一管理策略與模式

劉琪　肖長慧

摘 要：電子文件作為一種信息資源，是與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

關鍵詞：企業；電子文件；檔案；策略；模式

企業電子文件檔案規范化、科學化的統一管理策略，形式資源共享，在歷史的長河中見證了企業發展的速度，它將為單位各項綜合業務、研究工作的開展隨時提供方便快捷，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

一、企業電子文件管理的概況

企業電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的企業機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被企業機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。

二、企業電子文件管理現狀分析

我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員，都可以管理電子檔案。對于電子檔案的開發利用，將會出現一系列新問題，紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于這樣一種惡劣的網絡環境之中，可以想象一個疏忽就可能導致滅頂之災。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

三、電子文件管理模式的探討研究

關于電子文件管理模式，目前有兩種具代表性的管理方案，即電子文件應由檔案部門集中保管和由各文件形成機構分別保管。集中式保管方案認為電子文件的形成機構應當將失去現行效用、具有保管價值的電子文件移交到檔案部門集中保存。分布式保管方案認為電子文件應當自始至終保管于文件的形成機構，檔案部門對失去現行效用的電子文件要控制，而不是要求必須進檔案部門保存。其主要依據是，電子文件具有系統依賴性，檔案部門在技術與資金上很難滿足實現電子文件對軟硬件等方面的要求。在上述兩種方案的基礎上，有人提出“自由進入原則”，即采取折中的辦法，將集中式和分布式保管相結合的，檔案部門的指導與文件形成機構自身的需要相結合，并以解決電子文件軟硬件依賴性的技術方法為保證的方案。

四、電子文件檔案管理的發展趨式

電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要參與設計，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存；同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、設計思想、數據形式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發生的各種情況，并進行積累。否則長時期不過問，相關技術發生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。所以，要求電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。

五、電子文件檔案管理的策略

為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。

六、加強電子檔案管理制度建設

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；首先，將電子文件管理制度納入到各業務部門的業務活動中。電子文件源于業務活動，其管理應滲透到業務活動的整個過程，明確規定應生成哪些電子文件，如何生成，應如何保存、流轉、利用，尤其是活動的起始階段。而不是活動結束或階段驗收時才不得已管理電子文件。其次，將電子文件管理制度納入到工作人員的績效考核中，電子文件是否被有效管理也應是考核工作質量的內容，并要求各部門簽訂責任狀，與年終獎掛鉤。該規定有效提高工作人員的電子文件意識，促進電子文件質量的提高。

七、結束語

電子文件是社會現代化發展的必然產物。對其進行檔案管理是電子文件的必然歸宿，我們必須運用科學發展觀的思想，堅持以人為本，堅持統籌規劃，協調發展。既要注重傳統的管理方式，又要充分地運用新時期的新技術，通過新技術的創新引用，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進新時期的電子檔案管理大發展和大作為。

參考文獻：

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