血站檔案管理工作現狀及對策探討

王穎瑩 劉晉輝 蔣燁琛 王爭揚 呂杭軍

【摘 要】 文章闡述了血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義，分析了目前血站檔案管理普遍存在的問題，提出了對策與思路。要建立健全血站檔案管理工作標準;加強專業人才隊伍建設;加大檔案管理的硬件投入;逐步推進檔案信息化建設;促進檔案信息資源的開發利用。

【關鍵詞】 血站;檔案管理;現狀;對策

血站是采集、提供臨床用血的機構，分為一般血站和特殊血站，其中一般血站包括血液中心、中心血站和中心血庫，本文討論的是一般血站。根據《血站管理辦法》的有關規定，血液中心設置在直轄市、省會市、自治區首府市，中心血站設置在設區的市，中心血庫設置在中心血站服務覆蓋不到的縣級綜合醫院內。血站開展采供血活動，必須嚴格按照國家有關標準，采集、制備、檢測、保存、發放符合標準的血液制品，提供臨床用血。由于血液的特殊性，賦予了血站不同于一般醫療衛生單位的性質和職責。

一、血站檔案管理工作的普遍意義和特殊意義

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，具有原始記錄性、知識性和信息性等性質。對血站而言，檔案是工作查考的主要依據，血站領導和工作人員通過查閱檔案，對于總結血站學術和技術進步、推動無償獻血事業發展具有重要的參考價值;檔案也是科學研究的可靠依據，血站科研工作者可以通過查閱檔案占有豐富可靠的第一手材料，使科學研究少走彎路;檔案更是血站文化建設的傳承載體、宣傳教育的生動素材。

《血站管理辦法》第二十八條規定：“獻血、檢測和供血的原始記錄應當至少保存十年”，《血站質量管理規范》要求血站的有關記錄必須具有可追溯性。在具體工作中，血站每一個工作環節、每一個具體步驟都要準確無誤地記錄下來，同時血站也會產生文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案等，檔案種類繁多、覆蓋范圍廣。

近年來，隨著無償獻血事業的快速發展，血站檔案越來越多，對于血站檔案管理工作的要求也越來越高。尤其是在輸血糾紛事件中，根據“舉證責任倒置”的原則，血站負有舉證的責任，能否完整、準確地提供出相關原始記錄，對于血站來說至關重要。

二、目前血站檔案管理普遍存在的問題

1、檔案標準化工作落后

檔案工作標準化是實現檔案工作科學管理的重要手段。盡管對于采供血工作國家已有一套較為成熟的法律法規和標準體系，但僅在《血站管理辦法》和《血站質量管理規范》中對血站的原始記錄要求作了簡要描述，對于具體的檔案整理方法、鑒定原則、保管期限、利用方法等都沒有給出明確的、可供參考執行的標準，基本上由各血站自行裁定。因此，現階段全國各地區血站的檔案管理工作水平參差不齊。

2、專業人才隊伍薄弱

多數血站沒有設置獨立的檔案管理部門，而是將檔案管理的職責放在辦公室、人事科、業務科等部門;從事檔案管理的工作人員也往往是身兼數職，無法全身心地投入到檔案管理工作中;同時，從業人員不是檔案專業畢業，上崗前未接受過正規的、系統的檔案專業培訓，素質參差不齊。此外，各直接產生文件資料的部門也沒有指定專人兼管檔案的收集、整理和移交工作，即使指定專人，也常常出現人員頻繁更替、培訓不到位等情況，影響了歸檔質量，也增加了檔案管理部門的工作量。

3、科學化管理水平不高

多數血站工作用房老舊、狹小，難以滿足正常的采供血業務工作，更不用說在工作用房中開辟一塊較大面積的場地作為檔案庫房，面臨著檔案存放困難的問題。在人員編制方面，多數血站編制緊缺，僅有的幾個空編也往往是用于招聘衛生專業技術人員。在資金投入方面，檔案管理工作沒有列入到血站行政預算中，檔案庫房的設施設備只能滿足最基本的檔案業務工作需要。

4、檔案信息化建設尚未起步

目前血站的檔案管理仍處在紙質檔案階段，對于電子文件和其他特殊載體檔案尚未引起重視，電子文件散存在各產生部門，各類照片、底片、聲像（錄像帶、錄音帶）檔案也沒有得到統一規范的保存。傳統紙質文件的數字化工作尚未開展，建立了檔案管理系統的少之又少，成功實現檔案數據庫系統建設的更是屈指可數。

5、檔案信息資源開發利用程度較低

目前血站的檔案管理者往往只滿足于檔案的收集、整理、保管，而忽視了檔案信息資源的開發利用。雖然血站的檔案資源面向本單位開放，但前來查閱、借閱檔案的卻是寥寥無幾，僅有的編研成果也只停留在“大事記”和“組織沿革”等檔案參考資料，編研選題范圍小，形式單一，對采供血業務工作具有參考和指導作用的編研成果不多。

三、改善血站檔案管理工作現狀的思路與對策

1、建立健全血站檔案管理工作標準

當務之急是把全國血站的檔案管理工作統一、規范起來，應呼吁有關部門盡快制訂出臺血站檔案管理工作的規范性文件，把檔案管理納入法制軌道，形成系統、完善的工作模式，使血站檔案管理工作者有法可依、有章可循，這不僅能推動血站檔案工作水平，更能保障血液安全。

2、加強專業人才隊伍建設

血站領導應注重檔案管理人員的配備和培育，加快人才引進，同時培養好兼職人員隊伍，定期召開科室兼職檔案員會議，布置檔案收集任務，明確歸檔范圍，指導開展立卷組件工作;定期開展檔案教育培訓，將檔案培訓列入到每年的繼教項目中，提升檔案人員的專業素質和知識素質;同時，應將各科室兼職檔案員的工作納入到單位的年度考核體系中，從制度上對各部門的歸檔工作加以約束。

3、加大檔案管理的硬件投入

各級血站首先應切實保證檔案庫房用地，對于檔案庫房內的必備設施，如空調、除濕機、密集架、防火、防盜、防蟲等設施必須配備到位;同時加強檔案庫房的管理，安排人員定期巡檢，并做好檢查記錄。應將檔案管理工作納入到財政預算中加以考慮，引進現代化技術和設備實現檔案的現代化管理，應引進計算機管理軟件，逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等數字化設備，如條件允許，可配備智能密集架和物流網等先進設施。

4、逐步推進檔案信息化建設

信息化是檔案管理工作的必然趨勢。血站應著手開展傳統載體檔案的數字化工作，可通過服務外包的形式，建立符合血站檔案工作實際的檔案信息化管理軟件，能夠實現數據管理、整理編目、利用查詢、輔助實體管理、安全保密和系統維護等基本功能。檔案管理工作較為成熟的單位可逐步推進檔案數據庫的建設，并與單位辦公網絡相銜接，真正實現文件生命全周期的過程管理，確保檔案的真實性和完整性。

5、促進檔案信息資源的開發利用

應加大對檔案工作的宣傳力度，在本單位積極營造“愛護檔案、利用檔案”的良好氛圍，可充分利用單位網站或辦公網絡提供已公開的檔案信息，結合政務公開加大檔案信息資源的開發利用。大力推進血站檔案文化建設，并將其作為血站文化建設的內容之一，開展深層次的檔案編研工作，爭取推出一批檔案文化精品創作，既可推進檔案文化陣地工程，也可作為無償獻血宣傳的一種形式。

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【作者簡介】

王穎瑩，劉晉輝，蔣燁琛，王爭揚，現供職于浙江省血液中心.

呂杭軍（1961-）男，主任醫師，碩士研究生導師，主要從事輸血醫學、血液安全研究和血站管理，本文通訊作者.